Cum să preveniți frauda și furtul angajaților în afacerea dvs. - Politici și planuri

În timp ce s-ar putea să credeți că fraudeții sunt infractori întăriți care sar de la un loc de muncă la altul, Journal of Accountancy raportează că majoritatea persoanelor care comit fraude profesionale sunt infractori pentru prima dată. De asemenea, foarte puțini fraude își iau un loc de muncă cu intenția de a fraudă afacerea.

Acest lucru înseamnă că practicile de angajare diligente și verificările minime de fond nu sunt suficiente pentru a împiedica frauda să se întâmple în afacerea dvs. Cu toate acestea, există anumite factori care fac o persoană mai probabilă să comită fraudă.

Asociația examinatorilor de fraude autorizați susține că există trei elemente care sunt de obicei în vigoare atunci când apare frauda. În primul rând, individul care comite fraude simte presiune financiară - datorii ridicate, un stil de viață abundent, membrii familiei cu probleme financiare și dependențele de jocuri sunt toate surse potențiale de presiune..

În al doilea rând, individul are nevoie de o modalitate de raționalizare a fraudei. Un monolog intern din „Nu sunt suficient de plătit”, „Eu muncesc mai mult decât o face șeful”, „Compania nu va lipsi niciodată”, iar „merit acest lucru” ajută o persoană să justifice un comportament etic.

În cele din urmă, persoanele fizice au posibilitatea de a comite fraude. În timp ce tu, ca proprietar de afaceri, nu poți afecta întotdeauna situația sau atitudinea financiară a persoanelor, poți afecta factorul de oportunitate cu controale și solduri și controale interne adecvate.

Tipuri comune de fraudă

1. Apropiere necorespunzătoare a activelor

Potrivit Asociației Examinatorilor de Fraudă Certificați, deturnarea de active este cel mai frecvent tip de fraudă care apare în întreprinderile mici. Aproprierea greșită a activelor are loc atunci când un angajat sau un contractant elaborează o schemă pentru a fura sau a folosi în mod abuziv resursele companiei, cum ar fi numerar sau inventar.

Acordați atenție modului în care afacerea dvs. colectează bani de la clienți. Dacă măsurile corecte nu sunt în vigoare, o persoană poate intercepta banii și ascunde proprietarul.

2. Deprimare

Skimming, o modalitate populară de a fura numerar, presupune furtul unei plăți primite înainte de a putea fi înregistrat integral în registrele financiare ale companiei. De exemplu, spuneți că un client dorește să cumpere un produs la un magazin de cărămidă și mortar. Un angajat de vânzări planificator ar putea accepta plata pentru bunuri, dar să buzunareze numerarul în loc să înregistreze tranzacția.

În cazul scăpării, un angajat poate înregistra doar o parte a plății - de exemplu, înregistrând doar 50 USD plătit atunci când s-au acordat 100 USD - sau nu reușește să înregistreze plata în totalitate. Deoarece tranzacția de vânzare nu este înregistrată, nici inventarul magazinului nu este actualizat. Asta înseamnă că, în realitate, inventarul de afaceri va fi mai mic decât ceea ce se reflectă în evidența contabilă.

Nu sunt doar tranzacții în persoană care sunt susceptibile de a deveni degresate. Un angajat contabil sau un angajat care primește plăți clienților poate, de asemenea, să buzunareze numerar de intrare. Angajatul poate apoi să falsifice o notă de credit sau să scrie din cont ca fiind necolectabil, astfel încât întreprinderea să nu observe că lipseste plata.

O fraudă complexă, dar destul de obișnuită de încasare a creanțelor, implică întârzierea plăților clienților. Într-o schemă cu întârziere, un contabil sau un contabil își pune în buzunar plata în numerar pe care un client o face către contul respectivului client. Pentru a acoperi deficitul, contabilul utilizează o plată primită de la un al doilea client către contul primului client. Dacă al doilea client observă un sold incorect al contului, contabilul utilizează o plată de la un al treilea client pentru a acoperi deficitul - etc..

Deoarece plățile sunt atât de gestionate greșit, cineva ajunge în mod invariabil în cele din urmă la sistem. Cu toate acestea, fraudatorii pot menține scheme de retragere luni sau chiar ani, fără a fi prinși.

3. Larceny de numerar

Lansarea în numerar este similară cu cea a scăpării, în sensul că un angajat sau un antreprenor fură bani primiți. Diferența față de îngroșarea numerarului este că angajatul fură numerarul după ce a fost înregistrat în cărțile afacerii.

De exemplu, un angajat ar putea fura bani din casa de marcat după înregistrarea unei tranzacții. Angajatul poate înregistra o plată frauduloasă a casei de marcat pentru a ascunde faptul că lipsește numerar. De exemplu, un angajat poate anula vânzarea anterioară sau poate emite o rambursare și poate scoate numerarul corespunzător din registru.

