Ce este un cont de cheltuieli flexibile (FSA) - reguli și cheltuieli eligibile

Conturile de cheltuieli flexibile (ASF), cunoscute și sub denumirea de planuri „cafenea” sau secțiunea 125, au fost inițial înființate în 1978 și au fost modificate de mai multe ori în anii următori. Se estimează că 33 de milioane de lucrători folosesc FSA-uri pentru asistență medicală pentru a acoperi cheltuielile medicale fără buzunar, cum ar fi copagările și deductibilele asigurărilor de sănătate.

Prevederile permit angajatorilor să stabilească planuri de beneficii avantajoase din punct de vedere fiscal pentru rambursarea angajaților pentru cheltuieli medicale calificate sau pentru îngrijirea dependentă. Intenția prevederilor este de a permite folosirea de către angajat a unor dolari înainte de impozitare pentru a plăti costurile personale sau familiale, de la îngrijiri medicale și stomatologice, la asigurarea de viață în grup și îngrijirea dependentă. Unele companii au stabilit, de asemenea, planuri FSA aprobate în cadrul unei alte secțiuni IRS (26 USC § 132) pentru a acoperi cheltuielile angajaților de tranzit sau de călătorie pentru a ajunge la și de la locul de muncă.

Cum funcționează conturile de cheltuieli flexibile

Angajatorii stabilesc de obicei FSA în conformitate cu acordurile de reducere a salariului dintre angajat și companie, prin care angajatul fie își reduce salariul, fie este de acord să renunțe la o creștere viitoare a salariului în schimbul angajatorului care plătește anumite costuri pentru beneficiul angajatului. Reducerea convenită, care reduce venitul brut din salariul salariatului, nu este considerată salariu pentru impozitarea veniturilor federale sau de stat și nu este supusă FICA sau FUTA (impozitul federal al șomajului).

În mod efectiv, o contribuție la un FSA reduce venitul dvs. cu valoarea contribuției și, prin urmare, cu suma impozitelor pe care le datorați asupra venitului. În timp ce venitul dvs. impozabil scade cu valoarea contribuției, venitul dvs. cheltuibil nu este afectat. Cu toate acestea, trebuie să cheltuiți toți banii în cont, deoarece toate fondurile rămase sunt pierdute. Dacă rata anuală a impozitului pe venit este de 30% (impozitul federal și statul combinat), înscrierea într-un FSA vă va economisi 30 USD pentru fiecare 100 USD pe care îl introduceți în cont.

înrolare

Angajații se pot înscrie, în general, în planul FSA al companiei lor, fie atunci când încep munca, fie în timpul unei perioade de înscriere deschise specificate stabilite de angajator, în general la sfârșitul anului. Tu esti nu este permis să faceți schimbări în alegerea dvs. cu privire la cât de mult trebuie să faceți deoparte dacă nu aveți o schimbare în starea dvs. financiară personală, cum ar fi o nouă naștere în familie, deces, adopție, căsătorie, divorț sau modificare a acoperirii de asigurare. Din acest motiv, este important să vă alocați timp pentru a analiza situația personală și pentru a lua cele mai bune decizii cu privire la veniturile viitoare posibile, cheltuielile de viață proiectate, starea de sănătate și situația familiei..

Utilizarea fondurilor

Spre deosebire de conturile de economii de sănătate (HSAs), care au fost create în 2003, fondurile neutilizate într-un FSA nu se reportează la anul următor, dacă nu sunt cheltuite. Orice fonduri din FSA la sfârșitul anului sunt pierdute. Această prevedere este cunoscută sub denumirea de „folosiți-o sau pierde-o”. În timp ce unele companii au adăugat o perioadă de grație de două luni și jumătate în anul următor pentru cheltuieli ulterioare, obligația de a cheltui întregul sold al fondului într-o singură perioadă limitată de timp a limitat popularitatea FSA, deoarece este dificil pentru ca majoritatea oamenilor să-și proiecteze cu exactitate cheltuielile pentru anul viitor.

85% din companiile mari oferă un FSA pentru asistență medicală. Cu toate acestea, conform unui studiu al serviciului de cercetare al Congresului din 10 mai 2011, doar 22% dintre participanții eligibili s-au înscris, aducând o contribuție medie mai mică de 1.500 dolari anual - cu mult sub limita maximă medie a contribuției de 5.000 USD. În efortul de a încuraja o participare sporită, IRS solicită comentarii cu privire la modificarea regulii „utilizează-o sau pierde-o”, astfel încât fondurile neutilizate să poată fi reportate și acumulate de la an la an, similar cu un HSA. Sperăm că la începutul anului 2013 va apărea o modificare care să permită rularea și acumulările într-un FSA.

