6 Idei și sfaturi pentru organizarea biroului de acasă

Dacă lucrați de acasă, este esențial să vă protejați spațiul de lucru și afacerea prin dezvoltarea unui plan de management al biroului. Fie că este vorba de furnizarea de mobilier de birou pentru casa corect ergonomic sau de elaborarea unui plan de rezervă în cazul defecțiunilor computerului și internetului, un bun management al biroului de acasă vă va crea profesionalismul și va crește profiturile..

Sfaturi pentru managementul biroului intern

1. Stabiliți un spațiu de lucru separat

Este înțelept să creezi un sentiment de separare în biroul de acasă, chiar dacă spațiul tău de lucru face parte dintr-o altă cameră sau într-un colț al subsolului tău. În timp ce de fapt utilizarea unei camere separate nu este întotdeauna posibilă, încercați tot posibilul să identificați un loc din casa dvs. care va fi „zona dvs. de birou”. Dacă nu aveți pereți sau partiții pentru zona dvs. de birou, puteți crea granițe mentale prin limitarea activităților dvs. de muncă (inclusiv conversațiile telefonice și răspunsul la e-mail) la această locație.

Există o serie de motive pentru care, în mod special, este important să vă acordați o zonă din casa dvs.:

Un spațiu de birou acasă clar definit stabilește granițe atât pentru dvs. cât și pentru membrii gospodăriei. Copiii, colegii de cameră, soții și partenerii vor învăța să vă respecte nevoia de a vă concentra asupra muncii dvs. dacă pot identifica cu ușurință atunci când lucrați și nu sunt disponibili pentru a face față problemelor personale sau familiale..
Acesta reduce riscul de a se pierde documente și echipamente legate de muncă în restul casei.
Vă ajută să stabiliți o prezență profesională atunci când vă întâlniți cu clienții.
Dacă intenționați să luați deducerea fiscală de la biroul de acasă, este mai ușor să vă apărați împotriva unui audit dacă puteți arăta că munca dvs. se desfășoară într-o zonă a casei dvs. utilizată exclusiv pentru muncă..

2. Mergeți Pro cu mobilier și mobilier

Setul de birou și scaunul antic al bunicii tale ar putea arăta frumos, dar este probabil un coșmar ergonomic și organizatoric. Asigurați-vă că aveți un scaun de birou confortabil și un birou de calculator bine conceput în biroul de acasă pentru a vă ajuta să vă protejați împotriva încordării corpului și a reduce dezordinea.

Nu trebuie să cumpărați aceste piese noi - consultați Craigslist pentru a găsi persoane fizice și companii care vând mobilă de birou veche. O altă opțiune este să găsiți dacă există magazine de mobilier de birou din apropierea dvs. care se ocupă de mobilă uzuală - unii chiar pot livra. Păstrați-vă ochii decojiți pentru orice vânzări din afară, deoarece aceste magazine își vând adesea accesoriile, mobilierul de birou și chiar mașinile de birou (cum ar fi computerele și imprimantele) în timp ce încercați să lichidați inventarul lor.

3. Stabiliți conturi de e-mail și telefon separate

Când vine vorba de comunicații, cel mai bine este să evitați amestecarea afacerilor cu plăcerea. Nu doriți ca copiii dvs. să răspundă la apelul telefonic al unui client și nu doriți să riscați să includeți un client pe un e-mail în masă care conține cele mai recente memorii despre lolcats. De asemenea, este ușor să treceți cu vederea sau să ratați e-mailurile și mesajele de la clienți dacă vin în căsuțele poștale personale și în conturile dvs..

Dacă nu vrei să te deranjezi cu o linie telefonică separată, poți totuși să obții un număr dedicat care se conectează la o cutie poștală vocală, permițându-ți să primești mesaje de la clienți și perspective, astfel încât să le poți suna înapoi..

4. Utilizați serviciile de birou pentru casă

Consultați serviciile de birou / afaceri oferite de magazinele locale de copiere, precum și lanțurile corporative, precum FedEx Office sau magazinul UPS din zona dvs. Multe dintre aceste locuri își direcționează serviciile către proprietarii de întreprinderi mici și de la domiciliu, care nu au o sală de poștă sau nu își permit să angajeze personal de asistență.

Serviciile variază în funcție de locație, dar pe lângă faptul că oferă servicii de copiere, căsuțe poștale private și expediere de pachete, aceste magazine pot accepta, de asemenea, pachete în numele dvs. (ceea ce este important dacă primiți o mulțime de livrări) și chiar pot oferi clienților gratuit și redus -cost acces la computer.

5. Faceți planuri de rezervă

Nimeni nu vrea să se gândească la evenimente care ar putea deraia afacerea lor, dar dacă ești un proprietar de afaceri mici, este important să faci acest lucru. Dacă nu identificați amenințări pentru afacerea dvs., va trebui să scrâșniți atunci când lucrurile nu merg așa cum a fost planificat.

