Cum să devii un notar public - responsabilități și cerințe

Notarul public, denumit și notar public, este un funcționar public autorizat de stat care îndeplinește o varietate de atribuții care implică documente oficiale sau legale. Notarii publici pot administra jurământul, pot servi martori la documentele semnate, vor depune mărturii înjurate (depuneri) și pot verifica sau certifica documente oficiale sau copii ale documentelor oficiale.

Notarii sunt ofițeri publici ai statului și, ca atare, trebuie recunoscuți și autorizați de către agenția de stat corespunzătoare, de obicei secretarul de stat, înainte de a-și putea îndeplini sarcinile. Fiecare stat are cerințe specifice pentru notarii publici și, deși aceste legi diferă între state, acestea impun cerințe similare. Iată informațiile esențiale pe care trebuie să le cunoașteți despre notarii publici și responsabilitățile, cerințele și costurile pe care le au.

Responsabilitățile unui notar public

Notarii publici îndeplinesc o varietate de roluri legate de procesul legal. În timp ce toți notarii trebuie să fie autorizați de statul în care locuiesc sau lucrează, notarii nu sunt funcționari de stat sau angajați ai statului. În schimb, aceștia servesc ca funcționari publici care oferă o serie de servicii pe care sunt autorizați să le îndeplinească în conformitate cu legislația statului.

Notarii îndeplinesc aceleași responsabilități generale indiferent de locul în care vă aflați, deși legile specifice statului conturează obligațiile pe care notarii trebuie să le îndeplinească. Oficiul secretarului de stat al statului dumneavoastră, oficiul local al funcționarului județean sau o agenție guvernamentală similară vor putea furniza informații despre ceea ce notarii pot și nu pot face și în statul dvs..

1. Marturie și recunoaștere

O mare parte din ceea ce face un notar implică verificarea dacă o persoană care semnează un document legal este cine pretinde a fi. Acest proces este cunoscut sub numele de recunoaștere sau martor și există trei pași de bază pentru notarizare în aceste cazuri.

Aspect. În majoritatea situațiilor, oricine dorește să semneze un document trebuie să se prezinte în fața notarului personal. Cu toate acestea, în unele situații, semnatarul poate semna documentul în afara prezenței notarului, poate aduce documentul în fața notarului și poate afirma sau recunoaște că semnătura este a lor. Dacă un notar trebuie să fie prezent fizic pentru semnare, depinde de tipul de document semnat. De exemplu, dreptul de stat ar putea impune ca un anumit document, cum ar fi o declarație de confidențialitate, să fie semnat și jurat sau declarat în prezența notarului. Cu alte documente, cum ar fi o ultimă voință și testament, afirmând în prezența notarului că ați semnat documentul și a făcut acest lucru din propria voință poate fi suficient.
Identificare. Notarii publici nu pot recunoaște un document fără ca fiecare semnatar să-și dovedească identitatea. Legile statului diferă în funcție de tipurile de notari de identificare pe care le pot utiliza pentru a verifica aceste informații, dar formularele comune includ permisele de conducere, cărți de identitate emise de stat, pașapoarte americane, cărți de identitate străine rezidente (cărți verzi) și cărți sau documente similare emise de un guvern agenție care include numele semnatarului, fotografia și alte informații de identificare, cum ar fi adresa. Formele de identificare care nu sunt emise de guvern sau care nu au o fotografie (cum ar fi cardurile de credit sau cardurile de securitate socială), nu sunt de obicei suficiente.
Semnătură voluntară. După ce s-a prezentat la notar și și-a dovedit identitatea, fiecare semnatar trebuie să semneze documentul și să afirme că îl face în mod voluntar.

2. Verificări

O verificare, uneori denumită a membru al municipalității sau verificarea la jurământ sau afirmare, este similară unei confirmări. Verificările necesită, de asemenea, să vă dovediți identitatea la notar înainte de a semna, dar adăugați cerința de a semna documentul doar după ce depune jurământ sau afirmă că conținutul, reprezentările sau declarațiile pe care le-ați făcut în document sunt veridice..

