14 întrebări de pus atunci când alegeți un furnizor de salarii pentru afacerea dvs.

Dacă afacerea dvs. plătește angajaților sau antreprenorilor - chiar dacă este o proprietate unică sau o micro-companie, fără alți angajați tradiționali decât voi - este timpul să vă ocupați de un furnizor de salarii pentru întreprinderile mici. Ai nevoie de un partener profesional de salarizare dacă:

• Alege să-ți impoziteze compania de înregistrare ca o corporație - aceasta este cunoscută sub numele de alegeri S-corp, o structură juridică comună care poate oferi beneficii fiscale pentru soloprenieri și proprietarii de întreprinderi mici; sau
• Subcontractați sarcini regulate, proiecte sau servicii de afaceri contractanților independenți pe care îi plătiți direct; și
• Nu doriți să gestionați procesul intensiv în timp și în detalii pentru calcularea cheltuielilor de salarizare, executarea rulărilor de salarizare și menținerea respectării cerințelor fiscale și de raportare statale și federale.

Cu zeci de furnizori de salarii de renume deschise pentru afaceri, alegerea unuia nu este o sarcină mică. Și pentru că aceasta este o decizie pe care vreți să o luați o singură dată, miza nu este banală. Alegeți cu înțelepciune sau veți reveni prematur pe piața furnizorilor de salarii.

Considerații cheie pentru alegerea unui furnizor de salarii pentru întreprinderi mici

Pe măsură ce evaluați multe opțiuni de procesare a salarizării pentru întreprinderile mici, analizați următorii factori importanți pentru a vă asigura că veți face cea mai bună alegere pentru afacerea dvs. și angajații săi.

1. Are o reputație bună?

Furnizorii de salarii cu reputație bună tind să își îndeplinească promisiunile. În ciuda simplității sale aparente, rularea salarizării este un efort complex cu multe părți în mișcare în culise. Eșecul MyPayrollHR din septembrie 2019, un procesor bazat pe cloud care s-a închis brusc după o ultimă rundă de retrageri ale angajatorilor, este o poveste de precauție pentru angajatorii convinși că furnizorii de salarii sunt interschimbabili.

Componenții de genul QuickBooks Payroll au adăugat și perfecționat funcțiile de salarizare și resurse umane timp de mai mulți ani și au cultivat urmări aprige loiale în acest proces. Dacă nu sunteți confortabil să încredințați ceea ce poate fi cea mai importantă funcție de business noncore a companiei dvs. unui upstart care ar putea sau nu face bine din pretențiile sale, căutați un jucător consacrat.

2. Gestionează calculul și plata impozitelor pe salarii?

Gestionarea impozitelor pe salarii este o perspectivă consumatoare de timp, orientată în detaliu, care antrenează nenumărați proprietari de afaceri care altfel ar face propria salarizare în brațele furnizorilor de salarii. De ce să plătești pentru procesarea salarizării care nu include calcularea automată a impozitului pe salarizare, depunerea și plata?

Dacă furnizorul dvs. de salarii preferat nu oferă o gestionare completă a impozitelor la toate punctele de preț, gândiți-vă cu atenție înainte de a continua. Cel puțin, primăvara pentru un plan care să includă gestionarea impozitelor.

3. Este mobil-prietenos și mobil-funcțional?

Rare este aplicația din cloud care nu-și aruncă „prietenia cu mobilul”. Aplicațiile prietenoase pentru mobil au un text curat, mai mare și icoane clare, care apar lizibile și distincte pe dispozitivele cu ecran mic precum smartphone-urile. Este o considerație esențială pentru orice proprietar de afaceri sau plumb de salarizare care dorește flexibilitatea de a gestiona și executa salariile din mers.

Dar prietenia mobilă nu este singura considerație pentru utilizatorii frecventi de telefonie mobilă. Dacă vă așteptați să efectuați o muncă semnificativă de salarizare de pe smartphone-ul sau tableta dvs. sau intenționați să angajați un profesionist în resurse umane pentru a face același lucru, alegeți și un furnizor de salarii cu funcționalitate mobilă excelentă - nici unul a cărui aplicație mobilă sau site este o imitație palidă a produsul său desktop complet.

4. Câștigă note mari de la utilizatori?

Nu toți furnizorii de salarii se bucură de luxul de serviciu sau de beneficiile statutului de familie. Majoritatea nu. Luând în considerare doar acele procesoare cu mulți ani de rezultate consecvente, este posibil să lipsiți de upgrade-urile de calitate care fac lucrurile diferit și mai bine decât pe cei care sunt încrezători..

