5 Pași de soluționare a problemelor - Proces și strategii pentru succes

Desigur, abilitățile de rezolvare a problemelor variază considerabil de la un individ la altul - unii dintre noi excelează în rezolvarea dilemelor generale, în timp ce alții sunt mai abili în luarea deciziilor de zi cu zi. Cercetătorii de la Centrul de Cercetare a Învățării și Predării de la Universitatea din Michigan consideră că problemele de rezolvare a dificultăților tinde să rezulte din următoarele două probleme:

Precizie în lectură. Interpretarea incorectă a unei probleme poate provoca din perceperea ei fără a se concentra asupra sensului ei. De asemenea, poate rezulta din citirea cuvintelor nefamiliare, din vedere a unor fapte importante și de la începerea abordării sale premature. Mai simplu spus, multe persoane au dificultăți în a concepe o problemă cu exactitate la început și, prin urmare, dezvoltă soluții inadecvate sau incorecte.
Imprecizie în gândire. Anticii greci au numit capacitatea de a raționa corect „logica”. Astăzi, ne referim uneori la această abilitate ca „pragmatism” - un sistem de gândire pentru a determina sensul, adevărul sau valoarea. Deciziile slabe rezultă dintr-o lipsă de claritate, astfel încât informațiile irelevante sunt luate în considerare în procesul de rezolvare a problemelor. Uneori urmărim soluții care nu îndeplinesc obiectivele propuse sau nu reușim să rupem probleme complexe în părți inteligibile atunci când constrângerile de timp ne obligă la decizii premature.

Fiecare dintre noi ia în fiecare zi decizii care ne afectează fericirea, cariera și satisfacția cu viața. Învățând și exersând abilitățile rezolvatorilor de probleme dovedite - și urmând pașii necesari - îți poți stimula stima de sine, reduce conflictele interpersonale și scade stresul general.

1. Definiți o problemă

Înțelegerea completă a unei probleme înainte de a dezvolta soluții posibile este esențială. Unele probleme par simple - a decide ce să mănânci la micul dejun, ce să te îmbraci la serviciu, dacă să faci tranzit în masă sau să conduci - și soluțiile lor au rareori vreun impact real asupra vieții noastre. Alte probleme sunt incredibil de complexe și au consecințe pe termen lung: alegerea carierei, cu care alegem să ne căsătorim sau dacă urmăm un nivel avansat de învățământ.

Problemele sunt în continuare complicate din cauza emoțiilor și dacă percepem că punerea în aplicare a unei soluții este dureroasă sau plăcută. Faptul că multe dintre deciziile noastre au consecințe departe în viitor duce la amânare și la o complexitate suplimentară.

Modul în care ne gândim sau definim o problemă poate duce la oportunități ratate, soluții inadecvate sau impermanente, costuri inutile, timp irosit și frustrare continuă și stres. Un exemplu în acest sens este atunci când simplificăm problemele căutând soluții unice, fie sau fie pe termen scurt, fără să neglijăm consecințele pe termen lung.

De exemplu, un părinte grăbit care are nevoie să servească cina ar putea alerga la magazin pentru masa din acea noapte și ar putea repeta comportamentul de mai multe ori pe săptămână. În căutarea soluției pe termen scurt (cumpărați cina de diseară) și neglijând soluția pe termen lung (faceți o călătorie alimentară mare și bine planificată în avans), pierde timp, gaz și efort și face față frustrărilor repetate.

De obicei, există o serie de decizii și acțiuni pe care le putem lua pentru a rezolva o problemă, fiecare dintre acestea având diferite efecte pe termen scurt și lung care trebuie luate în considerare. Extinderea definiției unei probleme prin furnizarea de mai multe detalii poate stimula gândirea critică și poate rezulta în soluții multiple, adesea inovatoare. Solvenții mai buni de probleme știu că a pune mai multe întrebări înainte de a încerca să găsească o soluție aduce în general rezultate mai bune.

Importanța unei descrieri exacte

Charles Kettering, șeful diviziei de cercetare General Motors din 1920 până în 1947, a afirmat: „O problemă bine declarată este o problemă pe jumătate rezolvată.” Un articol din 2012 în Harvard Business Review a fost de acord, spunând: „Problemele bine definite duc la soluții avansate.” Autorii au considerat că majoritatea companiilor și a persoanelor nu sunt suficient de riguroase în definirea problemelor pe care încearcă să le rezolve și să explice de ce soluția este importantă.