Până la momentul în care sunt disponibile rulaje, orice fonduri pierdute rămase în cont sunt restituite angajatorului, întrucât sunt considerate tehnic a fi activele angajatorului. Majoritatea angajatorilor folosesc fondurile returnate pentru a compensa costurile de administrare a FSA, deși reglementările IRS permit angajatorilor să utilizeze și aceste fonduri pentru:

Reduceți suma dedusă participanților la cont în anul următor. În astfel de cazuri, participanții la cont vor primi o sumă bonus care nu a fost dedusă din plata lor, dar care este disponibil pentru a cheltui în noul an.
Creșteți suma anuală de acoperire pentru toți participanții la FSA pentru anul următor.
Distribuieți fondurile în mod proporțional tuturor participanților la fonduri ca venituri impozabile.

Trebuie să citiți detaliile descrierii și administrării contului pentru a determina modul în care angajatorul dvs. gestionează fondurile pierdute în planul companiei dvs..

Cerințe pentru configurarea unui FSA

Numai angajatorul dvs. poate configura și administra un FSA sub codul IRS, în conformitate cu reguli detaliate. Orientările acoperă cerințele pentru documentele legale, inclusiv descrierea planului, beneficiile sale pentru participanți, eligibilitatea și nediscriminarea și administrarea planului odată stabilit. Angajatorii au responsabilitatea legală de a furniza fonduri angajaților înscriși atunci când sunt chemați; neaprovizarea acestor fonduri ar putea duce la pedepse civile severe și, eventual, penale.

Administrarea unui FSA este complexă, iar erorile, omisiile sau nerespectarea regulilor pot fi costisitoare. Normele privind confidențialitatea registrelor medicale (detaliate de Regula de confidențialitate HIPAA) afectează FSA-urile medicale și complică administrarea, intensificând utilizarea sistemelor software solide și protecții extinse de securitate. În consecință, majoritatea angajatorilor externalizează înființarea, marketingul, comunicarea planificată, înregistrările necesare și administrarea către terți independenți.

Tipuri de conturi FSA

FSA pot fi înființate pentru a acoperi cheltuielile de îngrijire a copilului (dependente) sau cheltuielile de asistență medicală. Dacă angajatorul dvs. oferă un program care include ambele FSA, vă puteți înscrie în oricare sau în ambele FSA prin înscrieri separate și reduceri identificate ale compensației pentru fiecare.

Cele două tipuri sunt similare în unele moduri, dar diferă în scopul lor, valoarea contribuției permise în fiecare an și cheltuielile calificate:

Asistență medicală FSA

Scop: Contul se limitează la plata cheltuielilor medicale și de asistență medicală neplătite de asigurare - de regulă deductibile, copagamente și asigurare pentru planul de sănătate furnizat de angajator. În general, orice cheltuieli medicale care pot fi deduse din veniturile dvs. brute pentru impozite sunt permise.
Limita anuală a contribuției: Înainte de adoptarea Legii privind protecția pacienților și îngrijire la prețuri accesibile (APA), nu existau o limită legală privind suma de fonduri pe care un angajator ar putea să o contribuie la un FSA. Angajatorii care stabilesc conturile pot, totuși, să contribuie la contribuțiile angajaților într-un singur an; puține planuri permit mai mult de o contribuție anuală de peste 5.000 USD. APA limitează contribuțiile anuale la 2.500 de dolari per angajat (sumele viitoare maxime vor fi indexate la inflație) începând cu 2013.
Disponibilitatea imediată a fondului: Suma totală pe care sunteți de acord să contribuiți la FSA în anul următor vă este disponibilă în prima zi a anului. Cu alte cuvinte, dacă acceptați să vă reduceți venitul cu 2.400 de dolari în anul următor pentru a participa la cont, suma de 2.400 USD este disponibilă pentru cheltuieli calificate la 1 ianuarie, chiar dacă plata dvs. va fi redusă cu 200 USD pentru fiecare din următoarele 12 luni ale anului. Acest aspect al FSA este un risc asumat pentru angajator, prin faptul că este posibil să nu rămâneți la companie pentru cele 12 luni complete de deducții. Orice sume plătite peste contribuțiile dvs. reale vor fi în detrimentul angajatorului. Acesta este un motiv pentru care angajatorii mai mici sau companiile cu rate ridicate ale cifrei de afaceri sunt reticenți să ofere FSA pentru asistență medicală.
Cheltuieli eligibile: Planurile sunt destinate să acopere în general cheltuielile medicale, stomatologice, de vedere și de farmacie din buzunar. În 2011, legea a fost modificată pentru a-l limita pe cei din urmă la medicamentele care necesită prescripție medicală; o face nu include medicamente de vânzare fără vânzare. Din fericire, există o mare varietate de tratamente și echipamente care se califică dacă este necesar medical. Publicația IRS 502 conține o listă detaliată a cheltuielilor care sunt eligibile și neeligibile, precum și o explicație despre ceea ce este considerat „necesar medical” și documentele necesare pentru dovedirea acestui statut..
Administrare: Mulți angajatori emit carduri de debit angajaților cu FSA intenționează să plătească toate cheltuielile eligibile. Unii necesită, de asemenea, ca angajații care folosesc cardurile să furnizeze încasări detaliate planului pentru a verifica eligibilitatea. Din fericire, metoda de plată și cerințele contabile nu sunt greoaie pentru majoritatea participanților la FSA și nu ar trebui să fie un element determinant în decizia de a participa sau nu la plan.
Coordonarea cu un cont de economii de asistență medicală: În general, nu puteți participa atât la FSA medicală, cât și la un cont de economii de asistență medicală (HSA). Cu toate acestea, există excepții și reguli specifice care se aplică care vă pot afecta. De exemplu, FSA sau HSA pot fi limitate numai la servicii de vedere, stomatologice și / sau servicii de îngrijire preventivă, eliminând posibilitatea unei „duble înnegriri”. Trebuie să discutați cu departamentul de resurse umane al companiei dvs. și contabilul dvs. pentru a vă asigura că navigați în siguranță cu regulile care reglementează ambele tipuri de conturi.