Când semnați documentul, notarul vă cere să ridicați mâna și să jurați sau să afirmați că conținutul documentului este veridic. Jurând veridicitatea unui document implică angajarea în fața unei puteri superioare că afirmațiile tale sunt veridice, în timp ce afirmarea implică angajarea la veridicitatea declarațiilor tale fără nici o referire la o putere spirituală sau religioasă. Semnatarii pot alege dacă doresc să înjure sau să afirme pe baza preferințelor personale.

3. Administrarea Jurărilor și Afirmărilor

Unele situații, cum ar fi mărturisirea într-o depunere, necesită să depuneți un jurământ sau o afirmație verbală fără a semna vreun document în prezența notarului. Notarii au voie să administreze jurămintele și afirmațiile în aceste situații, iar procesul este identic cu cel utilizat într-o verificare, cu excepția semnăturii.

4. Copii de certificare

Notarii publici pot atesta că fotocopiile anumitor documente sunt copii adevărate și identice ale originalelor. Aceste copii certificate pot fi apoi utilizate în locul originalului pentru orice scop necesar. De exemplu, dacă sunteți un rezident legal permanent care solicită un loc de muncă și dacă jobul necesită o copie certificată a cărții dvs. verzi, puteți lua cartea verde în fața unui notar și puteți notarul face o copie și să o ateste.

În timp ce notarii pot certifica o gamă largă de copii de documente, documentele înregistrate public - precum documentele corporative depuse la un secretar de stat sau transcrierile procedurilor judiciare - nu pot fi făcute decât de agenția guvernamentală care deține originalele.

Servicii notariale, avocați și consiliere juridică

Este important să rețineți că un notar public nu este un funcționar judiciar, un avocat sau cineva care poate oferi sfaturi juridice profesionale. În timp ce avocații autorizați pot deveni notari publici, devenirea unui notar public autorizat nu vă oferă dreptul de a oferi sfaturi sau îndrumări legale, de a pregăti documente legale sau de a reprezenta persoane în fața unei instanțe judecătorești sau a unei proceduri legale. Notarii publici pot oferi doar servicii specifice, limitate. Furnizarea de consiliere sau reprezentare legală profesională fără a fi avocat autorizat este o infracțiune.

De exemplu, dacă doriți să scrieți o ultimă testare și testament, trebuie să aveți voința dvs. semnată de doi martori adulți competenți. Dacă martorii semnează în prezența unui notar care le verifică identitățile, creați ceea ce se numește voință care se dovedește. Testamentele care sunt doveditoare sunt importante, deoarece atunci când o instanță este solicitată să stabilească dacă voința dvs. îndeplinește cerințele legale ale statului dvs., instanța poate accepta declarațiile notariale ale martorilor în loc să solicite acei martori să depună mărturie că v-au văzut sau ați semnat documentul.

Cu toate acestea, chiar dacă aveți voința dvs. semnată și atestată în prezența unui notar, acel act nu înseamnă neapărat că voința dvs. este legal valabilă. Pentru a fi considerată valabilă, testamentul trebuie să îndeplinească cerințele legale specifice, iar notarizarea nu este una dintre ele. Notarul nu vă poate oferi sfaturi cu privire la faptul dacă documentul dvs. este o ultimă testament legal și nici nu notifică garanția documentului că o instanță îl va accepta ca legal valabil. Pentru a fi sigur că testamentul dvs., sau orice alt document, este legal, notarizarea nu este suficientă; trebuie să vă asigurați că documentul îndeplinește orice cerințe legale relevante. Pentru a vă asigura că documentele dvs. sunt valabile din punct de vedere juridic, trebuie să contactați un avocat pentru consultanță juridică.

