10 moduri simple de a-ți îmbunătăți abilitățile de scriere în afaceri

Acum gândiți-vă la cât timp ați pierdut încercând să descifrați un e-mail sau un raport slab scris. Nu numai că este cititor frustrant și enervant, dar o scriere proastă poate duce și la comunicări greșite grave, oportunități pierdute sau chiar accidente la locul de muncă..

Ideea este că abilitățile de scriere bune sunt valoroase în mai multe feluri. Și, să-ți faci timp pentru a-ți îmbunătăți, ar putea plăti dividende semnificative pe parcursul carierei. Haideți să analizăm mai multe tehnici pe care le puteți utiliza pentru a vă îmbunătăți abilitățile de scriere în afaceri.

Valoarea abilităților de scriere solidă

O bună scriere este esențială în forța de muncă din mai multe motive.

În primul rând, a fi un scriitor bun te ajută să ieși în evidență de mulțime și îți îmbunătățește șansele pentru o promovare sau creștere. Te poate ajuta să-l convingi pe șeful tău să acționeze asupra proiectelor și ideilor de care te pasionează. O scriere bună te face să pari mai inteligent, credibil și mai profesionist. Acesta ajută la evitarea confuziei și a interpretărilor greșite, la crearea încrederii și a raportului cu colegii și la câștigarea clienților.

O scriere bună este deosebit de importantă datorită utilizării noastre sporite de social media. Cu toții am văzut profesioniști pe Twitter, pe LinkedIn sau pe Facebook cuvinte greșite sau folosim un cuvânt în mod incorect. Nu numai că acest lucru este jenant atunci când vi se întâmplă, dar vă poate afecta și reputația și credibilitatea în viitor.

Scrierea ta este unul dintre mijloacele principale în care vei fi judecat de-a lungul vieții. E-mailurile, textele și rapoartele pe care le trimiteți zilnic reprezintă o reprezentare fizică și înregistrare tu. De-a lungul timpului, aceste reprezentări își construiesc reputația și influențează relațiile de care ai nevoie pentru a prospera în cariera ta.

Scrisul tău îți comunică gândurile și este important ca acele gânduri să fie transmise în cel mai clar, cel mai elocvent mod posibil.

Kurt Vonnegut a spus: „De ce ar trebui să examinezi stilul tău de scris cu ideea de a-l îmbunătăți? Faceți acest lucru ca semn de respect pentru cititorii dvs., orice scrieți. ”

Indiferent dacă sunteți un antreprenor care trebuie să scrie un comunicat de presă excelent, un manager care scrie e-mailuri zilnice unei echipe ocupate sau cineva care caută un nou loc de muncă care trebuie să scrie o scrisoare de întâmpinare câștigătoare, abilitățile bune de comunicare sunt obligatorii. Cuvintele contează în viață și veți beneficia foarte mult de la a ști să le folosiți eficient.

Cum să-ți îmbunătățești abilitățile de scriere

Marea scriere necesită timp și practică. După cum a spus omul de afaceri iconic David Ogilvy, „Scrierea bună nu este un cadou natural. Trebuie să înveți să scrii bine. ”

Există mai multe moduri prin care puteți aduce rapid îmbunătățiri la propria scriere.

1. Gândește-te înainte de a începe să scrii

Înainte de a începe să scrii ceva, oprește-te și gândește-te la ce vrei și trebuie să spui. Întrebați-vă: „Ce trebuie să știe sau să înțeleagă această persoană după ce a citit acest e-mail?”

Puteți utiliza, de asemenea, „5 Ws + H” pe care toți jurnaliștii le folosesc atunci când își realizează munca:

Care: Cine este publicul meu?
Ce: Ce trebuie să știe?
Cand: Când se aplică acest lucru, când s-a întâmplat acest lucru sau când trebuie să îl cunoască?
Unde: Unde se întâmplă asta??
De ce: De ce au nevoie de aceste informații?
Cum: Cum ar trebui să folosească aceste informații?

De asemenea, trebuie să vă întrebați: „Chiar am nevoie să trimit acest e-mail?”

Profesioniștii din fiecare sector sunt inundați de e-mailuri în fiecare zi, multe dintre ele fiind inutile. Economisiți timpul și cititorul dvs. asigurându-vă că fiecare e-mail pe care îl trimiteți este cu adevărat necesar și relevant.

