10 sfaturi pentru dezvoltarea abilităților de comunicare eficiente la locul de muncă

Tânărul asistent, care se ridică între resentimente și lipsă de speranță, nu știa cum să răspundă la memoriul de trei pagini, care enumera eșecul după eșecul sarcinilor și așteptărilor care nu au fost îndeplinite de grup. Memoriul a concluzionat cu o amenințare că „lucrurile trebuiau să se schimbe sau altceva” și că el, managerul, nu-i mai pasă de indivizi din cauza neajunsurilor lor. Prietenul meu, întrerupt să renunțe la ceea ce credea a fi o evaluare nedreaptă sau să rămână atunci când o avansare ulterioară ar putea fi amânată sau imposibilă, m-a întrebat: „Ce să fac? Renunță sau rămâne acolo sperând să nu fiu concediat? ”

Comunicare orientată spre rezultate la locul de muncă

Toate comunicările au un rezultat. Dar rezultatul a fost, în acest caz, cel dorit de managerul care a scris nota? Relațiile de afaceri, în special cele dintre superiori și subordonați, sunt adesea stâncoase din cauza unei comunicări precare, a lipsei sau interpretării greșite a faptelor, a mediilor presurizate și a unui angajament reciproc de succes. Ca și în sport și politică, multe erori de afaceri nu sunt forțate. Dealurile aluniței devin munți, iar greșelile devin dezastre din cauza emoțiilor și a supraacțiunilor.

Cercetările au dovedit că emoțiile anulează deseori intelectul, o consecință a faptului că trebuie să lupte sau să fugă de eoni înainte când fiarele mâncau oameni care au fost încet să decidă dacă sunt periculoși. Din fericire, majoritatea întreprinderilor nu au un mediu „omorâți sau uciși” - dar suntem încă condiționați să reacționăm la una.

În acest caz, efortul managerului de a-i motiva pe angajații săi s-a retras. Chiar dacă au existat deficiențe aparente în aspectul magazinului și în operațiunile care trebuiau remediate, rezultatul memoriului a fost să concentreze atenția asupra personalităților, nu asupra performanței. În timp ce memoriul a fost fără îndoială cathartic pentru manager pe termen scurt, impactul pe termen lung a fost o pierdere de încredere și încredere în capacitatea sa de a conduce, o creștere a tensiunilor cotidiene între manager și ceilalți angajați. și probabilitatea unei pierderi semnificative a viitorilor manageri potențiali și a cunoștințelor lor instituționale acumulate. Cum ar fi putut gestiona managerul situația altfel?

Comunicare eficientă: Managerul

Există o serie de lucruri pe care un manager le poate face pentru a-și îmbunătăți abilitățile de comunicare:

1. Luați în considerare situația înainte de a lua orice măsură
Emoțiile noastre ne tentează să luăm decizii rapide pe baza unor dovezi superficiale care s-ar putea să nu reflecte adevărata natură a problemei. Managerul a presupus că aspectul slab al magazinului s-a datorat lipsei de efort sau atenție a angajaților. El nu a considerat că mai mulți angajați ai magazinului au fost reziliați din cauza situației financiare, în timp ce volumul de muncă al magazinului a rămas același. Fiecare asistent manager a fost responsabil pentru mai multe domenii cu mai puțini oameni care să facă munca.

Mai mult, fiecare asistent a fost obligat să ia o reducere de salariu din cauza pierderii marelui client și fiecare era îngrijorat de faptul că pierderea clientului și-ar încetini propria promovare către managerul magazinului. Deși nu era intenționat, efortul lor a suferit probabil din cauza propriilor griji.