Cerințe pentru a deveni un notar public

Dacă doriți să deveniți notar, va trebui să îndepliniți cerințele specifice stabilite de statul dvs. Aceste cerințe diferă între state, dar sunt în general similare. Vă puteți aștepta ca procesul de a deveni notar să dureze cel puțin patru săptămâni, dar posibil până la 10 sau mai multe.

1. Eligibilitate

Pentru a fi eligibil pentru a deveni un notar public în orice stat, trebuie să îndepliniți câteva calificări de bază.

Vârstă. Trebuie să ai cel puțin 18 ani.
Cetățenie. Trebuie să fiți un cetățean american sau un rezident străin legal.
alfabetizare. Trebuie să puteți citi și scrie engleză.
Istoria criminală. În unele state, nu poți deveni notar dacă ai fost condamnat pentru vreo crimă, în timp ce în altele, nu trebuie să fi fost condamnat pentru o infracțiune. În alte state, nu trebuie să fiți condamnat pentru nicio infracțiune sau vreo infracțiune care implică necinste, fraudă sau înșelăciune. De exemplu, infracțiunea de baterie agravată implică a provoca intenționat vătămări corporale grave cuiva, în timp ce infracțiunea de a înfăptui un ofițer de ordine implică să te ții cu intenție pe ceilalți ca ofițer de poliție. Fiind condamnat pentru a înfăptui un ofițer de poliție (dacă infracțiunea a fost o infracțiune și nu un delict) vă descalifică să deveniți notar, în timp ce ați fost condamnat pentru o baterie agravată s-ar putea să nu implice formularea unor pretenții false sau necinstite..
Înregistrarea alegătorilor. Unele state solicită să fiți alegător înregistrat în județul sau statul în care doriți să obțineți licența de notar.
reședință. Unele state vă solicită să trăiți în statul în care doriți să deveniți notar autorizat, în timp ce altele vă permit să fiți și rezidenți ai unui stat învecinat. Alții nu necesită decât să lucrați în stat.
Fără revocări prealabile. Nu puteți fi un notar public dacă ați fost anterior notar și ați revocat licența.

2. Educație și testare

Într-un număr mic de state - California, Colorado, Delaware, Florida, Missouri, Montana, Nevada, Carolina de Nord, Oregon și Pennsylvania - trebuie să finalizați un curs de educație notarial oferit de un educator aprobat de stat. Cerințele de educație diferă, dar, de obicei, includ trei până la șase ore de pregătire în clasă sau online. Taxele de clasă pot costa 25 până la 100 USD sau mai mult.

Un număr puțin mai mare de state - California, Colorado, Connecticut, Hawaii, Louisiana, Maine, Montana, Nebraska, New York, Carolina de Nord și Utah - necesită să treceți la un examen notarial. Wyoming oferă un examen opțional, în timp ce Ohio permite judecătorilor locali să stabilească dacă este necesar un examen.

3. Verificare de fond

Unele state solicită tuturor notarilor să se supună unei amprente digitale și a unui control de fond penal, în timp ce alții fac o verificare de fond opțională sau nu impun una.

4. Cerere și comision

Trebuie să depuneți o cerere la agenția guvernamentală de stat corespunzătoare - de obicei secretarul de stat - pentru a obține licența dvs. de notar. De asemenea, poate fi necesar să includeți împreună cu cererea dvs. o copie a tuturor rezultatelor necesare ale examenului de autorizare, dovada rezidenței, dovada cetățeniei sau statutul legal de reședință permanentă și o semnătură notarială. De asemenea, de obicei trebuie să plătiți o taxă pentru cerere, care este de obicei cuprinsă între 25 și 50 USD. Dacă lucrați pentru o companie precum o firmă de avocatură, angajatorul dvs. poate fi dispus să acopere această taxă pentru dvs..

5. Comisia notarială

După depunerea cererii, veți primi o comisie de la biroul secretarului de stat sau de la biroul corespunzător care supraveghează notarii din statul dvs. Această comisie detaliază data la care autorizația notarială devine efectivă și cât durează termenul dvs. și poate conține alte informații, cum ar fi un număr de identificare notarial.