2. Păstrați-l scurt

După ce ați identificat ce trebuie să spuneți, ajungeți la punct rapid. Oamenii sunt întotdeauna apăsat de timp și vor aprecia curajul tău.

Ai nevoie de mai convingător? Opriți-vă și gândiți-vă la cât de frustrat vă simțiți după ce ați citit un e-mail de trei ori mai lung decât trebuie, cu punctele principale îngropate în partea de jos. Este o pierdere de timp și energie, corect?

Nu faceți publicul să treacă prin asta - fiți scurt.

Te poate ajuta să te gândești Cum oamenii citesc. Romanul Elmore Leonard oferă câteva sfaturi succinte, dar grozave, atunci când spune: „Încercați să lăsați afară partea pe care tind să o sară cititorii.” În general, aceasta înseamnă paragrafe lungi care au mai mult de-a face cu ce tu vreau să spun decât ceea ce cititorul trebuie să audă. Întotdeauna țineți minte cititorul.

Dacă descoperiți că nu puteți scrie un e-mail care are mai puțin de jumătate de pagină, atunci e-mailul nu este cel mai bun mod de a comunica aceste informații. În schimb, sună persoana și vorbește cu ea direct.

3. Evitați cuvintele pretențioase

În scris, scopul tău este să fii clar și direct. Dacă cititorul dvs. trebuie să folosească Google pentru a descifra ceea ce încercați să spuneți, se va simți înstrăinat și enervat.

Mark Twain a spus odată: „Nu folosiți un cuvânt de cinci dolari când o va face un cuvânt de cincizeci de centi.” Evitați tentația de a folosi cuvinte înflorite și pretențioase pentru a suna mai inteligent. Lipiți cu cuvintele de cincizeci de cent.

În aceeași ordine de idei, evitați jargonul ori de câte ori este posibil. Jargonul te face de multe ori sunet pretențios și îți poate înstrăina cititorul. În schimb, scrie modul în care vorbești. Păstrați-l natural și direct.

4. Folosiți Voice Active

Propozițiile active sunt directe, îndrăznețe și mai interesante decât propozițiile pasive. Propozițiile pasive sunt slabe și cuvinte; sunt ca o strângere de mână zdrențuitoare. Scrierea ta se va îmbunătăți dramatic dacă te străduiești să folosești propoziții active ori de câte ori este posibil.

De exemplu, uită-te la cele două propoziții de mai jos:

Pisica a zgâriat-o pe femeie.
Femeia a fost zgâriată de pisică.

Prima propoziție este scrisă în voce activă. Este clar și direct. A doua propoziție este pasivă.

Într-o propoziție activă, subiectul efectuează acțiunea verbului. Într-o propoziție pasivă, subiectul lasă acțiunea să se întâmple la lor. Iată un alt exemplu simplu:

Golful a lovit mingea.
Mingea a fost lovită de jucător.

În prima frază, subiectul (jucătorul de golf) îndeplinește acțiunea (lovește mingea). În a doua propoziție, subiectul (jucătorul de golf) vine după verb; primește acțiunea.

Pentru a detecta vocea pasivă, căutați forme ale verbului „a fi”, cum ar fi „voință” sau „a fost”, în fața unui verb. De exemplu, „Întâlnirea va avea loc la 20:00”, este pasivă. În schimb, spuneți: „Întâlnirea este la 20:00.”

5. Fii întotdeauna profesionist

Uneori este tentant să arunci o glumă sau să incluzi niște bârfe la un e-mail. Cu toate acestea, aceste suplimente nu contribuie la mesajul dvs. și vă pot afecta reputația. De asemenea, sunt ușor de înțeles greșit.

Da, trebuie să fii autentic și să lași vocea să strălucească în scrisul tău. Dar, de asemenea, trebuie să rămâneți profesioniști; este un act de echilibrare. O modalitate bună de a verifica potrivirea conținutului dvs. este să vă întrebați: „Aș fi confortabil cu asta dacă s-ar afla pe prima pagină a ziarului mâine dimineață?” Dacă acest lucru te face să crezi, fă ceva editare.