Începeți căutarea de informații fiabile despre procesoarele de salarizare mai noi, prin pieptănarea prin tehnologii de renume și publicații de afaceri, inclusiv banii de blocare, pentru recenzii imparțiale. Suplimentează recenzii ale experților cu feedback-ul lăsat de utilizatorii reali pe platforme precum Capterra. Și verificați modelele de reclamații cu avocații de stat, arbitri generali și privați, cum ar fi Better Business Bureau.

5. Oferă urmărire integrată a timpului?

Urmărirea integrată a timpului nu este, de regulă, un întreruptor pentru întreprinderile mici, cu salariați uniform salariați, care sunt scutiți de plata suplimentară sau pentru cei care se bazează exclusiv pe munca contractuală.

Dar este esențial pentru angajatorii care au angajați pe oră și, fără îndoială, atunci când acești angajați lucrează ore diferite în fiecare perioadă de plată. Restaurantele și cafenelele, furnizorii de întreținere a proprietăților și întreprinderile sezoniere de toate tipurile au nevoi extinse de cronometrare care necesită o integrare strânsă a salarizării.

6. Odată configurat, se execută automat salarizarea?

Salarizarea manuală este o scurgere semnificativă de timp pentru întreprinderile cu mai mulți angajați și contractori. În loc să vă resemnați pentru a petrece ore întregi asigurându-vă că sunteți gata să rulați salarizarea, alegeți un furnizor de salarii care automatizează procesul după configurarea inițială. De exemplu, toate QuickBooks Payroll Punctele de preț oferă salarizare automată pentru angajații salariați la depozit direct, întotdeauna cu opțiunea de a examina în prealabil rulajul și posibilitatea de a adăuga o compensație specială, precum bonusuri și comisioane, după cum este necesar.

7. Permite depunerea directă în aceeași zi?

Toate celelalte se mișcă mai repede în aceste zile. De ce nu procesarea directă a depozitului furnizorului dumneavoastră de salarii?

Standardul de depozit direct de două zile este aproape la fel de antichizat ca și cecul de hârtie. Cu șomajul aproape de valorile istorice, lucrătorii talentați caută orice scuză pentru a merge mai departe. Pentru angajații deja neafectați, prelucrarea lentă a salarizării este adesea pavilionul proverbial care sparge spatele cămilei. Nu există niciun motiv pentru a ispiti soarta.

În funcție de plan, principalele platforme de procesare a salarizării, cum ar fi QuickBooks Payroll, oferă depuneri directe pentru ziua următoare și aceeași zi, reducând sau eliminând decalajul dintre retragerea salariilor și depunerea. Este o caracteristică care vă permite să vindeți o plată rapidă ca unul dintre numeroasele beneficii favorabile angajaților pe care le oferiți noi angajări.

8. Este ușor de utilizat pentru non-profesioniști?

Chiar dacă aveți resurse pentru a angaja un contabil parțial sau full-time, o platformă de salarizare concepută cu oameni care nu sunt contabili în minte vă va servi mai bine. Salarizarea este ușor de complicat. Dar nu este o știință a rachetelor, așa că nu există niciun motiv să vă bazați pe un furnizor subordonat sau extern pentru a naviga în interfața suitei dvs. de salarizare sau pentru a interpreta rapoartele sale.

Înainte de a cumpăra un plan de salarizare, petreceți ceva timp cu setarea prin conținutul de ajutor al furnizorului. Căutați arhive extinse, videoclipuri tutorial, articole scrise de experți în engleză simplă și conținut generat de utilizator. Urmăriți și citiți acest conținut pentru a vă da seama de interfața și capacitățile platformei, apoi întrebați-vă: Pot folosi acest software pentru a rula salarii fără a face o eroare de calcul costisitoare și consumatoare de timp?

9. Este tarifat în mod adecvat?

Salarizarea este un domeniu în care plătește mai mult pentru un produs de calitate superioară, de obicei, plătește. Cu alte cuvinte, primești ceea ce plătești aici.

Dar nu plătiți pentru funcțiile și funcțiile de care nu aveți nevoie sau nu plătiți mai mult decât merită pentru cele pe care le faceți. Găsiți un furnizor de salarii care oferă mai multe opțiuni de plan cuprinzând o gamă de puncte de preț, cu atât mai bine să faceți o scară pe măsură ce adăugați angajați și întâmpinați provocări complexe de resurse umane.

Pe măsură ce evaluați potențialii furnizori de salarii, acordați o atenție deosebită cantității și calității caracteristicilor planurilor corespunzătoare. Când comparați planurile la nivel de intrare oferite de doi furnizori, căutați omisiuni clare sau incluziuni binevenite. Apoi, comparați prețul pentru a determina care este o valoare mai bună.

