Verificare anuală în 15 pași pentru afacerea dvs. mică - Sunteți pe cale?

Sănătatea financiară a afacerii dvs. este o parte critică a succesului său. Cel puțin o dată pe an, acordați-vă timp pentru a examina cum funcționează afacerea dvs. și asigurați-vă că faceți pașii necesari pentru a vă atinge obiectivele. Iată 15 pași pe care îi puteți face pentru a face exact asta

veniturile

Veniturile sunt suma de bani pe care o aduce afacerea sau o câștigă înainte de a fi cheltuite. Fără venituri, compania dvs. nu poate face profit și rămâne viabilă pe termen lung. Iată cum să vă asigurați că veniturile dvs. duc la rezultate financiare pozitive.

Pasul 1: Comparați obiectivele de venituri cu veniturile reale

Fiecare afacere are nevoie de un buget care să descompună veniturile și cheltuielile anticipate. Dar rețineți că un buget nu are rolul de a colecta praful odată ce a fost întocmit. Este un document viu care vă poate ajuta să luați decizii mai bune și să identificați domenii de îmbunătățire pe tot parcursul anului.

Extrageți-vă bugetul curent și comparați-vă obiectivele de venituri cu rezultatele efective. Ți-a fost dor de țintă? Dacă da, de ce? Este posibil să fie necesar să vă ajustați cheltuielile pentru a compensa deficiențele de venituri.

Dacă ați atins sau depășiți obiectivele de venituri, ce ați făcut corect? Puteți face mai multe în viitor? Utilizați o parte din excedentul de venituri pentru a vă constitui fondul de urgență.

Pasul 2: Diversifică-te

În timp ce analizați veniturile, aruncați o privire la cât de mult din venitul dvs. provine de la un client sau un produs. Dacă o parte semnificativă provine dintr-o sursă, ce s-ar întâmpla dacă acel flux de venituri s-ar usca mâine? Afacerea ta ar avea probleme grave? Diversificarea în noi produse sau piețe poate fi riscantă, dar vă poate ajuta și să mențineți o măsură de stabilitate.

Pasul 3: Externalizare

Cât timp vă petreceți în sarcini care nu generează venituri, cum ar fi rețelele de socializare, contabilitatea, întreținerea site-ului web sau gestionarea unei căsuțe de e-mail aparent fără fundal? Dacă timpul pe care îl petreceți pentru aceste sarcini împiedică creșterea, este timpul să externalizați acele zone ale activității, astfel încât să vă puteți concentra pe creșterea veniturilor.

Pasul 4: Examinați lista dvs. de clienți

Aveți clienți sau clienți care vă epuizează energia? Poate că ei sunt cei care se lovesc întotdeauna de preț sau se plâng oricât de greu muncești pentru a le face plăcere. Poate că este timpul să-i tăiem pe acești clienți.

Atunci când porniți o companie, este obișnuit ca proprietarii de afaceri să își asume orice client plătitor, indiferent cât de dificil ar fi. Dar, la un moment dat, acei clienți problematici vă pot costa mai mult în timp și venituri pierdute decât valorează. Dacă timpul pe care îl petreci pentru clienții care scurg de energie te înșală să nu lucrezi cu clienții pe care îi iubești, concediați-i politicos și profesional.

cheltuieli

Este important să vă concentrați pe vânzări și creștere, dar dacă nu gestionați costurile, veniturile zboară pe ușă cât de repede intră. Iată cum să deveniți mai conștienți de cheltuielile dvs. de afaceri.

Pasul 5: Uitați-vă la tendințele de la an la an

Aruncați o privire la rapoartele de profit și pierderi din ultimii ani. Cum s-au schimbat cheltuielile de la an la an? Dacă afacerea dvs. crește, unele creșteri ale costurilor sunt rezonabile. Până la urmă, cheltuielile conduc adesea la venituri. Cu toate acestea, dacă nu acordați o atenție deosebită, unele cheltuieli pot ieși din mână. Aruncați o privire atentă asupra cheltuielilor dvs. și vedeți dacă puteți reduce costurile fără a afecta negativ calitatea.