6. Clarificați-vă apelul la acțiune

Comunicările dvs. de afaceri sunt trimise cu un scop; este rar să scrii un e-mail care este doar informațional. Șansele sunt că ai nevoie de cititorul tău pentru a face ceva: să te suni înapoi, să-ți ofere mai multe informații, să le confirmi prezența la o ședință și așa mai departe.

Nu-l lăsați la dispoziția cititorului dvs. pentru a afla ce doriți să facă cu aceste informații. Spune-l și fii specific. De exemplu:

Vă rugăm să trimiteți înapoi orice modificări până marți 17:00.
Vă rugăm să sunați acest client până vineri pentru a rezolva problema.

Fii clar despre ce vrei și probabil vei descoperi că obții rezultate mai bune din partea cititorilor tăi.

Sfat Pro: Rețineți că, dacă aveți nevoie de acțiune imediată cu privire la ceva, discutați cu destinatarul în persoană. Ridicați-vă de la birou și du-te la biroul lor sau sună-i la telefon. Scrierea este un mediu important, dar nimic nu bate o conversație în persoană atunci când trebuie să finalizați ceva.

7. Folosiți în mod corespunzător linia dvs. de subiecte de e-mail

Linia de subiect a e-mailului dvs. este un instrument puternic; gândește-te la titlul pentru e-mailul tău. Sarcina unui titlu este să te asiguri că corpul este citit. Pentru a face acest lucru, titlurile trebuie să fie scurte, directe, puternice și specifice.

De exemplu, uitați-vă la cele două linii de subiect de e-mail de mai jos:

Întâlnirea de luni
Participare luni, 14 octombrie, ora 14:00, reuniunea trimestrială a rapoartelor

Prima linie de subiect este vagă și lasă o mulțime de întrebări fără răspuns. Care întâlnire de luni? Despre ce este întâlnirea? Trebuie chiar să știu despre această întâlnire?

A doua linie de subiect este mult mai specifică și, prin urmare, este mai probabil să fie deschisă și citită rapid. Comunică despre ce întâlnire vorbește autorul, când este și despre ce ar putea avea nevoie atunci când participi la această întâlnire.

Nu lăsați niciodată subiectul dvs. de e-mail necompletat. Filtrele de e-mail adesea clasifică liniile de subiect necompletate ca spam, așa că completează-l pentru a evita pierderea e-mailului.

Sfat Pro: Dacă trebuie să puneți o întrebare simplă, utilizați tehnica End of Message (EOM). Pur și simplu scrieți întrebarea dvs. în subiectul de e-mail și adăugați „EOM” la final. Acest lucru vă economisește timpul cititorului, deoarece pot răspunde rapid fără a fi necesar să citiți mai mult text inutil.

De exemplu, subiectul tău ar putea spune: „Vei participa la întâlnirea de luni de la 14:00? MOA.“

Asigurați-vă că destinatarii dvs. știu ce înseamnă EOM înainte de a utiliza această tehnică. Apoi, în mod ideal, vor răspunde în subiectul e-mailului de retur ceva de genul: „Da, voi fi acolo. MOA.“

8. Lipiți-vă de o temă în e-mailuri

Păstrați e-mailurile concentrate pe un punct sau o idee specifică ori de câte ori este posibil. Dacă trebuie să abordați un alt subiect, scrieți un e-mail separat. Concentrarea pe un subiect pe e-mail oferă cititorului tău timp pentru a procesa ceea ce spui și a răspunde direct. De asemenea, îi ajută să își organizeze e-mailurile mai eficient și să găsească mai rapid e-mailurile arhivate.

De exemplu, mai jos este un exemplu de e-mail care acoperă prea multe subiecte:

Linie de subiecte de e-mail: Întâlnirea de luni

Corp: Buna, Steve,

Vă mulțumim pentru toată munca depusă la rapoartele trimestriale săptămâna trecută. Ai făcut o treabă frumoasă! Cred că trebuie să scurtăm informațiile, dar în afară de asta, este grozav.

Scriam să văd dacă veți participa la ședința de luni. Dacă da, puteți aduce o copie a proiectului de raport trimestrial inițial? Aș dori să-i arăt lui Susan.

De asemenea, ai atins vreodată baza cu Al Thompson din Siracusa? El a avut câteva reclamații cu privire la ultima sa expediere și trebuie să ne asigurăm că acestea sunt adresate. Lasă-mă să știu cum se dovedește asta.