10. Utilizatorii noi obțin prețuri speciale?

Mulți furnizori de salarii oferă prețuri speciale pentru conturi noi. Perioadele de încercare gratuite, care se întind cel mai adesea 30 de zile - și uneori mai mult timp - sunt destul de frecvente. La fel și reducerile mai lungi. De exemplu, QuickBooks Payroll oferă 50% reducere pentru trei luni, echivalentul a 45 de zile gratuite, utilizatorilor noi care renunță la perioada de încercare gratuită de 30 de zile.

11. Ajută la raportarea cu noi închirieri?

Autoritățile de reglementare a muncii impun întreprinderilor să raporteze noi angajări la scurt timp după ce au loc. Nici un furnizor de salarii nu depune rapoarte de angajare noi în numele dvs. Dar mulți furnizează formele de care aveți nevoie pentru a face acest lucru cu exactitate și rapiditate.

12. Garantează rezultatele privind impozitul pe salarii?

QuickBooks Payroll nu este singurul furnizor de salarii care calculează automat, arhivează și plătește impozitele pe salarii, cu intrare minimă necesară utilizatorilor. Dar merită o laudă pentru o caracteristică fiscală favorabilă clienților. Garanția sa fără penalități fiscale promite să ramburseze taxele de penalizare IRS și dobânzi de până la 25.000 USD pe an atunci când trimiteți anunțul fiscal IRS în termen de 15 zile de la primire.

Cu toate acestea, tipărirea fină, QuickBooks Salarizare Garanția gratuită de impozit oferă salarii sufletești pentru proprietarii de afaceri îngrijorați de nepăsarea procesatorului lor de salarizare, revenind pentru a-i mușca. Este un gest pe care puțini furnizori de taxe salariale îl reproduc.

13. Se potriveste cu o varietate de structuri de salarizare și clasificări ale lucrătorilor?

Furnizorul dvs. de salarizare nu ar trebui să aibă probleme pentru a satisface nevoile de salarizare ale întreprinderii dvs., indiferent cât de complex sau de modificabil. Căutați furnizori care să ușureze schimbarea lucrurilor, cum ar fi ratele orare ale angajaților, indemnizațiile de ore suplimentare, ratele speciale de plată, statutul scutit și eligibilitatea bonusului. Aveți nevoie de un furnizor de salarii care crește odată cu afacerea dvs. pe măsură ce adăugați și promovați contractori și angajați.

14. Integrează sau oferă acces direct la alte produse HR?

Prelucrarea salarizării nu este singura întreprindere de servicii de resurse umane de care au nevoie pe măsură ce cresc. Rămâneți cu un pas înaintea planurilor dvs. și evitați incompatibilitățile nedorite între funcțiile de HR prezente și viitoare, alegând o suită de procesare a salarizării care se integrează perfect cu alte produse de bază în domeniul resurselor umane și contabilitate, cum ar fi administrarea de beneficii și gestionarea compensațiilor lucrătorilor. Căutați stimulente pentru a achiziționa mai multe servicii simultan. QuickBooks Payroll clienții beneficiază de 50% reducere timp de trei luni când se înscriu la QuickBooks Accounting, de exemplu.

Cuvânt final

Selecția furnizorului dvs. de salarii va avea un efect tangibil asupra micii dvs. afaceri. Vânzătorul ideal de salarii bifează majoritatea acestor cutii, printre altele:

• O experiență complet mobilă, prietenoasă și funcțională
• Ușor de utilizat pentru nonprofesionisti
• Valoare excelentă pentru o varietate de cazuri de utilizare
• Funcții cu valoare adăugată, cum ar fi urmărirea integrată a timpului și contabilitatea
• Liniște-te totală cu privire la gestionarea impozitelor pe salarii
• Flexibilitate și scalabilitate pentru întreprinderile în creștere, cu un mix de contractori independenți și angajați cu normă întreagă și cu normă întreagă
• Funcționare de dezactivare, inclusiv procesare automată a salarizării
• Caracteristici favorabile angajaților, cum ar fi depozitul direct în aceeași zi

Acestea sunt cerințe rezonabile pentru întreprinderile care caută un furnizor de salarizare cu servicii complete, care să îndeplinească promisiunile sale.

Unele întreprinderi au și altele negociabile și pentru furnizorii potențiali de salarizare. Nu vă fie teamă să vă împingeți contactele de vânzări pentru a explica cum pot satisface nevoile dvs. Dacă doresc cu adevărat afacerea dvs., vor face tot posibilul să o facă.

Aveți un furnizor preferat de salarii pentru întreprinderile mici? Care este lucrul tău preferat despre asta?