8 modalități de a crește productivitatea angajaților în micile dvs. afaceri

Dar despre echipa ta? Spre deosebire de corporațiile gigantice, nu aveți un buget masiv de salarizare, așa că fiecare minut în care echipa dvs. este în ceas trebuie utilizat cât mai eficient.

Cu toate acestea, lucrătorii din Statele Unite au o problemă de productivitate. Petrecem mai mult timp la serviciu decât majoritatea celorlalte țări industrializate, dar în tot acest timp suplimentar nu înseamnă că ne terminăm mai mult. De fapt, productivitatea a fost, în general, pe un trend descendent de la Marea Recesiune.

Unul dintre cele mai bune moduri de a crește productivitatea este de a stimula implicarea angajaților, deoarece productivitatea și implicarea merg mână în mână. Cu toate acestea, există multe alte strategii rentabile pe care le puteți utiliza pentru a obține mai mult din echipa dvs..

Importanța echilibrului muncă-viață

Înainte de a pune în aplicare planurile de a spori productivitatea echipei, este important să înțelegeți psihologia din spatele productivității. Ceea ce, mai exact, face ca unii muncitori să fie mai productivi decât alții?

Răspunsul este destul de simplu. Cercetările de la Universitatea din Warwick au constatat că atunci când lucrătorii sunt mulțumiți, sunt cu 12% mai productivi. Fericirea și un echilibru pozitiv între viața profesională se traduc adesea în lucrători angajați, dedicați și, cel mai important, productiv.

Dacă acest lucru pare un pic prea simplu, uitați-vă la piața muncii din Danemarca. Conform World Values ​​Survey, danezii sunt cei mai fericiți din lume, iar acest lucru include timpul petrecut la serviciu. Ministerul Afacerilor Externe al Danemarcei afirmă că este și a doua țară cea mai productivă din Uniunea Europeană.

Indicele OCDE Better Life este pe primul loc în topul Danemarcei și Olandei pentru țările cu cel mai bun echilibru între viața profesională. După cum s-ar putea ghici, Statele Unite sunt aproape în partea de jos.

Din aceasta, putem concluziona în mod rezonabil că, cu cât lucrezi mai mult pentru a crește sănătatea echipei, fericirea și echilibrul între viața și viața profesională, cu atât acestea vor întoarce favorul cu o productivitate mai mare. La rândul său, acest lucru duce la profituri mai mari pentru tine și la un mediu de lucru mai bun pentru toată lumea.

Cum să-ți îmbunătăți productivitatea echipei

Nu este nevoie de un buget imens de salarizare pentru a ajuta la îmbunătățirea vieții de muncă a oamenilor. Există o mulțime de lucruri pe care le puteți face ca proprietar de afaceri mici pentru a face lucrurile mai bune pentru echipa ta.

1. Setați ore de lucru rezonabile

Poate părea contraproductiv, dar necesită echipa ta să lucreze Mai puțin i-ar putea inspira să producă Mai Mult.

Conform companiei Fast, lucrătorii din Danemarca lucrează de obicei doar 33 de ore pe săptămână. Și, primesc concediu de cel puțin cinci până la șase săptămâni în fiecare an (împreună cu concediul de maternitate de până la un an când au nevoie).

În Statele Unite, orele lungi sunt adesea văzute ca un semn de angajament. Cu toate acestea, acest lucru poate duce la „prezenteism”, care este atunci când lucrătorii sunt la muncă, dar nu funcționează la capacitate maximă din cauza bolii, privării de somn sau a altor factori medicali. Harvard Business Review afirmă că prezenteismul poate reduce productivitatea individuală cu o treime. De asemenea, orele lungi pot reduce și mai mult productivitatea datorită stresului, dezangajării și a unui echilibru între viața profesională și viața profesională.

Pentru a combate acest lucru, faceți tot ce puteți pentru a reduce orele echipei. Lăsați-i pe oameni să meargă acasă devreme după-amiază, sau le oferiți flexibilitatea de a intra mai târziu luni dimineața. Acest lucru nu numai că va ajuta la reducerea costurilor forței de muncă în afacerea dvs., dar veți constata că echipa dvs. va lucra mai mult în schimb.