Comisioanele notariale sunt de obicei eficiente pentru un singur termen de patru ani, dar pot dura până la 10, în funcție de stat. La sfârșitul acestei perioade, veți avea opțiunea de a vă reînnoi comisia; dacă nu vă reînnoiți la timp și comisia dvs. expiră, va trebui să obțineți o nouă comisie dacă doriți să rămâneți notar.

6. Sigiliile și jurnalele

În afară de comisionul dvs., veți avea nevoie de una sau posibil de alte două furnizări de bază pentru a efectua servicii notariale. În primul rând, veți avea nevoie de un sigiliu oficial, o ștampilă pe care o veți folosi pentru a marca sau a înfățișa orice hârtie pe care o notați. Sigiliile includ diverse informații, cum ar fi numele tău, starea în care ai fost comandat, numărul tău de notar și data la care expiră comisia. În funcție de tipul de document pe care îl notifici și de cerințele statului dvs., sigiliul dvs. poate include, de asemenea, detalii precum data la care a fost notificat documentul și ce tip de documente au fost folosite pentru a dovedi identitatea semnatarului sau a semnatarilor..

În afară de un sigiliu, poate fi necesar să aveți și să mențineți un jurnal sau un caiet. Jurnalele notariale sunt permise în toate statele, dar sunt necesare doar în unele. Acest jurnal conține o listă cu toate documentele notate, data și ora notarizării, data documentului, tipul de documente utilizate pentru a verifica semnatarul, adresa semnatarului și, eventual, detalii suplimentare.

7. Obligație notarială

O obligațiune notarială este un fel de obligațiune de garanție sau de asigurare concepută pentru a proteja membrii publicului de greșelile pe care le-ar putea face un notar public. Cele mai multe, dar nu toate, statele solicită notarilor să aibă o obligațiune de garanție pentru o anumită sumă, cum ar fi 10.000 USD.

Pentru a obține o obligațiune, trebuie să plătiți unui asigurator autorizat de stat o taxă mică, de obicei între aproximativ 50 și 100 USD, deși posibil mai mult. Deși furnizorii de obligațiuni diferă în funcție de stat, puteți obține aceste obligațiuni de la agentul dvs. de asigurări, bănci sau companii de obligațiuni. Oficiul secretarului de stat al statului dvs. poate furniza, de asemenea, informații despre locațiile pentru a găsi furnizori de obligațiuni autorizate în zona dvs..

Odată legat, orice membru al publicului care pierde bani ca urmare a erorilor sau neglijenței dvs. poate fi compensat de către emitentul obligațiunilor (compania de obligațiuni sau compania de asigurare) pentru o sumă până la valoarea obligațiunii. Dacă se întâmplă acest lucru, va trebui să plătiți companiei de obligațiuni pentru banii plătiți.

8. Asigurări E&O

Spre deosebire de obligațiunile de garanție, care protejează membrii publicului de erorile sau neglijențele notariale, erorile și omisiile (E&O) este un tip de asigurare de răspundere profesională care protejează notarul de orice erori care ar putea provoca daune sau duce la probleme financiare membrilor publicul.

De exemplu, dacă faceți o eroare atunci când notariați un contract care duce la pierderea contractului de către semnatar la altcineva, puteți fi răspunzător (adică, trimis în judecată) pentru banii pierduți. Asigurarea E&O este concepută pentru a vă proteja de astfel de pierderi. Fără asta, activele dvs. personale ar putea fi în pericol dacă greșiți, dați în judecată și pierdeți. Asigurarea E&O nu este o cerință pentru a deveni un notar public, dar este considerată în general o alegere înțeleaptă pentru oricine prestează servicii notariale.

Multe companii de asigurări - precum Geico, Nationwide și Progressive - oferă o varietate de planuri de asigurare E&O și vor oferi oferte gratuite. Puteți căuta online aceste planuri sau puteți apela agenții de asigurare din zona dvs..