Semne că banii sunt furati
Schemele de degresare care implică interceptarea numerarului înainte de a fi înregistrat pot fi dificil de detectat. Este posibil să observați aceste semne de avertizare:

• Inventar scăzut. Dacă inventarul real din magazin este mai mic decât ceea ce ar trebui să fie potrivit cărților, este posibil ca un angajat să nu înregistreze toate vânzările.
• Lacune în documente numerotate. Pentru restaurante și alte întreprinderi care folosesc vouchere pre-numerotate, un decalaj în bonuri ar putea însemna un angajat a aruncat o chitanță și a păstrat numerarul.
• Reclamațiile clienților. În cazul în care un angajat este în curs de plată, clienții tind să apeleze și să se plângă că soldurile aferente acestora nu sunt corecte.
• Venituri mici în timpul anumitor schimburi. Dacă colecțiile de numerar sunt mai mici ori de câte ori un anumit angajat lucrează, acest lucru ar putea indica furtul de numerar.

Controale interne pentru prevenirea furtului de numerar

• Solicitați aprobarea managerului pentru emiterea de credite, vânzări nule sau conturi de anulare. Odată ce altcineva este implicat în tranzacție, un angajat prost are mai puține ocazii de a fura neobservat.
• Emite rapoarte lunare de cont. Un angajat este mai puțin probabil să încurce cu plățile clienților dacă clienții primesc periodic o actualizare a soldului contului.
• Institutul Timpul necesar de vacanță și rotațiile locurilor de muncă. Schemele de retragere se descompun repede odată ce angajatul vinovat nu are posibilitatea de a muta numerar.
• Efectuați numerar surpriză. Prin compararea numerarului din registru cu încasările de numerar, managerii pot identifica rapid discrepanțele de numerar.
• Camere video. Angajații au mai puține șanse să se comporte prost atunci când există o cameră video care monitorizează registrele.
• Cutii de blocare. Prin trimiterea plăților clienților direct către o casetă de blocare bancară, numerarul nu trece prin mâinile angajaților, iar angajații nu au posibilitatea să-l fure.

4. Deconturi frauduloase de numerar

În loc să ridice bani pe măsură ce intră în afacere, alți fraudezi fură plățile în numerar. Dintre toate modalitățile prin care angajații și contractorii greșesc activele companiei, sustragerea de numerar prin fabricarea de plăți frauduloase de numerar este cea mai frecvent utilizată tactică.

5. Scheme de facturare

Angajații pot factura pentru bunuri și servicii pe care compania nu le-a primit niciodată și să le încarce în numerar. Angajatul falsifică facturile cu servicii sau produse confecționate și, atunci când se efectuează verificarea, fraudatorul o încasează. Angajatul a plătit emis unui vânzător inexistent, folosind numele unei societăți comerciale pe care angajatul sau un prieten sau un membru de familie îl deține.

De asemenea, angajații se pot confrunta cu un furnizor existent pentru a supraîncărca compania pentru produse. În schimbul împingerii printr-o factură umflată, vânzătorul oferă angajatului o reducere a profiturilor.

Semnele unei scheme de facturare

• Tarifele unui vânzător au crescut substanțial. Când ratele unui vânzător au crescut cu un procent mai mare decât norma industriei, s-ar putea ca să nu primiți o afacere corectă.
• Preferința angajaților pentru un anumit furnizor. Un angajat care insistă asupra unui anumit vânzător sau nu este deschis să primească oferte de la alți contractanți poate primi un rezultat.

Controale interne pentru a preveni o schemă de facturare

• Mențineți o listă de furnizori aprobați și scrieți doar verificări pentru furnizorii aprobați. Acest lucru vă împiedică să efectuați plăți către companiile de tip shell sau prietenii angajaților. Înainte de a adăuga un furnizor în listă, faceți unele cercetări și asigurați-vă că este o companie legitimă.
• Alături de o listă de furnizori aprobate, mențineți o listă de prețuri aprobate. Acest lucru face dificil pentru angajați să crească prețurile în coluzie cu furnizorii.
• Cereți o copie a raportului de primire înainte de a semna verificările. În acest fel, nu semnați decât cecuri pentru produsele pe care compania le-a primit efectiv.

6. Scheme de rambursare a cheltuielilor

Un alt mod de a scoate numerar dintr-o companie este de a raporta rapoartele de cheltuieli. Angajații pot obține un cec de rambursare în mod artificial prin adăugarea de cheltuieli personale, cheltuieli inexistente sau alte tipuri de umflare a unei cheltuieli de rambursare a cheltuielilor..