Mulțumiri,

Jim

Opriți-vă și gândiți-vă la câte lucruri i-a fost solicitat lui Steve în acest e-mail.

În primul rând, el trebuie să își dea seama dacă Jim dorește ca el să editeze informația sau dacă Jim o va face singur; nu este clar. El trebuie apoi să confirme că va fi la ședința de luni și, de asemenea, să-și amintească să aducă proiectul de raport. În cele din urmă, el trebuie să soluționeze acele reclamații ale clienților și să îi spună lui Jim ce s-a întâmplat.

E-mailul conține niște memento-uri importante, iar Steve ar putea dori să îl salveze. Dar titlul spune pur și simplu, „Întâlnirea de luni”. Dacă dorește să îl salveze ca un memento pentru a soluționa acele reclamații ale clienților, titlul nu are nicio legătură cu subiectul propriu-zis. Va trebui să-și amintească că memento-ul pentru a soluționa reclamațiile clienților se afla în e-mailul intitulat „Întâlnirea de luni”.

Faceți cititorilor dvs. o favoare și faceți lucrurile cât mai ușoare pentru ei. Păstrați-l simplu cu un subiect pe e-mail.

9. Nu folosiți niciodată e-mailul pentru a livra vești proaste

Nu folosiți niciodată e-mailul pentru a transmite vești proaste. Dacă trebuie să concediați pe cineva din echipa dvs. sau să oferiți feedback care să pară mai puțin trandafir, faceți-l în persoană. Este ușor ca neînțelegerile să apară prin e-mail, o perspectivă care se amplifică atunci când utilizați e-mail pentru a transmite vești proaste. În persoană, poți comunica cu compasiune și empatie și poți folosi limbajul corpului și tonul vocal pentru a-ți transmite sinceritatea și intențiile. Este ceva ce nu poți face doar prin e-mail.

10. Proofread, Proofread, Proofread

Greșelile de gramatică și de ortografie sunt jenante și îți afectează credibilitatea. Sigur, vă puteți baza pe instrumentele ortografice, dar acestea nu prind totul, în special cuvintele care sunt folosite în afara contextului.

După ce ai terminat de scris, citește-l imediat. Și, ori de câte ori este posibil, puneți-l departe și citiți-l din nou câteva ore (sau câteva zile) mai târziu. Dându-vă la o anumită distanță de scris, vă va ajuta să observați greșelile pe care le-ați ratat la prima citire.

Sfat Pro: Când citiți dovada, citiți cu atenție fiecare propoziție. Luați sfatul lui George Orwell, care afirmă: „Un scriitor scrupulos, în fiecare frază pe care o scrie, își va pune cel puțin patru întrebări, astfel: Ce încerc să spun? Ce cuvinte o vor exprima? Ce imagine sau idiom o va face mai clară? Este această imagine suficient de proaspătă pentru a avea efect? Și probabil că se va mai întreba încă două: Aș putea să o pun mai curând? Am spus ceva ce este evitat urât? ”

Dacă e-mailul sau raportul sunt deosebit de importante, dați-i unui prieten sau coleg de încredere să citească înainte de a-l trimite publicului său. O pereche proaspătă de ochi ar putea observa greșeli suplimentare care v-au lipsit.

Sfat Pro: Dacă găsiți că aveți nevoie de ajutor suplimentar pentru redactarea afacerii dvs., utilizați un serviciu precum Grammarly, care vă scanează textul și identifică greșeli gramaticale simple și complexe (inclusiv cuvinte ortografiate corect utilizate în contextul greșit). De asemenea, primiți explicații pentru fiecare greșeală, astfel încât să vă puteți îmbunătăți scrisul în viitor.

Cuvânt final

Oricine poate învăța să fie un scriitor mai bun, iar cel mai bun mod de a-ți îmbunătăți propria scriere este să practică. Cu cât scrii mai mult, cu atât vei primi mai bine. Puteți, de asemenea, să luați în considerare să luați un curs online gratuit de scriere de afaceri prin Coursera. Clasa a fost creată de Universitatea din Colorado-Boulder și este gratuită dacă faceți audit.

Ce greșeli faci cel mai adesea în redactarea afacerii tale? Ce crezi că faci bine?