2. Fii flexibil cu programarea

Reducerea orelor este o strategie de stimulare a productivității; a fi flexibil cu aceste ore de lucru este strâns legat.

Nevoile fiecăruia vor fi diferite, așa că vorbiți cu oamenii dvs. pentru a afla Unde au nevoie de o mai mare flexibilitate în timpul săptămânii de muncă. De exemplu, s-ar putea să ai o persoană care ar dori o pauză mai lungă de prânz marți pentru a participa la o cursă de yoga, în timp ce altcineva ar dori să plece miercuri devreme pentru a alege un copil de la îngrijirea de zi.

În funcție de afacerea dvs., este posibil sau nu să puteți satisface nevoile tuturor. Totuși, a afla cine are nevoie de ce și a face tot posibilul pentru a oferi echipei tale mai multă flexibilitate, îți va arăta că îți pasă de fericirea și bunăstarea lor. La rândul său, acest lucru poate stimula implicarea și duce la o productivitate mai mare.

3. Oferă-ți echipei mai multă autonomie

Fiecare societate are norme și valori culturale diferite. Și, aceste norme și valori afectează în mod direct modul în care ne comportăm. La începutul anilor '70, psihologul Geert Hofstede a dezvoltat un cadru pentru a măsura aceste norme sociale folosind dimensiunile culturale ale lui Hofstede..

Dimensiunile culturale Hofstede măsoară șase dimensiuni în cadrul fiecărei culturi. Acestea includ:

• Indicele distanței de putere
• Individualism vs. colectivism
• Evitarea incertitudinii
• Masculinitate vs. feminitate
• Orientare pe termen lung vs. Orientare pe termen scurt
• Indulgență vs. restricție

Când înțelegeți dimensiunile unice ale unei culturi și modul în care valorile colective ale acestora diferă de ale dvs., puteți deveni un comunicator mai bun și un manager mai bun.

Deci, ce legătură are toate acestea cu creșterea productivității în mica afacere? Ei bine, destul de mult, mai ales când vine vorba de autonomie.

Autonomia, sau lipsa acesteia, este direct legată de indicele de distanță de putere. Distanța de putere este așteptarea și credința că puterea este distribuită inegal. Așadar, în țările cu un indice mare de distanță de putere, membrii mai puțin puternici ai unei organizații cred în inegalitatea puterii. Managerul lor le spune ce să facă și o fac fără îndoială. În țările cu un indice de distanță de putere scăzut, membrii echipei consideră că sunt la egalitate cu șeful lor. Relația este mai mult despre colaborare și mai puțin despre „șef și angajat”.

Nu ar trebui să surprindă faptul că Statele Unite au un indice mare de distanță a puterii; suntem pe locul 40. Danemarca are cel mai mic indice de distanță de putere din lume; sunt clasate la 18 ani.

Danezii au o viață de muncă bogată și împuternicită în parte, deoarece au o mare autonomie. Și, există o mulțime de cercetări care susțin ceea ce danezii au cunoscut de ani de zile: Mai multă autonomie = fericire mai mare = productivitate mai mare.

Un studiu publicat în European Journal of Work and Organizational Psychology a descoperit că lucrătorii care aveau o autonomie și un sprijin mai mare experimentau satisfacții și motivații mai mari. Un alt studiu, publicat în Nordic Journal of Working Life Studies, a constatat că luarea deciziilor descentralizate (cunoscută și sub numele de autonomie) duce la o productivitate mai mare la lucrătorii finlandezi..

Toate acestea indică aceeași concluzie: cu cât veți transmite mai mult membrilor echipei, cu atât vor fi mai fericiți și mai productivi.

Este important să clarificați că acordarea mai multor autonomii echipei dvs. nu înseamnă să îi lăsați să facă ceea ce vor, când vor. Fiecare angajat are nevoie de granițe. Dar în loc să le spui oamenilor tăi ce trebuie să faci, spune-i ce vrei să vezi și apoi lasă-i să aleagă cum să o facă. Având libertatea de a alege Cum a-și face munca este o componentă esențială a autonomiei.