De exemplu, curățarea coastei Alaskan în urma vărsării de petrol Exxon Valdez din 1989 a costat mult mai mult decât era de așteptat și a durat mai mult de 20 de ani până la finalizare, în primul rând din cauza eșecului în considerarea faptului că petrolul din apele subarctice devine sirop. Vascozitatea scăzută a fluidului a făcut extrem de dificilă pomparea acestuia către stațiile de colectare onshore.

Odată ce problema a fost extinsă de la „curățarea uleiului” pentru a include „vâscozitatea materialelor”, un chimist din industria cimentului a propus o soluție care să vibreze uleiul congelat în barje, așa cum a fost pompat, păstrându-l fluid. În consecință, curățarea a fost accelerată cu o economie potențială de milioane de dolari.

Utilizarea metodei Kipling pentru definirea problemelor

Primul pas în rezolvarea oricărei probleme este o declarație clară și concisă - ceea ce susțin numitorii „declarație a problemei”. Metoda Kipling, numită după poemul din 1902 al lui Rudyard Kipling din cartea sa „Doar așa povești”, este unul dintre cele mai populare sisteme pentru definirea unei probleme. Uneori numit sistemul „Five Ws and One H”, jurnaliștii îl folosesc adesea pentru a comunica faptele unei situații.

Poemul evidențiază cele șase componente necesare pentru a încadra corect o problemă:

Ce este problema?
De ce rezolvă problema importantă?
Cand a apărut problema? Când trebuie rezolvat?
Cum s-a întâmplat problema?
Unde este problema care apare?
Care problema afectează?

O declarație de problemă ar trebui să fie cât mai clară și completă. De exemplu, un student destituitor care are în vedere dacă urmează un colegiu ar putea concluziona că „nu pot merge la facultate în semestrul următor.” Această decizie reflectă o declarație de problemă defectuoasă despre lipsa fondurilor, mai degrabă decât un cadru pentru a dezvolta soluții care pot permite prezența.

O declarație mai bună a problemei ar putea fi: „Eu (care) nu am fonduri pentru a plăti școlile și taxele semestrului următor (ce) la UCLA (unde) până la 1 septembrie (când). Am fost concediat de la locul de muncă de vară și nu pot salva cât am sperat (cum). Drept urmare, gradul meu și începutul carierei mele vor întârzia cel puțin șase luni (de ce) ”. O declarație extinsă a problemelor ar putea duce la alte soluții, cum ar fi căutarea de burse, împrumutarea de fonduri, participarea la un alt colegiu pentru studii mai mici, lucrul cu fracțiune de normă în timp ce frecventează școala, reducerea altor cheltuieli de economisit sau o combinație a tuturor.

2. Dezvoltați soluții alternative

O barieră comună în soluționarea cu succes a problemelor este dependența noastră de experiențele anterioare, în special cele care par similare cu situația noastră actuală. Potrivit psihologului G. Stanley Hall, oamenii sunt în mare parte creaturi de obișnuință, iar activitățile și deciziile noastre sunt adesea reflexe automate bazate pe părtinirile noastre personale, stereotipurile și istoria..

Mulți oameni de știință consideră că obișnuința este consecința naturală a evoluției, un compromis între necesarul enorm de energie al creierului - creierul reprezintă mai puțin de 2% din greutatea corporală a unui om, dar consumă până la 20% din aportul nostru caloric - și supraviețuire. . Fugind din mârâitul unui leu nevăzut, fără îndoială, a salvat mai mulți dintre strămoșii noștri decât așteptarea confirmării prezenței sale.

Din păcate, această tendință de a aplica aceeași experiență fiecărei probleme poate duce la decizii slabe. După cum a spus psihologul american Abraham Maslow, „Dacă ai doar un ciocan, vezi fiecare problemă ca pe un cui”.

Cu excepția întrebărilor bazate pe matematică sau pe fapte, puține probleme au o singură soluție. Solvenții de probleme mai buni folosesc o varietate de strategii pentru a dezvolta mai multe soluții înainte de a lua o decizie. Deoarece soluția optimă este descoperită de obicei prin compararea rezultatelor alternative, teoretizarea alegerilor multiple și a rezultatelor acestora este avantajoasă.