Semnele unui sistem de rambursare a cheltuielilor

• Rapoarte extravagante de cheltuieli. Dacă un anumit raport de cheltuieli pentru angajați este mai mare decât mediile istorice sau rapoartele altor angajați, este semn că angajatul cheltuiește prea mult.
• Angajatul nu depune chitanțe. Atunci când chitanțele originale nu sunt atașate la raportul de cheltuieli, nu știți niciodată dacă angajatul a suportat efectiv costul.

Controale interne pentru prevenirea schemelor de rambursare a cheltuielilor

• Solicitați chitanțe pentru rambursări de cheltuieli. Dacă nu, angajații pot adăuga cheltuieli pe care nu le-au suportat cu adevărat.
• Documentați politica de rambursare a cheltuielilor companiei dvs.. În aceasta, să fie clar despre ce tipuri de cheltuieli pot fi rambursate și ce nu este potrivit pentru rambursare. Furnizați o copie a poliței tuturor angajaților.
• Comparați rapoartele de cheltuieli ale tuturor angajaților care au plecat într-o călătorie specifică. Dacă unul este mult mai mare decât celelalte, acesta este un semn că cheltuielile sunt umflate sau că angajatul este cheltuit în mod corespunzător.

7. Verificați schemele de modificare

Angajații sau contractanții care au acces la verificările companiei care le iese pot să le modifice pentru propriul lor beneficiu. În cazul în care verificările necompletate nu sunt păstrate în siguranță, cineva poate fura câteva și le poate face singur sau unui prieten. Un contabil care întocmește cecuri pentru ca un proprietar de firmă să semneze poate modifica ulterior numele unui cec, îl poate intercepta și îl încasează singur.

Semne de modificare a verificării

• Lacune în numerele de verificare. Dacă există un decalaj secvențial în verificările numerice necompletate, este posibil ca cineva să ridice câteva.
• Reclamatii ale vanzatorilor. Când un furnizor vă informează că nu a primit plăți, chiar dacă ați tăiat cecul, este posibil ca plata să fi fost interceptată.

Controale interne pentru a preveni modificarea verificării

• Păstrați controalele goale în siguranță. Ar trebui să fie închise în biroul dvs. în orice moment. Nu împărtășiți cheia dvs. și nu produceți cecuri doar atunci când personalul contabil este gata să le tipărească.
• Examinați-vă declarația Băncii de afaceri în fiecare lună. Căutați sume de cec pe care nu le recunoașteți. Cereți băncii dvs. să includă o scanare a imaginii a cecurilor încasate, astfel încât să vă asigurați că acestea nu au fost modificate înainte de aprobare.

8. Furtul de inventar și alte bunuri

Chiar dacă numerarul dvs. este sigur, angajații pot găsi modalități de a fura sau de a folosi în mod eronat active fizice, cum ar fi computere, produse ale companiei și inventar.

Scheme de primire
Angajații implicați în procesul de primire pot fura stocuri sau produse la punctul de livrare. Angajații care pot face modificări pot modifica raportul de expediere și compania care primește raportul pentru a ascunde frauda. Dacă acești angajați au acces și la înregistrările de achiziție, pot modifica cerința de cumpărare pentru a se potrivi cu rapoartele false de expediere.

9. Asset Larceny

Dacă nu există numeroase controale fizice pentru a monitoriza activele, angajații și contractorii pot pur și simplu scoate proprietatea companiei din spații și nu o vor returna niciodată.

Semne că bunurile sunt furate

• Inventar scăzut. Dacă inventarul pe cărți este mai mare decât nivelul de inventar real, cineva ar putea fura.
• Documentarea inventarului de calitate slabă. În cazul în care documentele justificative pentru achiziționarea și primirea documentelor originale nu par să fie modificate, este posibil să aveți de-a face cu un hoț.

Controale interne pentru prevenirea furtului bunurilor fizice

• Efectuați număr de inventar aleatoriu. Acest lucru vă poate îndepărta de penuria de inventar și poate face angajații mai puțin susceptibili de a fura.
• Separați obligațiile de inventar. Aceeași persoană nu ar trebui să fie responsabilă atât pentru achiziționarea produselor, cât și pentru primirea acestora.
• Instalați camere de securitate. În special, monitorizați încăperile și zonele în care se depozitează inventarul și produsele valoroase.
• Păstrați inventarul și activele în siguranță. Zonele cu active valoroase ar trebui blocate când este posibil și numai anumiți angajați ar trebui să aibă cheile.

Mai multe sfaturi pentru prevenirea fraudei întreprinderilor mici

În plus, există strategii generale pe care le puteți utiliza pentru a evita frauda. Modificând modul în care gestionați și modul în care delegați sarcinile, puteți reduce șansa ca cineva să vă defraudeze afacerea.