De la dezastre naturale la boli de lungă durată, o schimbare a circumstanțelor poate pune capăt afacerii dvs. dacă nu sunteți în stare să continuați să lucrați. Chiar și o problemă pe termen scurt, cum ar fi o pană de curent sau o defecțiune a computerului, poate deteriora afacerea dvs. dacă nu puteți respecta termenul limită sau un proces eficient al comenzilor unui client..

Planificarea evenimentelor majore
Dezastrele naturale, terorismul, tulburările civile sau focarele de boli pot avea un efect devastator asupra întreprinderilor mari și mici și chiar și cele mai bune planuri pot face dificilă pentru proprietarii de afaceri individuale să-și înceapă din nou afacerile pe cont propriu. Administrația pentru companii mici din SUA oferă informații extinse despre planificarea dezastrelor de afaceri pe site-ul său web, împreună cu informații despre programele guvernamentale care pot ajuta proprietarii de afaceri să restabilească operațiunile după ce un eveniment major provoacă perturbări într-o comunitate.

Planificare pentru neașteptate
Lucrurile care îți pot perturba capacitatea de a face treabă includ întreruperi de putere și utilitate, defecțiuni ale echipamentului, boli, vătămări și urgențe familiale. Deși unele dintre aceste circumstanțe sunt inevitabile, riscați să pierdeți clienții și clienții dacă nu puteți respecta termenele, expediați produsele în timp util sau pur și simplu furnizați nivelul dvs. normal de serviciu..

Iată câteva idei pentru gestionarea scenariilor comune:

Identificați locațiile pentru a vă conecta online. Consultați cartierul dvs. pentru locurile care oferă WiFi și permiteți clienților să utilizeze serviciul pentru perioade lungi de timp. Cafenele, magazine de copiere, magazine de transport și biblioteci publice sunt toate locurile potențiale pentru a găsi WiFi. Casele prietenilor și familiei pot fi, de asemenea, locuri bune pentru a intra online - trebuie doar să fiți siguri să sunați și să întrebați înainte de a ieși! Identificați mai multe puncte de lucru prietenoase din zona dvs. și luați notă de orele lor de funcționare, astfel încât să nu pierdeți timpul mergând din loc în loc când Internetul dvs. se reduce.
Căutați în bandă largă de plată. Cu un modem USB și bandă largă de plată, veți putea rămâne acasă în cazul în care serviciul dvs. de internet obișnuit se oprește.
Backup Technology. Deși este o idee bună să păstrați copii de siguranță ale fișierelor și proiectelor dvs., ar trebui să aveți și o tehnologie de rezervă disponibilă în cazul în care computerul dvs. merge pe fritz. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să achiziționați un laptop ieftin sau un netbook pe care îl puteți utiliza în cazul în care computerul dvs. principal scade. În timp ce puteți păstra la îndemână un model de desktop mai vechi, acesta nu este portabil sau încărcător, ceea ce îl face inutil dacă suferiți o întrerupere de curent simultan la o defecțiune a computerului. De asemenea, puteți consulta servicii de rezervă precum Backblaze și Mozy.
Cumpărați o sursă de alimentare neîntreruptă (UPS). Un UPS vă poate proteja aparatul împotriva supratensiunilor și vă poate oferi suficient timp pentru a opri sistemul desktop - precum și pentru a trimite un e-mail rapid clienților pentru a-i anunța că veți fi fără putere pentru un timp. Puteți găsi surse de alimentare neîntrerupte pe Amazon cu prețul de până la 50 USD.
Păstrați o copie pe suport de informații importante. Este o idee bună să aveți o copie completă a informațiilor de contact ale clientului dvs., astfel încât să puteți păstra legătura cu ei chiar dacă nu puteți accesa Internetul sau fișierele computerului.

6. Știți când este timpul să vă mutați într-un spațiu nou

În timp ce mulți oameni sunt capabili să opereze cu succes o afacere la domiciliu, este posibil să ajungeți în cele din urmă într-un punct în care nu mai este practic să lucrați de acasă, cel puțin pe bază de normă întreagă. Poate că trebuie să vă întâlniți în mod regulat față în față cu clienții, să stocați o mulțime de inventar sau să lucrați într-un mediu cu mai puține distracții.

Luați în considerare spațiile de colaborare care vă permit să închiriați un birou într-un spațiu de birou comun, dacă nu vă puteți permite sau nu aveți nevoie de un birou complet. Multe spații de colaborare vă permit să închiriați spațiu în funcție de nevoile dvs., astfel încât nu va trebui să vă angajați la un contract cu normă întreagă, dacă tot ce aveți nevoie este un loc unde să întâlniți clienții de câteva ori pe lună. O altă opțiune este partajarea de birou, care vă permite să vă asociați cu un alt locatar sau proprietar pentru a partaja costurile biroului.

Cuvânt final

Provocările de a lucra de acasă și recompensele pot rămâne în echilibru atunci când stabiliți un birou de acasă care funcționează bine. Rețineți că niciun birou nu funcționează singur. Luarea deciziilor bune și exercitarea autodisciplinei vă vor ajuta să vă mențineți afacerea să funcționeze fără probleme pe termen lung.

Care sunt câteva dintre cele mai bune sfaturi pentru menținerea funcționării eficiente a biroului de acasă sau a spațiului de lucru?