Executarea unei companii virtuale cu angajați la distanță - pro și contra
Apoi s-a întâmplat ceva la care nu mă așteptam: munca mea s-a uscat aproape peste noapte în criza locuințelor și am luat o slujbă de telecomunicații cu o tânără startup virtuală. În următoarele 12 luni, a explodat în creștere și m-am găsit vicepreședinte. Asta a fost acum 10 ani. Niciodată nu am lucrat un loc de muncă tradițional în persoană și am început propria mea afacere virtuală pe parcurs.
În timp ce întreprinderile virtuale vin cu propriile lor provocări unice, se mândresc cu câteva avantaje convingătoare în comparație cu omologii lor din cărămidă și mortar..
Ce este o afacere virtuală?
Stereotipul afacerilor virtuale este cel al companiilor online care vând produse digitale: companii de software, companii tehnologice, companii de date - toate cele și zero și nimic fizic sau tangibil.
În realitate, companiile virtuale sunt doar afaceri fără birou central, magazin sau locație fizică. Mulți vând produse fizice; pur și simplu le vând online sau prin telefon. În absența unui depozit, acestea externalizează îndeplinirea comenzilor către companiile de transport pe scădere. Chiar și companiile imobiliare pot fi virtuale, oferind servicii de listare, marketing și alte servicii care au loc în lumea reală.
În timp ce unele afaceri, cum ar fi cafenele și baruri, nu pot merge niciodată virtual, deoarece vând o experiență personală, bazată pe locație, majoritatea afacerilor lumii se pot descentraliza dacă aleg acest lucru. Se pare că fermele Cubicle și spațiul de birouri sunt mai puțin cruciale pentru succesul afacerilor decât mulți agenți imobiliari comerciali ar crede.
De fapt, multe dintre cele mai mari companii din ziua de azi au început ca întreprinderi bazate pe domiciliu, afaceri doar online sau ambele. Jeff Bezos a început Amazon ca o librărie online din garajul său. Steve Wozniak a avut un hobby de a face furori cu calculatoarele din garajul său, iar Steve Jobs a văzut potențialul și i s-a alăturat. Mattel a fost inițial o afacere cu cadre de imagine condusă de trei prieteni din garajul lor.
Mai recent, companii precum Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs și Aveți nevoie de buget au început toate și rămân companii exclusiv virtuale.
Avantajele unei afaceri virtuale
În ultimii 10 ani, am descoperit în primul rând avantajele incredibile ale companiilor exclusiv virtuale. Unele sunt evidente, altele mai puțin. Și, desigur, există și câteva provocări. Dar, din experiența mea, avantajele depășesc cu mult provocările.
Ce este pentru tine ca antreprenor, indiferent dacă ai o afacere virtuală existentă sau te gândești să începi una?
1. Costuri de pornire mai mici
Acesta este evident. Spațiul fizic costă bani: bani pentru a-l închiria în primul rând, bani pentru a-l furniza și bani pentru a menține luminile aprinse. Pentru a pune în perspectivă costurile fizice ale unei afaceri, luați în considerare cât de mult a economisit gigantul de asistență medicală Aetna prin închiderea birourilor și tranziția angajaților la telecomunicații. Când tranziția a fost finalizată, Aetna eliminase 2,7 milioane de metri pătrați de spații pentru birouri, economisindu-le 78 de milioane de dolari.
În propria mea afacere, costurile noastre de pornire au fost puține. Am cumpărat un nume de domeniu pe Hai tăticu pentru 9,99 USD, a cumpărat găzduire de la Bluehost pentru 20 $ pe lună (puteți obține găzduire de bază începând de la 2,95 USD) și a depus un LLC pentru 90 USD. Acest lucru a făcut ca pornirea noastră să coste în jur de 100 de dolari, comparativ cu mii de dolari pentru a găsi și îmbrăca o locație fizică.
Și cum oricine a încercat vreodată să obțină finanțare pentru a începe o afacere, cu cât sunt mai mici costurile de pornire, cu atât este mai probabil să vă puteți permite să lansați fără a vă baza pe finanțare externă.
2. Înclinarea deasupra capului continuu
Spațiul fizic pentru birouri nu costă bani o singură dată. Sigur, întreprinderile din cărămidă și mortar au unele cheltuieli de echipament unice, cum ar fi mobilă, decor, runda inițială a computerelor și echipamentelor de birou și, probabil, cablajului. Dar multe dintre aceste cheltuieli continuă ad infinitum. Chiria este datorată în fiecare lună, la fel și impozitele pe utilități și proprietăți, care nu sunt adesea incluse în chiria pentru un spațiu comercial. Și cu toții știm cât de rapid sunt echipamentele tehnologice învechite și trebuie înlocuite.