Oferă oamenilor tăi puterea de a lua propriile decizii ori de câte ori este posibil. Și arătați-i că aveți încredere în ei pentru a-și face treaba îndepărtând. S-ar putea să fiți surprins de cât de mult se obține când predați frâiele.

4. Încercați să Limitați întreruperile

Potrivit Washington Post, un lucrător tipic este întrerupt sau schimbă sarcinile la fiecare trei minute. Și, poate dura 20 de minute sau mai mult pentru a reveni la locul unde au plecat.

Întreruperile reprezintă o scădere uriașă a productivității și ne pot jefui de cele mai bune idei și eforturi. Deși de multe ori ne obligăm să lucrăm mai repede pentru a compensa timpul pierdut, viteza crescută vine la un preț.

Cercetătorii de la Universitatea Humboldt au descoperit că lucrătorii care au fost întrerupți în mod constant compensau acest timp pierdut, muncind mai repede pentru a-și finaliza sarcina. Deși aceasta nu este o surpriză (la urma urmei, o facem cu toții), această viteză crescută duce la stres, presiune în timp și frustrare. Acești factori pot limita productivitatea în sarcinile viitoare.

Washington Post a intervievat expertul de eficiență Edward G. Brown, care sugerează crearea unui acord de blocare a timpului cu membrii echipei. Un timp de blocare este un „timp liniștit” convenit, când toată lumea se poate concentra pur și simplu pe munca sa. Cu un blocaj de timp, lucrătorii trebuie să fie de acord, în scris, să nu-și întrerupă colegii decât dacă există o urgență.

Brown afirmă că un client a estimat în mod conservator că productivitatea personală a crescut cu 40% până la 60% odată ce au început să utilizeze tehnica Time Lock.

Desigur, este posibil ca afacerea dvs. să nu poată utiliza această tehnică. Vorbiți cu oamenii dvs. despre tipurile de întreruperi cu care se confruntă zilnic sau săptămânal. Aflați care sunt întreruperile care dăunează mai mult productivității lor și faceți tot ce puteți pentru a le reduce sau elimina.

5. Angajați oameni de sprijin

Să începem cu un scenariu fictiv. În afacerea ta, ai doi manageri. Primul tău manager, Bill, îi monitorizează pe toți cei din echipa sa cu ochii unui șoim. Dacă un client se plânge, el presupune imediat că este vina echipei sale și este rapid să anunțe toată lumea că nu este mulțumit de performanța lor. Echipa sa lucrează într-un mediu de tensiune, neîncredere și teamă.

Sarah, al doilea manager al tău, este opusul complet. Își tratează echipa ca pe o familie. Ea este rapidă să ofere cuiva o ureche de ascultare și este prima care susține o nouă idee sau inițiativă. Ea ascultă mereu ambele părți ale unei povești, iar când cineva din echipa ei are nevoie de ea, le-a primit spatele. Atmosfera de sub Sarah este favorabilă, primitoare și relaxată.

Dacă ai fi angajat, la ce manager ai lucra cel mai mult?

Echipa ta are nevoie de sprijin la locul de muncă, iar prima linie de asistență vine de la managerul lor, indiferent dacă ești tu sau cineva pe care l-ai angajat. Dacă doriți să sporiți productivitatea echipei dvs., trebuie să aruncați o privire atentă managerilor (sau a stilului dvs. de management).

Cei mai buni manageri păstrează o politică deschisă. Aceasta înseamnă că ușa lor este întotdeauna deschisă pentru ca membrii echipei să vină să-și exprime preocupările, să pună întrebări sau să discute probleme. Dacă membrii echipei nu se simt confortabil să comunice cu managerul lor sau dacă se tem că vor fi judecați dur, dezvăluind că nu știu să facă ceva, productivitatea va avea de suferit.

În continuare, asigurați-vă că echipa dvs. știe că pot conta pe sprijinul dvs. Arătați zi de zi acest angajament și nu vă descurajați dacă este nevoie de timp pentru a-și câștiga încrederea (mai ales dacă mediul de muncă a fost toxic). În timp, oamenii tăi vor vedea că le-ai primit înapoi. Și angajamentul lor (și productivitatea) se vor îmbunătăți.

