Cum să scrieți și să distribuiți un comunicat de presă care obține rezultate

Acestea fiind spuse, multe comunicate de presă nu sunt niciodată utilizate de presă, deoarece fie nu sunt potrivite pentru o anumită publicație, fie nu conțin noutăți interesante. Dacă veți încerca să răspândiți cuvântul despre organizația sau evenimentul dvs., este crucial să înțelegeți cum să creați un comunicat de presă care vă va face remarcat - și vă vor obține rezultatele pe care le doriți.

Componente ale unui comunicat de presă eficient

Pentru a crește șansele ca compania dvs. să fie prezentată în mass-media, scrieți despre subiecte care afectează în mod direct și pozitiv comunitatea. De exemplu, dacă compania dvs. se extinde, asigurați-vă că vă concentrați asupra modului în care expansiunea va crea locuri de muncă. Sau dacă compania dvs. participă la o strângere de fonduri pentru o organizație caritabilă locală, evidențiați acest lucru în comunicatul de presă și invitați comunitatea să susțină cauza.

În plus, este esențial să includem următoarele:

1. Un titlu atrăgător de ochi
Pentru a capta atenția unui jurnalist, este important să scrieți un titlu de excepție. La urma urmei, rolul principal este de a încuraja un jurnalist sau un alt profesionist în mass-media să continue să citească comunicatul de presă. Prin urmare, utilizați întotdeauna o voce activă în titlu, mai degrabă decât una pasivă. De exemplu, „Extinderea companiei îmbunătățește ocuparea forței de muncă locale cu 500%” este mai eficientă decât „Compania se extinde la capătul fabricii cu 2.000 de picioare”.

2. Un plumb implicator
Odată ce atrageți atenția unui jurnalist oferind un subiect pe care atât publicul publicației, cât și redactorul l-ar considera interesant, este crucial să îl mențineți pe jurnalist angajat. Pentru a face acest lucru, scrieți un avans (începutul unui comunicat de presă) în așa fel încât să bată inimile sau mințile cititorilor voștri. Nu uitați să răspundeți cât mai repede la întrebările „cine”, „ce”, „unde” și „de ce”. De asemenea, rețineți că nu trebuie să oferiți o cantitate substanțială de detalii în acest moment - asta vine mai târziu.

3. Cotații
Pentru a oferi comunicatului dvs. de presă mai multă substanță, includeți citate de susținere de la persoane și grupuri discutate în cadrul comunicatului. De exemplu, dacă afacerea dvs. mică găzduiește un eveniment care strânge bani pentru o organizație caritabilă specifică, includeți cotații de la factorii de decizie ai carității - și, dacă este posibil, includeți cotații de la persoanele care vor fi afectate direct de strângerea de fonduri. Interviurile scurte efectuate prin e-mail sau telefon ar trebui să fie suficiente pentru a colecta toate ofertele de care aveți nevoie.

Asigurați-vă că ofertele pe care le utilizați sunt inteligente și susțineți obiectivul comunicatului de presă. Mai mult, dacă în ghilimele există erori gramaticale, fiți siguri că corectați aceste greșeli fără a modifica contextul.

4. Informații de contact
Asigurați-vă că includeți informații de contact exacte în comunicatul dvs. de presă, astfel încât jurnaliștii să vă poată contacta sau organizația dvs. cu întrebări. De asemenea, includeți informațiile de contact destinate clienților, astfel încât aceștia să poată achiziționa produsul sau serviciul dvs. Spre sfârșitul comunicatului de presă, oferă o problemă despre tine sau compania ta în ceea ce privește fondul, misiunea și serviciile tale.

5. Fapte, statistici și avize
Pentru a oferi substanței dvs. comunicat de presă, includeți comunicarea de presă a statisticilor de la o sursă de renume. De exemplu, includeți cotații de la CEO-ul companiei dvs., un analist de afaceri expert sau chiar un consumator mulțumit.

6. Utilizarea economică a cuvintelor
Jurnaliștii au timp limitat, așa că țineți-vă comunicatele de presă pe scurt și până la punct. Mai mult, dacă puteți folosi cinci cuvinte în loc de opt pentru a spune ceva, faceți-l și limitați dimensiunea comunicatului de presă la aproximativ o pagină. Un jurnalist vă poate apela oricând dacă are nevoie de detalii suplimentare. Cu toate acestea, dacă doriți, puteți atașa o fișă informativă despre compania dvs. pentru referință.

7. precizie și gramatică adecvată
Înainte de a trimite comunicatul de presă în mass-media, asigurați-vă că toate informațiile sunt corecte și nu sunt depășite și că documentul nu are erori gramaticale și greșeli de ortografie. Este important să păreți a fi profesionist și de încredere - veți obține o singură fotografie pentru a face o primă impresie grozavă.

8. Fotografii profesionale
Nu toate publicațiile au capacitatea de a face fotografii personal sau ale organizației dvs. Prin urmare, este o idee excelentă să aveți fotografii de calitate profesională pregătite pentru contactele media. Aceste imagini trebuie să fie în format jpeg și să aibă dimensiunea de cel puțin 5000 × 500 pixeli și 72 puncte pe inch (DPI) pentru media online - și mai mare pentru imprimare, care necesită adesea imagini cu dimensiunea de 300 DPI.