Tehnici de dezvoltare a mai multor soluții la o singură problemă

În această etapă, obiectivul este de a genera cât mai multe soluții potențiale, fără a lua în considerare dacă sunt realiste, practice sau eficiente. Tehnicile utile pentru a încălca obiceiurile vechi de gândire includ următoarele:

analogii. Luați în considerare probleme similare din trecutul dvs. și adaptați-le soluțiile la situația actuală. De exemplu, o companie care dorește să comercializeze un produs software nou ar putea lua în considerare tactica comună de marketing a industriei - avize de celebritate, prețuri introductive scăzute sau publicitate națională - pentru a lansa produsul..
Brainstormingul. Această tehnică necesită să vă opriți cenzorul intern și să produceți cât mai multe soluții pentru o problemă, indiferent cât de îndepărtată. Adesea numite „gândire creativă” sau „gândire din cutie”, soluții excepționale pot rezulta din combinarea, extinderea și îmbunătățirea gândurilor originale. IDEO, o firmă premiată de proiectare și dezvoltare în Silicon Valley, creditată cu produse precum mouse-ul original Apple, salteaua Tempur-Pedic și revoluționarul PillPack, se bazează puternic pe brainstorming pentru idei noi..
Diviza și cuceri. Dezmembrați o problemă mare și complexă în probleme mai mici, rezolvabile. De exemplu, obiectivul NASA de a pune un om pe lună în anii '60 a fost atins prin rezolvarea simultană a unor probleme de inginerie mai simple, de la cum să stiveze două sau mai multe rachete unul peste altul (multi-stadializare), până la selectarea și antrenarea astronauților.
Analiza mijloacelor-scopurilor. Începeți cu rezultatul dorit și lucrați înapoi prin pașii critici necesari pentru a vă atinge obiectivul. De exemplu, primirea unei promoții necesită, de obicei, o recomandare pozitivă a unui superior. Cu toate acestea, superiorii evaluează, de obicei, candidații prin înregistrarea lor de misiuni anterioare de succes. A avea oportunitatea de a lucra la o misiune depinde de prezența și obiceiurile de muncă constante ale angajaților și așa mai departe, până la sosirea la punctul de plecare al analizei tale.
Analiza cauzelor fundamentale. În loc să vă concentrați asupra problemei, concentrați-vă asupra cauzei problemei. În exemplul de deversare anterioară a petrolului, inițial s-a crezut că problema este timpul și costul extins al efortului de curățare. Cu toate acestea, cauza principală a fost dificultatea de a pompa rapid ulei gros spre instalațiile de depozitare.
Proces-si-eroare. În cazul în care timpul nu este o considerație și schimbarea este relativ simplu de implementat, luați în considerare să încercați totul până când veți ajunge la strategia optimă. Lecțiile învățate din greșelile noastre sunt adesea mai valoroase decât cele învățate din succesele noastre. Așa cum a spus Thomas Edison când a vorbit despre invenția sa asupra becului electric, „Nu am eșuat. Tocmai am găsit 10.000 de căi care nu au funcționat. ”

Timpul necesar pentru a dezvolta soluții multiple ar trebui să fie proporțional cu amploarea problemei și impactul acesteia. În același timp, încercarea de a dezvolta soluții de dragul mai multor opțiuni este rar utilă, mai ales după o perioadă extinsă de efort. Când sunteți confortabil că ați epuizat posibilitățile, este timpul să evaluați soluțiile potențiale.

3. Selectați o soluție optimă

Gândirea critică este procesul de conceptualizare, aplicare, analiză, sinteză și evaluare a informațiilor pentru a ghida credința și acțiunea, potrivit Fundației pentru gândire critică. Este un proces învățat menit să evite prejudecata, denaturarea, prejudecățile și inconsecvența și este esențial pentru rezolvarea eficientă a problemelor. Gândirea critică este necesară pentru a evalua soluțiile potențiale la o problemă și pentru a determina care ar fi cel mai probabil să producă cel mai bun rezultat general.

Eliminați precoce soluțiile ineficiente

Unele, dacă nu multe, dintre soluțiile alternative dezvoltate anterior nu sunt practicabile sau nu pot fi implementate, deoarece sunt prea scumpe, necesită prea mult timp, necesită resurse indisponibile sau produc rezultate incerte. Evaluarea unor astfel de opțiuni evident inadecvate este o pierdere de timp și energie și ar trebui evitată dacă este posibil.

Dimpotrivă, scanarea preliminară a soluțiilor posibile poate genera o perspectivă suplimentară și poate duce la cea mai bună alegere incontestabilă, eliminând necesitatea unei analize suplimentare. Jeff Bezos, fondatorul Amazon.com, susține că există întotdeauna un element de serendipitate - noroc sau noroc - în descoperiri sau salturi semnificative dincolo de gândirea convențională.