6. Respectă-i limitele

Întotdeauna va exista un alt apel telefonic pentru a reveni și un alt e-mail pentru a răspunde. „Creep digital” din viața de lucru din secolul 21 afectează deopotrivă toți, șefi și angajați. Cu toate acestea, așteptarea ca membrii echipei să răspundă la e-mailurile de la 22:00 sau să lucreze complet în zilele lor libere nu este doar nejustificată, ci este nesănătoasă.

Dacă doriți să creșteți productivitatea, este important să recunoașteți că angajații dvs. au o viață în afara locului de muncă. Acest lucru este valabil și pentru pauzele de prânz. Un studiu publicat în Academy of Management Journal a constatat că productivitatea a scăzut (și oboseala a crescut) atunci când lucrătorii au sărit la prânz.

Poate fi greu pentru lucrători să se dea drumul la muncă, în special în Statele Unite (unde, din nou, orele lungi sunt adesea văzute ca un angajament mai mare). Așadar, anunță-ți oamenii că îți prețuiești viața în afara muncii. Întrebați-le despre familiile și hobby-urile lor și încurajați-i să-și planifice timpul pentru aceste activități și angajamente la fel cum se întâmplă cu întâlnirile și proiectele.

De asemenea, trebuie să conduci prin exemplu. Investește timp în propria familie, hobby-uri sau activități spirituale și vorbește despre interesele tale pentru echipa ta. Ori de câte ori este posibil, evitați să trimiteți e-mailuri persoanelor dvs. atunci când nu sunt la serviciu.

În cele din urmă, asigurați-vă că toți cei din echipa dvs. fac o pauză de prânz adecvată; acest lucru înseamnă să mănânci departe de birourile lor, în mod ideal, în afara locului în care pot primi puțin soare și aer curat. Dacă este posibil, creați un spațiu curat și primitor pentru a le mânca, atât în ​​interior cât și în exterior.

7. Monitorizați nivelurile de stres

S-ar putea să credeți că stresul mai mare ar duce la scăderea productivității. Acest lucru este adevărat, dar numai la un moment dat. Există un platou magic când stresul poate de fapt crește productivitate.

Legea Yerkes-Dodson, dezvoltată de psihologii Robert Yerkes și John Dillingham Dodson în 1908, dictează că performanța și productivitatea cresc odată cu creșterea nivelului de excitare (stres). Cu toate acestea, dacă nivelul de stres devine prea mare, productivitatea începe să scadă.

De exemplu, cât de des v-ați găsit într-un termen limită dificil pe care nu erați sigur că îl puteți îndeplini? V-ați descurcat sau ați produs unele dintre cele mai bune lucrări ale voastre? Dacă sarcina nu a fost prea dificilă, este probabil să vă ridicați admirabil la ocazie. Aceasta este Legea Yerkes-Dodson în acțiune. Atunci când stresul și complexitatea sunt la nivelurile potrivite, performanțele majore.

Acum, partea complicată este să știi cât de mult stresul duce la performanțe optime. Sarcinile noi sau dificile necesită mai puțin excitare pentru o performanță optimă, în timp ce sarcini cunoscute sau ușoare necesită un nivel mai ridicat de stres pentru a crește motivația și productivitatea.

Acesta este motivul pentru care este important să analizați ce fac angajații dvs. și să analizați cât de mult stresul ar putea fi asociat cu diverse sarcini. Puteți face apoi măsuri pentru creșterea sau micșorarea nivelului de excitare pentru a stimula productivitatea.

Iată un exemplu: imaginați-vă că ați solicitat lui Pam, unul dintre angajații dvs., să scrie buletinul clienților din această lună. A făcut asta deja de mai multe ori și, deși scrie bine, de obicei, durează câteva zile pentru a finaliza sarcina. Pentru ea, aceasta este o sarcină bine-cunoscută, cu excitare scăzută, așa că ar putea să-și târască puțin picioarele.