FSA de îngrijire dependentă

Scop: Cheltuielile în acest tip de FSA sunt limitate la cheltuielile de îngrijire de zi deductibile din impozite suportate pentru îngrijirea copiilor dumneavoastră dependenți sau a unui cetățean care locuiește cu dvs. și sunt pretinși drept „dependenți” de declarația personală de impozit. Aceasta include copii sub vârsta de 13 ani, precum și copii sau adulți care sunt incapabili fizic sau psihic să aibă grijă de ei înșiși.
Limita anuală a contribuției: Contribuția anuală este limitată la 5.000 USD pe gospodărie, indiferent de numărul persoanelor aflate în rezervă. Suma plătită de angajatorul dvs. în numele dvs. nu se limitează la salariile dvs. deduse, dar orice sumă plătită de angajatorul dvs. care depășește 5.000 USD va fi atribuită drept venit la sfârșitul anului și va fi supusă impozitelor. De exemplu, angajatorul dvs. ar putea fi de acord să plătească 1.000 de dolari lunar pentru îngrijirea copilului dvs., chiar dacă suma care poate fi exclusă din venitul brut în scopuri fiscale este limitată la 5.000 $ pe an (sau 2.500 USD pentru angajații căsătoriți care depun declarații separate). Drept urmare, excesul de 7.000 de dolari reprezentând diferența dintre cei 12.000 de dolari plătiți de angajator și excluderea dvs. maximă de 5.000 de dolari vor fi raportați ca venituri pentru dvs. pentru impozite, FICA și FUTA. Dacă sunt căsătoriți, ambii soți trebuie să lucreze pentru a utiliza un FSA dependent (cu excepția cazului în care soțul care nu câștigă este fie handicapat, fie student student cu normă întreagă).
Disponibilitate limitată a fonduluiSpre deosebire de FSA pentru asistența medicală, FSA dependentă nu este „prefinanțată”. Angajatorul dvs. plătește fonduri doar în condițiile în care acestea vor fi încasate din salariul dvs. dacă nu ați făcut alegerile. De exemplu, dacă ați acceptat să vă reduceți venitul cu 400 de dolari în fiecare lună, FSA dependentă ar asigura o rambursare de 400 de dolari a costurilor eligibile în fiecare lună, chiar dacă cheltuielile reale ar fi mai mari.
Cheltuieli eligibile: Scopul FSA este, în general, să acopere acele cheltuieli care sunt suportate pentru a continua munca - nu cheltuieli, indiferent cât de benefic, demn sau justificabil pentru persoana dependentă. De exemplu, costurile unui babysitter din casa ta sau din casa altcuiva în timp ce lucrezi sunt eligibile; costurile unui babysitter în orice alt moment pentru orice alt scop nu sunt. Salariile unei menajere nu sunt eligibile; partea din salariile unui menajer pentru timpul pe care îl îngrijește pentru un dependent este eligibil. Costurile unei grădinițe sunt cheltuieli aprobate, în timp ce școlarizarea grădiniței nu este. Publicarea IRS 503 detaliază și explică cheltuielile aprobate și neaprobate.
Administrare: Majoritatea ASF de îngrijire dependentă funcționează ca conturi de rambursare, spre deosebire de FSA-urile de asistență medicală, care adesea efectuează plăți direct furnizorilor. Fiecare administrare a planului este diferită și poate necesita diferite forme de rambursare și încasări. Dacă aveți în vedere înscrierea într-un cont de cheltuieli flexibil dependent, contactați departamentul de resurse umane și / sau administratorul contului pentru a vă asigura că înțelegeți și respectați cerințele planului de rambursare..
Coordonarea cu credite fiscale federale și de stat: În conformitate cu legislația fiscală în vigoare, există o serie de credite de impozit pe venit care sunt disponibile pentru a vă ajuta să plătiți cheltuielile unui copil sau a unei persoane în vârstă care este solicitată ca dependent. Creditul fiscal pentru îngrijirea copiilor și persoanelor dependente oferă credite fiscale federale maxime de până la 2.100 dolari pentru fiecare familie în anumite condiții, în timp ce creditul pentru impozit pentru copii oferă până la 1.000 USD pentru fiecare copil care se califică în funcție de venitul dvs. Este posibil să profitați de ambele credite și să utilizați un FSA dependent. Cu toate acestea, este posibil să doriți să vă consultați cu un contabil sau CPA pentru a evita să comiteți o greșeală în a revendica oricare dintre ei și a suporta posibile sancțiuni..