Într-o analiză a peste 4.000 de studii privind productivitatea, costurile și alte diferențe între companiile fizice și cele virtuale, Global Workplace Analytics a constatat că economiile imobiliare medii pentru angajatorii care trec la telecomunicații sunt de 10.000 USD pe angajat pe an. Aceasta este doar economiile imobiliare!
American Express raportează că economisesc între 10 și 15 milioane de dolari în fiecare an virtualizând în mare parte forța de muncă, după cum relatează Forbes. Agenția de servicii administrate LAC Group estimează că angajatul mediu intern costă companiile cu 200 USD pe an doar cu materiale de birou.
Propria mea afacere nu ar fi supraviețuit dacă am fi dat peste cap. În timpul lunilor slabe, singurul motiv pentru care ne-am putea permite să mergem mai departe a fost acela că cheltuielile noastre obligatorii în curs de muncă erau în medie între 100 și 200 USD pe lună. Orice altceva ar putea fi tăiat înapoi, după cum este necesar.
Încercați aceste sfaturi suplimentare pentru a reduce costurile generale ale afacerii dvs. Dacă gestionați o afacere existentă și încă nu sunteți gata să mergeți 100% virtual, iată câteva idei pentru a reduce costurile întreprinderii mici între timp.
3. Costuri IT mai mici
Fiind o companie exclusiv virtuală, nu trebuie să oferiți angajaților dvs. computere sau chiar suport tehnic. Își furnizează propriile echipamente și, dacă computerul lor se prăbușește, le revine.
Network Alliance estimează că compania medie cheltuiește 700 USD pe angajat pe lună pentru IT. Aceasta include echipamente, conectivitate la birou, asistență tehnică și costuri ale forței de muncă IT.
Angajații obiectează să devină responsabili pentru furnizarea propriilor echipamente și suport tehnic? Deloc, așa cum se dovedește.
4. Cerere mai mare de către angajați
Angajaților le place telecomunicația. Global Workplace Analytics raportează că 70% dintre angajați apreciază capacitatea de a efectua telecomunicații ca fiind oarecum extrem de importante pentru alegerea următorului lor loc de muncă. De fapt, 37% dintre angajați spun că ar avea o reducere de salariu de 10% pentru abilitatea de a telecomunica.
Are sens. Pentru mulți lucrători, flexibilitatea - pentru a-și seta propriile ore, a fi disponibilă pentru copiii lor, după cum este necesar și a trăi oriunde dorește - valorează mai mult decât banii.
Angajatorii care oferă servicii de telecomunicații beneficiază de o cerere mai mare și de concurență între angajările potențiale, ajutându-i să umple posturile râvnite mai repede și cu angajați mai buni.
5. Grup de muncă mai larg
În mod similar, angajatorii care pot angaja oameni oriunde în lume au un grup practic nelimitat de angajări potențiale. Dar pentru o companie personală cu sediul într-un oraș mic izolat, forța de muncă potențială este limitată la oricine se întâmplă să locuiască pe o rază de 30 de mile. Este posibil ca acel mic grup de angajări potențiale să nu aibă abilitățile de care are nevoie compania.
În propria companie, avem angajați în Pennsylvania și Pakistan, în Houston și India. Locuiesc în Abu Dhabi o mare parte a anului. Suntem mai puțin preocupați de locul în care locuiește un angajat decât suntem cu abilitățile, personalitatea, productivitatea și costurile sale.
Când sunteți gata să vă extindeți echipa, începeți să decideți dacă să angajați un freelancer sau un angajat real.
6. Costuri ale muncii mai mici
Când puteți angaja oameni din orice parte a lumii, puteți profita de geoarbitraj.
Geoarbitrage este un cuvânt fantezist pentru angajarea lucrătorilor în zone cu costuri mai mici ale vieții pentru a reduce costurile personalului. De exemplu, am plătit 12 dolari pe oră pentru dezvoltare web prin servicii în India. În multe cazuri, au făcut o muncă excelentă. Și în timp ce am avut câteva experiențe proaste cu dezvoltatori web low-cost, am avut parte și de o mulțime de experiențe proaste cu dezvoltatori web americani cu costuri ridicate.
