Cum se creează un sistem de arhivare pentru înregistrări

Dar completarea impozitelor dvs. anuale nu este singurul motiv pentru a avea un sistem de depozitare bun. Este crucial să păstrați încasările pentru a arăta cât ați plătit pentru proprietăți și investiții, precum și pentru a dovedi când au fost făcute achizițiile. Este aproape imposibil să obțineți un împrumut fără a dezvălui evidența veniturilor și cheltuielilor dvs..

Urmărirea documentelor este o necesitate și poate cauza probleme celor care nu sunt pregătiți și dezorganizați. Cu toate acestea, crearea unui sistem de arhivare la domiciliu care are sens poate fi destul de simplu.

Configurarea unui sistem de arhivare

Dacă nu v-ați transformat încă într-un sistem fără hârtie de stocare a documentelor, puteți administra cu ușurință un sistem pentru a urmări toate înregistrările dvs..

1. Cumpărați consumabile necesare

Accesați magazinul preferat de birou și efectuați următoarele achiziții:

Un fișier cu dimensiunea unui litru de buzunar care se extinde până la trei centimetri și jumătate (aproximativ 3 USD)
Mai multe dosare de fișiere (mai puțin de 1 dolar fiecare)
Etichete pentru dosarele de fișiere (aproximativ 3 USD pentru un pachet de 250 de etichete)

2. Creați etichete

Etichetați folderul în expansiune pentru anul. Apoi, creați o etichetă pentru fiecare dosar de fișiere, după cum urmează:

Cheltuieli personale, cum ar fi îmbrăcăminte, cărți, alimente și divertisment
Medical / dentare
Facturile de utilități
Cumpărături mari și îmbunătățiri la domiciliu
extrase de cont
investiţii
Declarații și încasări ale cardului de credit
Plăti resturile
Fișele fiscale

3. Organizați-vă documentele și fișierele

După ce aveți etichetatele, începeți să vă organizați sistemul de arhivare. Pe măsură ce anul progresează, puteți adăuga mai multe dosare pentru a deține chitanțe pentru noi categorii de care trebuie să urmăriți, cum ar fi cheltuielile pentru educație, animale de companie sau călătorii.

Plasați folderele de fișiere în folderul în expansiune și păstrați-vă sistemul de fișiere în siguranță în ascuns într-un sertar sau dulap. Ori de câte ori efectuați o achiziție sau o plată a facturii, faceți obișnuința să plasați imediat chitanța în dosarul corespunzător.

Pentru a vă ajuta să rămâneți în vârful plăților de factură, creați un folder cu eticheta „Bills to Pay”. Păstrați acest folder într-o locație foarte vizibilă, astfel încât să vi se reamintească să o parcurgeți în mod regulat pentru a plăti facturile restante. După achitarea fiecărei facturi, introduceți înregistrarea în folderul corespunzător din sistemul dvs. de înregistrare.

De asemenea, ar trebui să creați un folder cu eticheta „Necesită atenție”. De exemplu, dacă trebuie să faceți o anchetă cu privire la o taxă suspectă pe cardul dvs. de credit sau dacă aveți nevoie să contactați un furnizor care nu v-a acordat credit pentru că a plătit cea mai recentă factură, ar trebui să păstrați o înregistrare sau un memento în acest folder.

Metoda de depunere zilnică

Prin implementarea acestui sistem, puteți reduce timpul petrecut în căutarea prin hârtii împrăștiate prin aranjarea fișierelor în fișiere organizate, corespunzător etichetate. Creați o rutină zilnică pentru a vă păstra fișierele în mod constant și întreținut corect:

Colectați poșta și treceți prin ea la biroul sau masa de bucătărie.
Deschideți fiecare bucată de poștă și puneți deopotrivă poșta electronică și plicurile pentru a fi reciclate.
Plasați facturile în folderul „Bills to Pay”.
Plasați chitanțele în folderul lor corespunzător. De exemplu, rezumatul serviciilor medicale ar trebui să fie înscris în folderul „Medical / Dental”.
Orice lucru care are nevoie de atenție imediată trebuie să se înscrie în folderul „Nevoi de atenție”, astfel încât să poți avea grijă de el rapid.

Ce să păstrezi și cât timp

În cele mai multe cazuri, ar trebui să păstrați înregistrări cel puțin trei ani, deoarece IRS caută de obicei trei ani în istoricul dvs. în timpul unui audit fiscal. Cu toate acestea, IRS poate alege să caute încă trei ani în istoricul dvs., prin urmare, este recomandabil să salvați înregistrări timp de șase ani.

Iată câteva înregistrări pe care ar trebui să le păstrați timp de șase ani:

Încasări pentru deducerile pe care le-ați listat pe declarația fiscală
Declarații de intermediere pentru tranzacțiile raportate la declarația dvs. fiscală
Înregistrări referitoare la vânzarea unei case sau a unei alte proprietăți raportate la declarația dvs. fiscală
Înregistrări ale veniturilor și cheltuielilor raportate pentru mica afacere în declarația de impozit

Fiecare hârtie care acceptă informațiile raportate pe declarația dvs. fiscală trebuie să fie salvată pentru cei șase ani de la data depunerii.

Cu toate acestea, există câteva înregistrări pe care doriți să le păstrați pentru totdeauna:

Declaratiilor fiscale
contracte
Actele de proprietate și declarațiile de închidere
Înregistrări ale contribuțiilor dvs. la planurile dvs. de pensionare
Polite de asigurare de viață
Documente de planificare a proprietății, cum ar fi procură sau acorduri de încredere

Hârtie de eliminat

După ce ați completat declarația fiscală pentru anul, există unele documente care pot fi eliminate. Cu excepția cazului în care se referă la declarația fiscală, ar trebui să poți scăpa de următoarele elemente:

Buletinele de depozit bancar și chitanțele bancomate
Cioturi de plată
Încasări ale facturilor prin cablu de utilitate

Cuvânt final

Nu există timp ca prezentul pentru a începe să vă organizați documentele. Cu cât configurați mai repede un sistem de arhivare organizat, cu atât mai repede puteți culege recompensele unei case sau birouri dezafectate. De asemenea, s-ar putea să vă fie mult mai ușor să accesați orice documente sau înregistrări oricând aveți nevoie.

Folosiți un sistem de arhivare la domiciliu? Ce strategii au funcționat bine pentru tine?

(credit foto: Bigstock)