Opțiuni pentru redactarea comunicatului de presă

Există mai multe opțiuni atunci când vine vorba de a alege cine va redacta comunicatul de presă. Fii sincer în evaluarea abilităților tale și ale personalului tău, precum și în bugetul afacerii tale, când iei în considerare următoarele:

1. Scrieți-vă singur
Dacă sunteți încrezător în abilitățile dvs. de PR și marketing, scrieți singur comunicatul de presă. La urma urmei, nimeni nu-ți cunoaște afacerea mai bine decât tine - și ce cale mai bună există pentru a salva?

2. Angajați un scriitor profesionist
Dacă nu dețineți abilitățile sau nu aveți timp pentru a scrie un comunicat de presă, o alternativă excelentă este să angajați pe cineva care să o scrie pentru dumneavoastră. Asigurați-vă că lucrați cu un scriitor care are o mulțime de experiențe de business și marketing. Pentru a-și determina nivelul de experiență, solicitați informații referitoare la pregătirea profesională și solicitați, de asemenea, probe directe. Faceți un pas mai departe și confirmați informațiile profesionale ale solicitanților, verificând profilurile LinkedIn sau efectuând căutări pe Google.

Pentru a localiza un scriitor, solicitați colegilor o sesizare, postați un anunț pe Craigslist sau pe site-urile de socializare sau utilizați un motor de căutare. Tarifele pentru un scriitor independent profesionist pot varia de la 50 $ la 500 $ în funcție de nivelul său de experiență.

3. Lucrați cu o agenție de PR
Pe lângă scrierea comunicatelor de presă, o agenție de PR poate colabora cu dvs. pentru a crea un plan de PR pe scară largă. Acestea fiind spuse, dacă lucrați la un buget limitat, multe agenții de PR vor fi în afara plajei dvs. În general, agențiile de PR lucrează la un retainer lunar, completând prin contract un număr set de comunicate de presă și alte sarcini de PR pentru dumneavoastră.

Agențiile de PR mai mici pot percepe mai puțin de 1.000 USD pe lună pentru un număr stabilit de servicii, inclusiv comunicate de presă, în timp ce o firmă de PR de tip boutique mai mare poate percepe până la 10.000 USD pe lună. Cu toate acestea, nu uitați că există agenții de PR care lucrează pe bază de proiect.

Cum să-ți promovezi comunicatul de presă

Promovarea este esențială pentru a obține comunicatul de presă în fața ochilor drepți și pe birouri suficiente pentru a avea impact.

1. Compilați o listă de contacte media
Dacă sunteți de tipul „do-it-yourself” sau dacă vizați media locală, puteți crea cu ușurință propria listă de contacte media. Pur și simplu rețineți numele, poziția și e-mailul fiecărui contact de comunicat de presă și nu uitați să actualizați regulat această listă, deoarece editorii schimbă adesea pozițiile de muncă în cadrul companiilor.

Pentru a trimite un comunicat de presă, pur și simplu trimiteți un e-mail către editorul corespunzător. Asigurați-vă că includeți comunicatul de presă și fotografia însoțitoare în corpul e-mailului, și nu ca atașament. Pentru a crește șansele de deschidere a e-mailului dvs., includeți titlul comunicatului de presă în linia de subiecte de e-mail.

2. Cumpărați un director
O modalitate excelentă de a avea acces la multe contacte vizate este achiziționarea unei liste de directoare. Cu ajutorul directoarelor, puteți alege informații de contact generale sau mai specializate. Desigur, prețurile pentru aceste directoare pot varia semnificativ. Unele directoare populare includ directorul media Burelle (de la 60 la 1.000 USD) și directoarele Bacon's Information, Inc. (425 la 1.350 USD).

3. Utilizați un serviciu de distribuire a presei
Companii precum PR Newswire și PRWeb îți pot distribui comunicatul de presă pentru o anumită taxă stabilită, de multe ori variind de la 100 la 500 $. Aceste servicii de distribuție creează o bază de date media personalizată și distribuie comunicate de presă în contactele corespunzătoare.

Cuvânt final

După ce obțineți atenția mass-media, este important ca afacerea dvs. să fie pregătită pentru atenția și posibilul aflux de afaceri care poate rezulta din atenția mass-media. Fă-ți disponibil, returna rapid apelurile și fii sigur că ai suficient personal, lățime de bandă și produs disponibil. Dacă nu, jurnaliștii și patronii pot deveni frustrați și pot împărtăși informații negative cu privire la experiențele lor.

În plus, după ce un anumit jurnalist publică o poveste despre tine și afacerea ta, este important să rămâi în contact. Publicitatea nu este o singură dată și, pentru a avea succes, este în interesul dumneavoastră să continuați să trimiteți comunicate de presă interesante și relevante și sfaturi privilegiate listei dvs. de contacte.

Ce alte sfaturi puteți sugera să creați și distribuiți un comunicat de presă de succes?