Serviciul de educație pentru dezvoltare web Codementor a efectuat un studiu privind costurile de dezvoltare web în întreaga lume. Ei au descoperit că costul mediu de angajare pentru un dezvoltator web din Palo Alto este de 87 USD pe oră. Asta înseamnă de 7,25 ori mai mult decât cei 12 USD pe oră pe care i-am plătit unor dezvoltatori web indieni. Chiar dacă dezvoltatorul Palo Alto Web este mai priceput și experimentat, ceea ce este departe de a fi garantat, este greu de imaginat că sunt de 7.25 ori mai eficiente și mai productive.
Dar costurile mai scăzute ale forței de muncă nu provin doar din geoarbitraj. Amintiți-vă sondajului de mai sus, în care peste o treime dintre angajați au spus că vor fi dispuși să ia o reducere de salariu pentru a lucra de acasă?
De asemenea, luați în considerare numărul de angajați care își iau zile bolnave sau personale, atunci când ceea ce au cu adevărat nevoie este să fie pur și simplu în casă în timp ce fiica lor bolnavă doarme la etaj. Poate își doresc flexibilitatea de a rula o misiune importantă timp de o oră, sau poate pur și simplu nu au avut chef să se îmbrace în acea dimineață și să îndepărteze naveta și colegii lor bârfitori..
Un studiu CareerBuilder a descoperit că 35% dintre angajați apelează bolnav chiar și atunci când se simt bine. Global Workplace Analytics a găsit dovezi că opusul este valabil pentru telecommuteri; ei tind să lucreze chiar și atunci când sunt bolnavi și se întorc la muncă după operație sau alte probleme medicale mai repede decât angajații. American Management Association a constatat că companiile care au implementat telecomunicații au înregistrat o scădere de 63% a absențelor neprogramate.
Iată câteva sfaturi suplimentare pentru a reduce costurile forței de muncă pe măsură ce îți faci treaba în trecere.
7. Cifra de afaceri inferioară a forței de muncă
Cifra de afaceri a angajaților este costisitoare. Centrul pentru Progresul American a analizat 11 lucrări de cercetare efectuate pe o perioadă de 15 ani și a constatat că angajații calificați au costat în medie 213% din salariul anual. De aceea, contează că angajații din telecomunicații sunt mai fericiți cu joburile lor. Într-un studiu revizuit de Forbes, lucrătorii de telecomunicații aveau aproape de două ori mai multe șanse decât lucrătorii de birou să-și iubească locul de muncă.
Angajatorii au observat. Conform Global Workplace Analytics, 95% dintre angajatorii chestionați au răspuns că oferirea de telecomunicații a avut un „impact mare” asupra păstrării angajaților. Am experimentat asta singur. Dintre zecile de lucrători îndepărtați pe care i-am gestionat de-a lungul anilor, nu mă pot gândi decât la unul care a renunțat și a avut mai mult de-a face cu diferențele de personalitate decât nemulțumirea față de locul de muncă în sine.
Nici păstrarea angajaților nu este doar despre fericirea lucrătorului. Adesea, angajații renunță nu pentru că își urăsc locurile de muncă, ci pentru că se mută și nu pot sau nu vor face distanța suplimentară. Când angajații pot lucra de oriunde și le place locul de muncă, au mici motive pentru a schimba locul de muncă.
8. Productivitate mai mare
Este uimitor cât de mult timp se pierde la „discuțiile cu apa de apă”, întâlniri improvizate și alte spălătorii de timp la locul de muncă.
Statisticile privind productivitatea mai mare a lucrătorilor de la distanță sunt convingătoare. La American Express, telecomunicații produc 43% mai multă muncă decât omologii lor din birou, potrivit Forbes. Același raport a constatat o creștere de 35% a productivității angajaților Best Buy de la retailerul tehnic atunci când au implementat un program de telecomunicații. Într-un studiu de la Stanford pe 16.000 de lucrători din centrul de apel, telecomunicații au fost cu 16% mai productivi decât angajații din birou.
Angajații se auto-evaluează la fel de productiv. Un sondaj realizat de ConnectedSolutions a constatat că 77% dintre lucrători au raportat o productivitate mai mare și rezultate de performanță la telecomunicații.
Un motiv pentru această productivitate mai mare este că muncitorii nu pot scăpa doar să se prezinte și să fie prezenți fizic. Prin natura sa, forțele de muncă îndepărtate forțează angajatorii să stabilească repere specifice și valori mai precise ale muncii și valorii angajaților (mai multe despre acest lucru în scurt timp).