Pasul 6: Examinați cheltuielile recurente

Modelul de afaceri bazat pe abonament este în plină expansiune. În loc să cumpărați produse și servicii, după cum este necesar, plătiți o taxă lunară sau anuală pentru a le primi în mod regulat. Este convenabil, deoarece nu mai trebuie să vă faceți griji cu privire la rămânerea unui produs sau la suspendarea serviciului. Dar această comoditate are un cost dacă plătiți abonamente pe care nu le utilizați.

Examinați-vă abonamentele și anulați orice nu mai utilizați. Pentru cei pe care decideți să îi păstrați, luați în considerare dacă nivelul de plan este încă potrivit pentru dvs. De exemplu, este posibil să plătiți pentru funcții premium din contabilitatea sau software-ul de gestionare a rețelelor de socializare atunci când o versiune cu nivel inferior de la o companie cum ar fi Quickbooks v-ar satisface nevoile la fel de bine.

Sfat Pro: Dacă afacerea dvs. plătește angajaților sau contractorilor, o companie de plată fiabilă este obligatorie. Carti rapide Payroll se integrează corect în software-ul dvs. de contabilitate Quickbooks, făcând totul simplu și simplu.

Creanțelor

Conturile de primit sunt banii pe care clienții îi datorează pentru bunuri sau servicii pe care le-ați furnizat deja. Multe afaceri s-au derulat deoarece, deși vânzările au fost puternice, veniturile sale stăteau în conturile de creanță în locul băncii. Iată cum puteți investi câteva minute din timpul dvs. pentru a vă menține fluxul de numerar puternic.

Pasul 7: Revizuirea procedurilor de colectare

Aveți creanțe restante cu 30, 60 sau 90 de zile scadente sau mai vechi? Este timpul să vă revizuiți procedurile de colectare. Un studiu realizat de agențiile comerciale de colectare din America a descoperit că probabilitatea colectării într-un cont delincvent scade drastic cu cât acesta este neplătit. La 30 de zile trecute, aveți o șansă de 88,7% de a colecta, dar până la 90 de zile scadente, această șansă scade la 68,9%.

Deci, cum să evitați să aveți veniturile câștigate cu greu în bilanț?

Scurtați condițiile de plată. Trimiterea facturilor pe hârtie și primirea cecurilor obișnuite. În acel mediu, acordarea clienților de 30 de zile pentru a plăti a avut sens, deoarece a permis întârzierile prin poștă. Astăzi, cele mai multe facturi de e-mail de afaceri și emit plăți electronice. Modificați termenii de plată de la „net 30” la „plata datorată la primire” și urmați după două săptămâni.
Urmăriți cu clienții imediat ce plățile au devenit scadente. Scrierile și e-mailurile colectate în scris sunt ușor de ignorat. Ridicați telefonul și apelați clienții atunci când plățile lor întârzie. Veți afla rapid dacă există o problemă și puteți lucra pentru a o rezolva, menținând în același timp o relație bună cu clienții.
Oferă clienților un stimulent la plată. Clienții stimulanți să plătească din timp sau să-i penalizeze pe cei care plătesc cu întârziere. Un stimulent comun este o reducere de 10% dacă clienții plătesc în termen de 10 zile. Taxele de întârziere pot fi o taxă forfetară sau un procent din valoarea facturii. De exemplu, s-ar putea să percepeți 1,5% din soldul neplătit pe lună, începând cu o factură cu întârziere de 30 de zile.

A rămâne la curent cu creanțele și a apela clienții cuvenite este o sarcină esențială de afaceri, dar una pentru care mulți proprietari de întreprinderi mici nu au timp sau înclinație. Dacă aceste sarcini sunt întotdeauna în partea de jos a listei de activități, aveți în vedere că sunt lucruri excelente de externalizat.