2. Adunați și confirmați informațiile înainte de a lua o decizie
Avem tendința de a confunda simptomele cu boala și, prin urmare, de a trata simptomul, mai degrabă decât de boala de bază. Tehnologia ne permite să surprindem cantități masive de date și felie și tăiate pentru a face să apară în orice mod dorim. Dar datele reprezintă o reprezentare a problemei, nu problema în sine. Observarea activității asistenților și discuția și ascultarea lor despre aspectele meseriei lor ar fi putut duce la o concluzie diferită de cea pe care a ajuns-o managerul.

3. Concentrați-vă pe probleme, nu pe personalități
Memoriul managerului a atacat caracterul fiecărui asistent prin faptul că a fost leneș, abandonat sau că l-au trădat. Implicațiile au intensificat contextul emoțional al memoriului, depășind conținutul și scopul faptic al acestuia.

Asistenții, ca răspuns, au reacționat cu emoție, fără a se opri să ia în considerare validitatea faptelor sau să încerce să ofere managerului explicații. Ori de câte ori aveți de-a face cu o problemă care ar putea avea conținut emoțional, „Regula de 24 de ore” ar trebui să fie în vigoare: Nu trimiteți niciun e-mail, mesaj, scrisoare, notă sau raport către alții până când nu aveți o zi pe care să reflectați conținutul său și sunt siguri că comunică faptele și tonul dorit.

4. Gestionează persoane fizice, nu grupuri
Memoriul managerului a fost adresat tuturor și nimănui. Lipsa de specificitate a permis fiecărui destinatar să evite responsabilitatea personală, deoarece fiecare simțea că efortul său îndeplinise așteptările. În consecință, nota nu a reușit să obțină rezultatul dorit și a agravat un mediu de lucru deja sensibil. Comunicările de grup sunt perfecte pentru a oferi informații generale, educație și laudă; cu toate acestea, ele nu trebuie utilizate pentru direcții individuale sau critici. Amintiți-vă, lăudați în public și criticați în particular.

5. Faceți cunoștință cu subordonații Față în față
Sensul și intenția cuvintelor scrise fără contextul unei prezențe fizice sunt adesea înțelese greșit și pot duce la confuzie și conflict. Nu există niciun înlocuitor pentru a căuta pe cineva în ochi și pentru a vedea reacția la conversația dvs. pentru a clarifica conținutul și pentru a asigura înțelegerea și acordul.

Managerii se ascund adesea în spatele memoriilor și notelor ca și cum subordonații lor ar fi roboți care trebuie mutați în loc și programați. Cu toate acestea, liderii de succes caută un angajament responsabil și construiesc punți de încredere, respect reciproc și experiență împărtășită. Fii disponibil fizic și „mergi la plimbare” și anunță-ți oamenii tăi că ești cu ei în bine și în rău.

6. Alocați sarcini direct și clar
Oamenii funcționează cel mai bine atunci când știu ce se așteaptă de la ei. Managerii buni identifică obiectivele și măsurile în termeni simpli, de înțeles, atribuie responsabilitatea fără echivoc și confirmă că informația este înțeleasă de către aceia către care este direcționată. Managerii buni urmăresc și oferă informații corective pentru a se asigura că fiecare dintre subordonații săi se află pe aceeași pagină și lucrează pentru același obiectiv..

Managerii trebuie să-și amintească întotdeauna că niciun angajat nu-și ia un loc de muncă cu așteptarea că el sau ea vor fi trecute cu vederea, ignorate sau nesemnificative la locul de muncă. Angajații vor să fie plăcuți și respectați de către semenii lor și mândri de angajatorul lor. Provocarea conducerii este de a menține și dezvolta în continuare acest entuziasm și angajament al angajaților, chiar și în perioadele de stres.

Greșelile fac parte din creștere, iar scurtarea și corectarea cursului sunt întâmplări regulate în afaceri și în viață. Să te ocupi de subordonați de modul în care ai vrea să fii tratat într-o situație similară este cel mai bun curs pe care orice manager îl poate lua.