9. Scalabilitate
Ce se întâmplă când o companie cu 15 birouri, cu spațiu de birou pentru 15 birouri, are nevoie să angajeze un 16 angajat? Au nevoie de un birou nou, care costă, consumă timp și perturbă întreaga companie.
Companiile de la distanță nu au asemenea restricții. Când partenerul meu s-a apropiat de mine despre angajarea unui nou angajat luna trecută, conversația a decurs astfel: „OK, sună bine. Puteți posta anunțul și aveți grijă să examinați CV-urile? Anunță-mă când ești pregătit pentru a mă implica. ” Asta e. Nu există discuții despre locul în care am pune noul angajat, ce computer ar primi sau dacă ar putea să stea cu ședința lângă Negative Nancy.
Același principiu se aplică nu numai extinderii echipei, ci și extinderea geografică pe noi piețe. Într-o companie exclusiv virtuală, nu trebuie să deschideți un nou birou în Texas pentru a servi piața din Texas.
10. Fără naveta
Revista de afaceri de la Harvard a descoperit că oamenii subestimează constant cât de mizerabil îi face naveta. De fapt, majoritatea oamenilor își găsesc naveta mult mai stresantă decât locul lor de muncă.
Studiile arată că timpurile mai lungi ale oamenilor, cu atât productivitatea lor la locul de muncă este mai scăzută și cu cât satisfacția lor este mai scăzută în general. Un studiu suedez a descoperit chiar că cuplurile au o șansă mai mare de divorț cu 40% dacă un partener avea o navetă mai lungă de 45 de minute. Nu este de mirare că lucrătorii sunt dispuși să ia o reducere de salariu pentru telecomunicații. (Și să fim sinceri, nici să muncim în pijamalele tale nu este chiar rău.)
În conformitate cu cerințele de menținere și cerere a angajaților, peste două treimi dintre angajați raportează că ar lua un alt loc de muncă pentru a-și reduce navele, potrivit Global Workforce Analytics. Oferind acest aranjament, puteți angaja oameni mai buni și să îi păstrați mai mult timp.
Ca o idee finală, telecomunicația reduce dramatic traficul rutier și emisiile de carbon. Un studiu din 2017 realizat de site-ul de listare a locurilor de muncă de telecomunicații FlexJobs a descoperit că persoanele care au efectuat telecomunicații de cel puțin jumătate din timp au economisit 7,8 miliarde de kilometri de călătorie cu vehiculul, 3 milioane de tone de emisii de gaze cu efect de seră și 980 de milioane de dolari în petrol doar în 2017..
Provocările unei afaceri virtuale
Afacerile virtuale nu vin fără riscurile și dezavantajele lor. Iată care sunt provocările pe care le-am găsit cu afacerile virtuale și câteva sfaturi pentru atenuarea acestora.
1. Comunicare în echipă, cameră și cultură
Încă nu este nimic ca să vorbești cu cineva față în față. Comunicarea prin e-mail și telefon este bine și există nuanțe sociale și indicii pe care le ridicați atunci când vorbiți cu cineva în persoană. Un gură de gură aici, o ușoară încruntare acolo, scânteia de umor de bunăvoință în ochi, care vă permite să știți că sunteți incluși într-o glumă, nu în fundul ei.
Aceste provocări de comunicare pot fi măriți într-o dinamică a echipei, în care mai multe persoane încearcă să colaboreze și să crească. Și când ai membri ai echipei din toată lumea, cu norme și medii culturale diferite, riscul de neînțelegeri și resentimente crește exponențial.
Sentimentele de izolare și singurătate pot fi, de asemenea, o problemă reală pentru lucrătorii la distanță, de la CEO până la asistent virtual part-time.
Tactica de atenuare
În primul rând, utilizați conferințe video ori de câte ori este posibil. Te ajută să vezi oamenii cu care vorbești. RingCentral este un instrument excelent pentru întreprinderile mici. Nu numai că servește ca un sistem telefonic bazat pe web, dar vă oferă și acces video, astfel încât să puteți vedea persoanele cu care vorbiți.
În al doilea rând, programați apelurile regulate, chiar dacă sunt rapide. Membrii echipei trebuie să audă vocile celuilalt și să își vadă fețele celuilalt, dacă sunt doar câteva minute o dată sau de două ori pe săptămână. Deschideți fiecare întâlnire cu cel puțin un minut sau două de captură personală în care fiecare împărtășește ceea ce se întâmplă în viața lor.