Pasul 8: Examinați termenii din contracte și facturi

Clienții dvs. nu vor plăti la termen dacă nu știu care este programul dvs. Asigurați-vă că contractele și facturile clientului dvs. stabilesc așteptări clare cu privire la momentul plății și la ce se întâmplă când plățile sunt întârziate.

De exemplu, veți suspenda serviciul? Veți solicita plata în avans pentru serviciile viitoare? Le vei trimite în colecții? Când termenii sunt precizați în contractele și facturile dvs., aveți un cip de negociere în discuțiile cu plătitorii întârziați.

Sume datorate

Conturile plătite sunt banii pe care afacerea dvs. îi datorează pentru lucruri precum utilități, inventar și consumabile. Gestionarea conturilor plătibile este esențială, deoarece dacă nu vă controlați datoriile, puteți câștiga rapid o reputație de plătitor lent cu furnizorii și furnizorii dvs. De asemenea, vă poate costa bani sub formă de taxe întârziate, taxe de dobândă crescute și chiar furnizori pierduți. Iată cum să vă asigurați că vă gestionați în mod responsabil conturile plătite.

Pasul 9: Revizuirea tarifelor tardive

Ați plătit compania taxe de întârziere anul trecut? Este un lucru să uitați o plată din când în când, dar dacă pierdeți o parte din veniturile dvs. din comisioane întârziate pentru datoriile scadente, trebuie să identificați motivul.

Poate că aveți probleme să vă plătiți facturile, deoarece clienții dvs. nu vă plătesc. Sau poate că cărțile dvs. sunt dezorganizate și veți beneficia de un sistem de evidență mai bun. Din nou, contabilitatea și plata facturilor sunt domenii ușor de externalizat dacă sunt ceva ce te chinui să te descurci singur.

bunuri

Activele sunt elemente de valoare pe care le deține afacerea dvs. Acestea includ articole corporale, cum ar fi numerar, inventar, mobilă și echipamente, precum și imobilizări necorporale, cum ar fi drepturile de autor, brevetele și reputația afacerii dvs. Dacă nu urmăriți în mod corespunzător bunurile dvs., este posibil să nu știți cum sunt utilizate, când trebuie reparate sau înlocuite sau când apare o pierdere. Iată cum să vă asigurați că vă protejați investițiile.

Pasul 10: Examinați programul de imobilizări fixe

Ce deții? Fiecare afacere are nevoie de un program de active fixe care să includă o descriere a fiecărui activ, precum și prețul de achiziție și data. Acesta poate fi o foaie de calcul simplă sau un program detaliat de depreciere menținut de către contabil. Cel puțin o dată pe an, revizuiți această listă pentru a vă asigura că au fost adăugate articole noi, astfel încât să nu pierdeți nicio deducție depreciere valoroasă pe declarația dvs. fiscală.

De asemenea, căutați elementele pe care le-ați dispus să fie eliminate din listă. Adesea, întreprinderile înlocuiesc un echipament vechi sau îl iau din serviciu, dar uită să-l scoată din registrul de active fixe. Dacă vi se solicită să depuneți o declarație de proprietate personală de afaceri la statul sau administrația locală, lăsarea activelor vechi pe listă poate însemna că plătiți în fiecare an această taxă..

Pasul 11: Faceți o verificare de reparație și înlocuire

Verificați-vă bunurile fizice, cum ar fi vehicule, echipamente, mobilier și computere. Aveți nevoie de întreținere? Acum este un moment bun pentru a programa asta. În timp ce sunteți la ea, luați în considerare dacă vreunul dintre activele dvs. fizice trebuie înlocuit în următorul an sau doi. Dacă da, poate doriți să începeți să alocați fonduri pentru a acoperi înlocuirea acum.