Găsirea unui notar

Dacă nu ați folosit niciodată un notar înainte, este posibil să nu știți unde să începeți să căutați atunci când aveți nevoie de unul. Din fericire, notarii publici sunt destul de des, iar găsirea unuia este pur și simplu o problemă de a ști unde să cauți.

În funcție de locul în care sunt acești notari și de relația dvs. cu aceștia, este posibil să puteți utiliza serviciile lor gratuit sau la un cost redus.

Angajatorul tău. Companiile de toate dimensiunile au o nevoie obișnuită de servicii notariale și nu este neobișnuit ca măcar o companie mică să aibă cel puțin un angajat care este notar public. Întrebați-vă angajatorul dacă compania dvs. are notari disponibili sau oferă servicii notariale angajaților.
şcoli. Studenții colegiului au uneori acces la serviciile notariale. Departamentele academice, birourile registratorului și oficiile de asistență juridică au adesea servicii notariale la dispoziția studenților sau a personalului.
bănci. Majoritatea băncilor și uniunilor de credit au cel puțin unul și, de obicei, mai multe notarii disponibile. Unii oferă servicii notariale deținătorilor de cont gratuit, în timp ce alții percep o mică taxă.
tribunale. Mulți grefieri de stat, județeni și municipali sunt notari publici. În mod similar, bibliotecarii din bibliotecile judiciare de judecată pot, de asemenea, să presteze servicii notariale.
Birourile guvernului. Unele birouri de stat, județ și oraș oferă servicii notariale rezidenților.
Birouri profesionale. Dacă aveți un avocat, firma lor de avocatură are aproape sigur un notar sau știe să găsească rapid unul. În mod similar, agenții imobiliari, planificatorii financiari și agenții de asigurare au adesea o licență notarială sau au angajați care o fac.
Furnizori de servicii de vânzare cu amănuntul. Unele puncte de vânzare cu amănuntul, cum ar fi magazinul UPS, farmacii și supermarketuri, pun la dispoziția clienților servicii notariale.
Notarii mobili independenți. Mulți notari oferă servicii mobile și vă pot călători pentru a vă facilita notarizarea. Puteți găsi notari mobili cu o căutare pe internet a notarilor din zona dvs..

Costuri notariale

Notarilor li se permite să perceapă taxe pentru serviciile lor, deși prețurile pot varia semnificativ și sunt adesea limitate sau prestabilite de legislația statului. Taxele prestabilite de notarizare a statului pot varia de la 1 USD la 15 USD pentru fiecare semnătură. Așadar, dacă aveți un singur document care necesită patru persoane să îl semneze și semnăturile lor sunt notariate, iar notarul percepe 5 USD pe semnătură, va trebui să plătiți 20 USD. În statele în care nu există taxe limitate sau prestabilite, notarii își pot stabili propriile taxe.

Notarii mobili sau notarii care călătoresc în locația dvs. au, de asemenea, dreptul de a percepe o taxă suplimentară pentru călătoria lor. Unele state au taxe de călătorie prestabilite, cum ar fi 0,30 USD pe milă, în timp ce altele nu. În statele fără taxe de călătorie prestabilite, notarii își pot seta propriile taxe.

Cuvânt final

Dacă nu ați făcut-o deja, probabil că va trebui să utilizați serviciile unui notar public la un moment dat din viața voastră. Știind ce implică asta, care sunt responsabilitățile dvs. și ce poate și nu poate face un notar va face ca lucrurile să meargă cât mai bine..

Dacă vă gândiți să deveniți notar, procesul este relativ ușor și ceva pe care majoritatea oamenilor este capabil să îl facă, iar a fi notar poate deveni chiar o sursă de venit suplimentar sau o bază pentru propria afacere..

Ai mai folosit vreodată serviciile unui notar public înainte? Tu ești un notar singur?