De asemenea, stabiliți canale informale de comunicare pentru angajați. Uneori, oamenii trebuie doar să stârnească un minut pentru a scoate ceva de pe piept. În afacerile mele, folosim Skype ca o modalitate flexibilă pentru ca lucrătorii să comunice prin mesagerie instantanee, apel vocal sau apel video, fie în grup, fie unu-la-unu.
În cele din urmă, acordați angajaților proprietatea asupra piesei lor dintr-un proiect dat. Asigurați-vă că știu modul în care munca lor specifică se încadrează în ansamblul mai mare; nu numai că le oferă un sens mai mare al scopului, dar ajută la clarificarea rolului și responsabilităților acestora.
2. Management la distanță
De unde știi dacă un angajat lucrează dacă nu îi poți vedea lucrând?
Desigur, este o frică parțial irațională. La urma urmei, nu te-ai uita fizic peste umărul fiecărui angajat în fiecare minut din fiecare zi și doar pentru că vezi pe cineva care stă la biroul lor, asta nu înseamnă că lucrează. Dar aici există un sâmbure de adevăr; managerii sunt obligați să definească mai exact așteptările și valorile pentru succes atunci când supraveghează lucrătorii la distanță.
Să stai să privești cum lucrează oamenii și, din când în când, să îi strigi să lucreze mai repede, nu-l tai în afacerile virtuale. (De aceea, nu este eficient în locurile de muncă tradiționale.)
Tactica de atenuare
Pentru unii angajați, precum vânzătorii, succesul este ușor de măsurat. Pentru alții, este mai crunt. Reprezentanța clienților are succes dacă răspunde la un număr mare de bilete? Ce se întâmplă dacă răspund rapid la bilete, dar își lasă clienții nemulțumiți și gata să-și abandoneze marca?
Fiecare angajat ar trebui să îndeplinească o funcție specifică în afacerea dvs. Definiți-l cu atenție și comunicați exact ce așteptați de la ei și cum veți măsura succesul lor.
Programează apeluri regulate cu fiecare angajat pentru a te conecta cu ei și pentru a vedea cum se descurcă, atât profesional, cât și personal. Amintiți-vă, toată lumea trebuie să se simtă conectată la ceva mai mare decât ei înșiși, iar această conexiune se poate simți deosebit de tenuoasă pentru lucrătorii îndepărtați.
3. Închiriere la distanță
Angajarea de la distanță, la fel ca orice altceva despre munca de la distanță, poate fi dificilă fără interacțiuni față în față. Să ai încredere în intestin și în intuiție este mai greu atunci când nu poți vedea micro-expresiile și manierismele persoanei. Este mai greu să știi când o persoană minte sau să obții o măsură exactă a ei.
Și simplul fapt este că nu toată lumea este tăiată pentru munca de la distanță. Telecomunicații trebuie să fie motivați intrinsec și să aibă propriul foc care arde în interiorul lor. Nu există niciun loc în afaceri virtuale pentru tipurile birocratice care se amestecă pe hârtie, care muncesc foarte mult pentru a părea că lucrează din greu.
Tactica de atenuare
Dacă o închiriere nu este un „heck” da, atunci sunt un „heck” nu.
Interviu candidați promițătoare de câte ori aveți nevoie pentru a face o închiriere cu încredere 100%. Continuați să intervievați fețe proaspete până când simțiți căldura focului intern. Încă o dată, conferințele video ajută.
O altă opțiune este să angajați oameni pe plan local și să țineți interviurile personal. Compania se poate reuni ocazional în persoană, după dorință pentru exerciții de team-building, petreceri și întâlniri importante, dar zi de zi, angajații pot lucra de acasă. Fosta mea companie a adoptat această abordare și a funcționat bine.
Cuvânt final
Este mai ușor să pornești și să scaliști o companie în lumea de azi decât oricând. Vânzarea de widget-uri în 20lea secolul ar fi necesitat o vitrină scumpă cu mult trafic de picior, dar în zilele noastre, tot ce ai nevoie este de 9,99 USD pentru un nume de domeniu.
Totuși, acel cuțit taie ambele feluri. Deoarece bariera de intrare este cu atât mai mică, înseamnă că proprietarii de afaceri se confruntă cu întreruperi și provocări constante atât din partea concurenților existenți, cât și din start-up-uri. Deveniți o afacere exclusiv virtuală vă pot ajuta să rămâneți slabi, verzi și agili, reducerea costurilor și vă poate ajuta să vă concentrați eforturile spre cele mai productive: marketing, vânzări, îmbunătățiri și extindere.
Care au fost experiențele voastre cu lucrători la distanță, telecomunicații și afaceri virtuale?