Ați putea îmbunătăți productivitatea ei făcând sarcina mai dificilă; de exemplu, solicitându-i să intervievăm un client pentru buletinul informativ din această lună sau să îi oferim un termen mai scurt.

La capătul opus al spectrului este Daniel. Tocmai l-ai pus la dispoziție pentru generarea rapoartelor financiare săptămânale ale afacerilor tale. Încă învață procesul și în fiecare săptămână face mai multe greșeli. Nu ajută ca rapoartele să fie completate cel târziu vineri după-amiază. Cu celelalte responsabilități, consideră că este aproape imposibil să îndeplinească acest termen.

Acesta este un exemplu de sarcină nouă și dificilă, care are, de asemenea, excitare mare (din termene scurte și complexitatea sarcinilor). În acest caz, ai dori să faci tot ce ai putut pentru a-l scuti pe Daniel de alte alte responsabilități pentru a-i scădea nivelul de stres, astfel încât să poată pune mai mult timp și energie în a învăța cum să genereze rapoartele financiare.

Este esențial să vă concentrați pe echilibru când vine vorba de analizarea sarcinilor și a nivelului de stres. Dacă crești prea mult excitarea la sarcinile greșite, vei ajunge să scade productivitatea.

8. Folosiți strategii de gestionare a timpului

O altă strategie pe care o puteți utiliza pentru a stimula productivitatea este să înveți echipa ta strategii eficiente de gestionare a timpului. Una dintre strategiile populare este Tehnica Pomodoro, dezvoltată de Francesco Cirillo la sfârșitul anilor '80.

Tehnica este revigorant de simplă. Folosind un cronometru, lucrați timp dedicat, de obicei 25 de minute. Apoi, faceți o pauză scurtă, de obicei 3-5 minute. Aceste pauze sunt numite pomodoros, Italiană pentru „tomate”, numită pentru cronometrul în formă de tomate pe care Cirillo îl folosea când era student.

După patru pomodor, faci o pauză mai lungă, de obicei 15-30 de minute.

Strategia funcționează din mai multe motive. În primul rând, marcarea cronometrului te ajută să rămâi concentrat pe sarcina la îndemână. Puteți auzi literalmente timp marcând, ceea ce poate fi incredibil de motivant. Cronometrul vă amintește, de asemenea, să faceți pauze scurte. Cercetările au demonstrat din nou că pauzele frecvente cresc de fapt productivitatea.

Un studiu publicat în revista Ergonomics a descoperit că pauzele frecvente, scurte, în special atunci când sunt însoțite de întindere, au dus la o productivitate mai mare, comparativ cu luarea unei pauze mai mici și mai lungi. Un alt studiu, publicat în revista Work & Stress, a descoperit că pauzele de odihnă frecvente erau unul dintre cele mai eficiente moduri de a menține performanța lucrătorului.

Este importantă gestionarea eficientă a timpului și pauzele frecvente. Dar ceea ce faci cu pauzele tale este, de asemenea, important. Cercetătorii cu MIT au descoperit că atunci când angajații au luat pauze cu colegii din grupul lor social, productivitatea, precum și puterea grupului social în sine a crescut. Deci, puteți spori performanța programând pauzele unui angajat cu cele ale unui coleg cu care sunt prieteni.

Performanța poate crește și atunci când muncitorii ies afară pentru soare și aer curat, așa că încurajați membrii echipei să facă o plimbare rapidă afară în pauzele lor. Acesta este un alt domeniu în care puteți conduce cel mai bine printr-un exemplu. Faceți pauze dese și faceți un efort pentru a ieși afară pentru ceva exercițiu.

Cuvânt final

De obicei, proprietarii de întreprinderi mici nu au niciodată suficient timp sau bani pentru a face tot ceea ce vor să facă. Dar creșterea productivității nu necesită o investiție mare. De cele mai multe ori, pur și simplu este nevoie de mai multă conștientizare de la proprietari și manageri.

Dacă sunteți proprietar de afaceri, ce faceți pentru a încuraja o mai mare productivitate din partea echipei dvs.? Dacă lucrați pentru o organizație mai mare, ce face compania dvs. pentru a crește productivitatea?