Pasul 12: Monitorizați-vă reputația online

Reputația afacerii dvs. nu este un element rând dintr-un bilanț, dar nu faceți nici o greșeală: în lumea actuală centrată pe Web, monitorizarea reputației dvs. online este esențială.

Google numele companiei dvs. pentru a vedea ce apare. Verificați recenziile pe Yelp și pe alte site-uri de recenzii. Dacă găsiți recenzii negative, răspundeți la feedback-ul constructiv într-un mod care arată clienților că doriți să rezolve lucrurile. Dacă vedeți informații inexacte sau inadecvate, căutați să le eliminați.

Alte domenii

Iată câteva etape suplimentare pentru a vă asigura că afacerea dvs. este sănătoasă și îndreptați-vă către locul unde doriți.

Pasul 13: Examinați-vă structura juridică

Este afacerea dvs. o singură proprietate, parteneriat, LLC, societate corporativă sau corporație? Structura juridică are încă sens? Dacă afacerea dvs. a crescut substanțial de când ați selectat tipul de entitate, discutați cu contabilul sau consilierul dvs. dacă structura activă curentă este încă cea potrivită pentru dvs..

Reforma fiscală a adus mai multe modificări regulilor fiscale pentru întreprinderi, în special pentru corporații. Este posibil să aveți posibilitatea să profitați de noi oportunități de planificare fiscală și să vă reduceți factura fiscală modificând structura afacerii dvs..

Pasul 14: Verificați acoperirea de asigurări de afaceri

Cum s-a schimbat afacerea în ultimul an? Modificările mărimii, structurii și modelului dvs. de afaceri pot afecta tipul și cantitatea de acoperire de asigurare necesară protejării acesteia. Programul de asigurare cu care ați început s-ar putea să nu mai fie potrivit.

Programează-ți o întâlnire cu agentul tău de asigurare pentru a discuta dacă trebuie să adaugi acoperire sau să-ți crești limitele privind răspunderea generală, proprietatea, răspunderea profesională, compensația lucrătorilor sau acoperirea umbrelă. În timp ce sunteți la ea, obțineți cotații competitive de la alte companii. Cumpărăturile vă pot oferi o rată mai bună pentru aceeași acoperire.

Pasul 15: Testează-ți securitatea online

Menținerea informațiilor și a informațiilor despre clienți, în condiții de siguranță și private este importantă. Urmați acești pași de la National Cyber Security Alliance pentru a vă asigura că datele dvs. sunt protejate:

Asigurați-vă că software-ul de securitate de pe toate dispozitivele dvs. este actual pentru a vă proteja împotriva virușilor, programelor malware și a altor amenințări online.
Activați actualizări automate de software dacă este o opțiune.
Utilizați întotdeauna parole puternice și autentificare cu doi factori, ori de câte ori este posibil.
Faceți copii de siguranță în cloud sau pe un hard disk separat în mod regulat.
Asigurați-vă că accesul la date sau sisteme critice este limitat la angajații care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile.
Au o politică clară pentru ceea ce angajații pot păstra și instala pe calculatoarele și dispozitivele lor de lucru.
Antrenează angajații să nu deschidă niciodată link-uri suspecte în e-mail sau să viziteze site-uri web necunoscute.

Cuvânt final

O companie sănătoasă nu înseamnă doar profituri. Este vorba și despre citirea între linii și de a pune întrebări potrivite pentru a vedea cum îți poți îmbunătăți afacerea. Pașii de mai sus necesită timp, așa că, dacă nu vi se pare că puneți deoparte câteva zile pentru a aborda totul o dată pe an, rezervați câteva ore în fiecare lună sau trimestru și împărțiți lista în bucăți manevrabile..

Indiferent de metoda pe care o alegeți, derularea unui control de afaceri vă poate oferi un bun simț al ceea ce se întâmplă cu afacerea dvs. și vă poate ajuta să evitați sughițele financiare ulterior.

Verificați periodic starea de sănătate financiară a afacerii dvs.? Ce pași ați adăuga la această listă?