Cu cât veniturile dvs. sunt mai mari, cu atât beneficiați mai mult, puteți primi prin coordonarea utilizării diferitelor credite și excluderi disponibile. Nu este vorba despre niciun / sau, ci cum să maximizezi beneficiile fiecăruia în favoarea ta.

FSA sau HSA?

Pe măsură ce cheltuielile de asistență medicală cresc, programele pentru a ajuta americanii să plătească aceste cheltuieli se schimbă constant, la fel și strategiile disponibile pentru a vă maximiza beneficiile. Deși următoarele condiții vă pot ghida, în general, în luarea unei decizii cu privire la punerea în aplicare sau schimbarea de la un plan la altul, nu există niciun înlocuitor pentru un bun sfat financiar personal de la un profesionist profesionist calificat sau consilier în asigurări.

Dacă angajatorul dvs. nu oferă FSA, singura dvs. opțiune este HSA, în care nu este necesară participarea angajatorului.
Dacă aveți mai mult de 65 de ani, nu puteți deduce primele de asigurare de sănătate într-un HSA. Cu toate acestea, le puteți deduce într-un FSA.
Dacă nu aveți asigurare de sănătate (condiție pe care o recomand urgent să o modificați), puteți participa în continuare la un FSA. O condiție a stabilirii unui HSA este achiziționarea unei polițe de asigurare de sănătate deductibile.
Dacă aveți dificultăți în proiectarea cheltuielilor de asistență medicală pentru anul viitor, este importantă considerația „folosiți-o sau pierdeți-o” în prezent, care afectează FSA. Un cont de economii de asistență medicală vă permite să treceți peste orice fonduri care nu au fost cheltuite pe parcursul unui an pe altul, acumulând astfel un sold care poate fi utilizat în anii următori.
Dacă doriți să direcționați investiția contribuției dvs. sau să obțineți un profit asupra acesteia, trebuie să utilizați un HSA. În FSA nu sunt permise câștigurile la soldurile individuale ale fondurilor.

Cuvânt final

În ceea ce privește cazul lui Gregory v. Helvering, judecătorul Learned Hand din Curtea de Apel din 1935, a scris celebrul: „Încă o dată, instanțele au spus că nu există nimic sinistru în aranjarea afacerilor care să mențină impozitele cât mai scăzute posibil. Toată lumea o face, bogați și săraci deopotrivă și toți fac bine, pentru că nimeni nu datorează nicio datorie publică să plătească mai mult decât prevede legea. ”

Este greu de imaginat o strategie care să permită unuia să-și maximizeze mai bine puterea de cheltuieli în beneficiul sinelui și al familiei decât un cont de cheltuieli flexibil. Dacă în prezent angajatorul dvs. oferă fie FSA medicală, fie FSA beneficiară, asigurați-vă că o investigați și luați în considerare înscrierea în perioada următoare de înscriere..