Dezvoltați o matrice de decizie pentru evaluare

Atunci când rezolvați cele mai complexe probleme, rareori există o singură soluție care îndeplinește toate criteriile - cele mai bune îndeplinesc cele mai importante criterii, cu consecințe negative minime sau impact asupra altor factori. Conform Mind Tools, o matrice de decizie este un instrument excelent pentru a înțelege vizual diferențele dintre soluțiile alternative atunci când nu există o alegere clară sau unică. Opțiunile potențiale pot fi clasificate în funcție de gradul în care îndeplinesc criteriile pentru cea mai bună alegere.

Iată câțiva factori care ar putea fi luați în considerare în analiza dvs. de soluții posibile:

Eficacitate. În ce măsură soluția rezolvă problema?
Functionalitate. Soluția este realistă în ceea ce privește resursele și capacitățile disponibile?
Promptitudinea. Solutia va satisface termene critice sau perioade de timp?
cheltuială. Ce va costa soluția în resurse și efort?
Risc. Care sunt consecințele - bune și rele?
maniabilitate. Pot fi măsurate rezultatele?

Fiecare factor ar trebui ponderat pe o scară de la 0 la 10 pentru importanță în soluția finală, 10 fiind cel mai bun clasament și 0 cel mai slab clasament. De exemplu, o soluție ar putea rezolva complet problema (un „10” pentru eficacitate), în timp ce alta rezolvă cea mai mare parte a problemei (un „7”). În mod similar, o soluție poate implica costuri reduse sau fără costuri („10”) sau necesită cheltuieli mari (un „0”).

Ultimul pas în crearea matricei este de a stabili importanța relativă a fiecărui factor în soluția finală folosind procente, astfel încât ponderile totale să fie egale cu 100%. De exemplu, eficacitatea ar putea avea un rating de 50%, în timp ce actualitatea este de 10%. În astfel de cazuri, matricea de decizie completată poate arăta similar ilustrației următoare:

Alegeți cea mai bună soluție folosind informațiile disponibile

Dacă soluția cu cea mai mare evaluare intuitiv nu pare a fi cea mai bună, reanalizați ponderea și clasamentul inițial. Disconfortul pe care îl simți poate fi un indiciu că anumiți factori sunt mai importanți pentru tine decât credeți inițial. În acest caz, re-clasificați-le și regăsiți-le din nou. Fiți conștienți că un scor scăzut într-un factor poate fi suficient pentru a-l arunca ca soluție. De exemplu, costurile mari pot fi suficiente pentru a face o soluție inacceptabilă.

4. Implementați soluția optimă

După ce ați luat decizia cu privire la cea mai bună soluție a problemei dvs., este timpul să luați măsuri. Recunoașteți că punerea în aplicare poate să nu meargă fără probleme, mai ales dacă soluția depinde de cooperarea altor persoane. Practic, fiecare decizie necesită o schimbare a status quo-ului și, așa cum a scris Niccolo Machiavelli în 1532, nu există „nimic mai dificil de luat în mână, mai periculos de conduit sau mai incert în succesul său, decât să preia conducerea în introducere a unei noi ordini de lucruri. " Tendința oamenilor de a rezista schimbărilor este atât de răspândită încât consultanții în managementul schimbărilor câștigă în mod regulat venituri anuale de șase și șapte cifre.

Deși este important să implementăm o soluție la problemele critice cât mai repede posibil, este de asemenea prudent să recunoaștem obstacolele care pot apărea și să dezvoltăm o strategie corespunzătoare pentru a depăși rezistența. Iată câteva obstrucții comune pentru schimbarea într-un mediu de afaceri:

Miscandu-ma prea repede. În loc să reziste direct, oamenii sunt mai susceptibili să caute întârziere, cerând mai multe informații, luând în considerare alte alternative sau pledând pentru o lipsă de resurse.
Implementarea durează prea mult. Soluția este prea puțin, prea târziu.
unaffordable. Costul este prea mare sau va reduce alte investiții importante.
suficient personal. Oamenii dvs. sunt prea ocupați sau nu au pregătirea pentru a implementa soluția.
Clienților nu le va plăcea. Vei pierde cota de piață pentru concurenți, reclamațiile clienților vor crește sau serviciul pentru clienți va avea de suferit.
Consecințele negative nu sunt cunoscute. Ce se întâmplă dacă soluția nu funcționează sau ne determină să pierdem afaceri?
Soluția nu va funcționa. Analiza problemei este defectuoasă, a fost prea grăbită sau nu a putut lua în considerare elementele necesare.

Nu vă fie teamă să vă confruntați cu obiecții din partea celorlalți sau a dumneavoastră. Cu alții, răspundeți la întrebări de fapt, politicos și cu cât mai multe informații posibil. Mențineți accentul pe soluționarea problemei, nu personalitățile celor implicați.