1. Cunoaște-ți angajații

Cowan, Gunteski & Co., o firmă CPA, remarcă faptul că puteți înlătura potențialele fraude în mugure dacă sunteți la curent cu schimbările în comportamentul și atitudinea angajaților. Faceți legătura periodică cu angajații dvs. și acordați-vă timp pentru a discuta despre cum merg lucrurile.

În special, fiți atenți la aceste trăsături comportamentale asociate cel mai adesea cu fraudatorii:

• Trăind dincolo de mijloacele lor - de exemplu, un angajat cu un salariu mic care conduce un vehicul de lux sau își ia vacanțe fastuoase
• Se confruntă cu dificultăți financiare sau se confruntă cu probleme
• Menținerea unei relații neobișnuit de strânse cu un anumit furnizor
• Nedorind să permită altui angajat să-și asume o parte din sarcini
• Niciodată să nu sunați bolnav sau să vă luați concediu
• Trecând printr-un divorț sau luptându-vă cu probleme de familie

Desigur, nu doriți niciodată să presupuneți că angajații fură doar pentru că prezintă unele dintre aceste trăsături. Totuși, dacă bănuiți că se întâmplă fraudă, vă puteți concentra eforturile de monitorizare și de prevenire a fraudei către departamente și zone în care lucrează angajații cu risc ridicat. Încercați să ajutați membrii personalului care sunt stresați sau care se luptă financiar în orice fel puteți - veți păstra mai mulți lucrători și veți consolida loialitatea angajaților.

2. Gestionează cu integritate

Modul în care vă comportați ca proprietar de afaceri poate afecta atitudinile angajaților dvs. cu privire la furt. Dacă tăiați colțurile și nu acționați etic, oamenii care lucrează pentru dvs. sunt mai înclinați să facă același lucru. În schimb, dacă depuneți un efort concertat pentru a fi sincer și etic în relațiile dvs. de afaceri, angajații vor înțelege că se așteaptă același comportament la ei.

Creați un cod de conduită care să descrie tipul de comportament pe care îl așteptați de la toți cei din afacerea dvs. De asemenea, precizează că ușa ta este întotdeauna deschisă angajaților care doresc să-și împărtășească preocupările cu privire la operațiunile de afaceri. Asociația Examinatorilor de Fraude Certificate a constatat că majoritatea managerilor află despre frauda profesională după ce au fost anulate, așa că ia în considerare implementarea unei linii directe anonime pentru a raporta o suspiciune de fraudă.

3. Separarea îndatoririlor

Unul dintre cele mai bune controale interne pentru prevenirea fraudei este separarea îndatoririlor. Cu alte cuvinte, o persoană nu ar trebui să fie responsabilă pentru atâtea sarcini încât frauda poate fi comisă și acoperită fără cunoștința proprietarilor. Pentru a elimina oportunitățile de fraudă, nicio persoană nu ar trebui să aibă în custodie active (cum ar fi numerar și produse valoroase), capacitatea de a înregistra sau modifica informații contabile despre acele active și puterea de a autoriza tranzacțiile cu privire la active..

Separarea îndatoririlor este dificilă într-o afacere mică, deoarece pur și simplu nu aveți suficient de mulți oameni pentru a împărți sarcinile. Cu toate acestea, există pași pe care îi puteți face pentru a împărți funcțiile cheie cu doar doi sau trei angajați.

De exemplu, spuneți că dumneavoastră și un manager de birou sunteți singurii doi angajați la afacerea dvs. În timp ce administratorul biroului dvs. poate avea acces la fonduri nevândute, reconcilierea extrasului bancar și crearea facturilor și a depozitelor bancare, ar trebui să fiți cel care examinează extrasul bancar, deschide poșta, examinează tranzacțiile și aprobă note de credit.

Dacă aveți un al treilea angajat - să zicem, un asistent de birou - faceți ca acel angajat să împace declarația bancară, să deschidă poșta și să pregătească depozite bancare. Acest lucru ia o anumită responsabilitate de pe placa dvs. și face mai dificil pentru administratorul biroului să ascundă plățile furate.

Cuvânt final

Implementarea controalelor interne este o parte esențială a protejării afacerii tale. Cu toate acestea, poate fi incomod de făcut în practică.

Este posibil ca angajații și contractorii să nu înțeleagă de ce se schimbă îndatoririle. Comunică angajaților tăi că controalele sunt în vigoare pentru a-i proteja, în calitate de lucrători și de afaceri. Implicați-le în procesul de îmbunătățire a securității afacerii și cereți-le aportul în mod regulat. Deoarece persoanele care desfășoară activitatea de zi cu zi, pot avea idei asupra anumitor procese care vă pot ajuta să îmbunătățiți controalele. De asemenea, vă pot informa care sunt controalele care funcționează bine și care nu.

Ați deținut vreodată sau ați lucrat la o afacere unde cineva a comis fraude? Cum s-a întâmplat?