Comunicarea eficientă: angajatul

Prietenul meu, asistentul manager, a putut afla și de la acest eveniment. Reacția sa, deși înțeleasă, a exacerbat situația inutil. În consecință, el și ceilalți asistenți au suferit de griji inutile și au pierdut timp și eforturi făcând unii cu alții despre nedreptatea percepută de ei. Acest timp și energie ar fi putut fi cheltuiți mai bine pentru a aborda problemele magazinului și pentru a îmbunătăți serviciile pentru clienți. În timp ce nici el, nici ceilalți asistenți nu au putut afecta sentimentele managerului care au condus la notă, răspunsul lor la acesta a fost sub controlul lor.

Dacă vă aflați într-o situație similară, ar trebui să:

1. Nu personalizați niciodată critica
Indiferent dacă dai sau primești critici, ar trebui să se bazeze pe acțiuni și rezultate observate, nu pe intenție. Este imposibil să cunoaștem motivațiile din spatele unei activități, doar acțiunile fizice și rezultatul activității. În consecință, critici ar trebui să fie date și acceptate în mod șomer, luate în considerare pentru validitatea și pertinența sa, și puse în aplicare atunci când acțiunea este justificată.

Cu alte cuvinte, nu fi prea sensibil sau defensiv când primești feedback. Luați în considerare informațiile primite ca destinate să obțină un rezultat diferit, nu un atac personal.

2. Înțelegeți situația
În acest caz, cauza precipitată a criticilor a fost condiția fizică și aspectul magazinului. În alte momente, critica constructivă face parte dintr-o revizuire obișnuită a performanței angajaților, destinată să ofere feedback ambelor părți. Utilizați ambele oportunități pentru a vă construi relația și pentru a obține informații. Folosiți o recenzie ca ocazie pentru a primi și a da informații care altfel ar putea fi ratate.

3. Fii înțelegător
Ori de câte ori primiți ceea ce considerați a fi un atac sau o critică personală nejustificată, recunoașteți sursa și circumstanțele lor înainte de a ajunge la o concluzie. Din păcate, oamenii au zile proaste și răspund adesea asaltându-i pe alții din puțin motiv sau deloc. Când capetele sunt mai reci și presiunile sunt mai mici, contactați atacatorul pentru a afla mai multe despre problemă și cum poți face parte din soluție. Puteți descoperi că stimulul pentru atac a fost o reacție excesivă din partea expeditorului sau nu a avut nicio legătură cu dvs. sau cu munca dvs..

4. Aflați din greșelile voastre
Indiferent de stadiul carierei tale, poți și trebuie să înveți în continuare. De-a lungul vieții de lucru, veți lucra pentru și cu superiori de diferite capacități și talente. Unii vă veți aminti din cauza marii lor conducere, în timp ce alții vă veți aminti pentru că au fost astfel de manageri săraci. Chiar și acesta din urmă vă poate învăța ceva.

În acest caz, prietenul meu a aflat cum s-a simțit atunci când a fost acuzat pe nedrept de performanțe slabe. Sperăm că își va aminti sentimentele înainte de a face aceleași greșeli cu oamenii care îi raportează în prezent sau în viitor. Uneori, exemplele rele sunt mai eficiente decât cele bune.

Cuvânt final

Managementul și conducerea este o abilitate învățată. Managerii eficienți au experiență de ambele părți ale spectrului, luând indicații și oferindu-le. Și succesul unei companii este direct legat de îndemânarea managerilor și capacitatea lor de a conduce angajații prin perioade dificile și de testare.

Analizând și gândindu-vă în comunicările dvs. atât cu subordonații și cu superiorii dvs., puteți învăța mai bine cum să conduceți în orice poziție aveți. În acest fel, nu numai că îți vei asigura perspectivele de viitor pentru a crește rangurile companiei tale, ci vei crea, de asemenea, un mediu de lucru mai productiv și mai bun pentru tine și colegii tăi..

Ce alte sfaturi eficiente de comunicare puteți sugera?