Dacă se ridică o obiecție sau o soluție legitimă care nu au fost luate în considerare anterior, fiți pregătiți să amânați punerea în aplicare până când poate fi investigată. Dacă vă reconsiderați decizia pe baza obiecțiilor primite, investigați rapid și raportați rezultatele tuturor celor implicați. Nu aveți mândrie de autorul unei soluții, ci în procesul de a determina cea mai bună soluție.

5. Ai încredere în analiza ta

Dacă ați urmat cu atenție pașii pentru o mai bună soluționare a problemelor până în acest moment, aveți încredere că munca dvs. este completă și ați ajuns la cea mai bună soluție. O mare parte din rezistența pe care o întâlnești se datorează probabil fricii și lipsei de informații, mai degrabă decât unei obiecții veritabile față de soluția propusă.

Prin comunicarea procesului tău, poți converti nayayers-urile și gardurile în modul tău de gândire. Să fie transparenti și non-defensivi, recunoscând că temerile și obiecțiile lor sunt naturale și este posibil să apară în majoritatea situațiilor care implică schimbări.

Dacă un grup a fost implicat în proces pentru a ajunge la soluția optimă, identificați aliații-cheie care îi pot ajuta să-i convingă pe ceilalți că soluția este bună, pe baza tuturor informațiilor disponibile. A avea sponsori sau „campioni” pentru a ajuta la convingerea altora este întotdeauna o strategie bună atunci când implementăm o schimbare dificilă sau controversată.

Rezultate de monitorizare - Bucla de feedback

În ciuda celor mai bune eforturi, unele soluții nu funcționează conform planificării. Există multe motive pentru acest lucru: eșecul în luarea în considerare a tuturor factorilor, lipsa informațiilor disponibile, părtinirile neintenționate sau percepțiile greșite sau o schimbare a condițiilor de bază care afectează problema sau soluția. Trăim într-o lume incertă, astfel încât nu există niciodată un răspuns garantat a fi adevărat sau eficient în orice moment.

Marile produse și companii cresc prin procesul de integrare și inovație constantă. Prin monitorizarea continuă a rezultatelor, compararea lor cu așteptările și, ulterior, adaptarea acțiunilor cuiva pentru a obține mai bine rezultatul dorit - altfel cunoscut sub numele de „buclă de feedback” - putem fi siguri că soluțiile vor rămâne valabile și vor produce rezultatele dorite..

Conform Wired, buclele de feedback sunt modul în care învățăm, fie că le numim încercări și erori sau corectarea cursului. Au fost cercetate și validate în profunzime în psihologie, epidemiologie, strategie militară, studii de mediu și economie și sunt un instrument comun în planurile de antrenament atletic, strategiile de antrenament executiv și o multitudine de programe de auto-perfecționare. Elon Musk, inventator, antreprenor și CEO al Tesla Motors, susține că este important să aveți o buclă de feedback în care vă gândiți în mod constant la ceea ce ați făcut și cum ați putea să o faceți mai bine.

Deoarece rezultatele apar din soluția implementată, este important să colectăm date și să stabilim dacă consecințele sunt așa cum s-au prevăzut inițial. Când există un rezultat negativ neașteptat sau un rezultat care nu îndeplinește parametrii așteptați, rezolvatorii de probleme mai buni repetă pașii de rezolvare a problemelor, făcând ajustări după cum este necesar.

În multe cazuri, ajustările sunt minore și pot fi implementate rapid. Cu toate acestea, în unele cazuri, este necesară o nouă strategie sau soluție, iar asta înseamnă restabilirea problemei cu informațiile obținute în urma implementării.

Cuvânt final

Rezolvarea problemelor nu este o abilitate înnăscută, ci o abilitate dobândită. Ken Watanbe, fost consultant McKinsey și autor al „Problem Solution 101”, învață că practicarea unor abilități bune de rezolvare a problemelor dezvoltă o mentalitate care îi determină pe oameni să scoată tot ce este mai bun în ei înșiși și să modeleze lumea într-un mod pozitiv. Învățarea și utilizarea abilităților potrivite poate deveni un obicei, ușurarea rezolvării problemelor și abilitarea fiecăruia dintre noi pentru a ne îmbunătăți viețile și lumile.

Nu uitați, toată lumea se confruntă cu probleme, mari și mici, de zi cu zi care au nevoie de rezolvare. Urmarea acestor pași poate duce la decizii mai bune și la o viață mai fericită. În multe cazuri, nu problema creează cel mai mult stres, ci consecințele unei soluții slabe.