13 modalități de a reduce costurile administrării auditive în afacerea dvs.
Determinarea modului de reducere sau eliminare a costurilor administrative specifice este esențială pentru rentabilitatea și succesul pe termen lung al companiei dumneavoastră. Reducerea acestor cheltuieli va scădea veniturile necesare pentru a se echilibra sau a obține un profit, va oferi o mai mare flexibilitate în strategia de prețuri pe termen lung și va îmbunătăți fluxul de numerar.
Modul de reducere a cheltuielilor administrative
1. Nu cumpărați - închiriați
Decizia dacă dețineți sau închiriați o proprietate se bazează în general pe scara dvs. de operațiuni. Dreptul de proprietate sau închirierile pe termen lung îți cresc costurile fixe și expunerea financiară. În timp ce acordurile de închiriere de la lună la lună tind să coste ceva mai mult pe termen scurt, capacitatea de a încheia acordul și de a se muta într-un spațiu mai adecvat economisește bani și răspundere pe termen lung. Într-o piață fluctuantă, o decizie mai înțeleaptă ar putea fi limitarea expunerii dvs. financiare, economisindu-vă banii pentru acea perioadă când sunteți mai confortabil cu oportunitățile de pe piață și cu o investiție care să corespundă criteriilor dvs..
2. Limitați cheltuielile de călătorie și divertisment
Relațiile cu clienții sunt întotdeauna importante și nu trebuie niciodată compromise. Cu toate acestea, valoarea întâlnirilor față în față nu depinde de cadouri fastuoase și mese scumpe la restaurantele de lux. Stabilirea unei politici de divertisment care să se potrivească economiei; clienții și potențialii dvs. vor înțelege, deoarece compania lor implementează, probabil, politici similare.
3. Telecomunicații
Tehnologia reduce efectiv distanța, astfel încât nu este nevoie să fie nevoie ca persoanele administrative sau specialiștii să fie localizați fizic împreună. Angajații care lucrează de acasă sau în facilități temporare de la lună la lună reduc sau elimină costul ridicat al spațiului de birou, precum și cererea de servicii de asistență. În multe cazuri, angajații care au posibilitatea de a telecomunica vor primi salariu mai puțin din cauza libertății și a lipsei costurilor de transfer.
4. Sublease Office și curte
Dacă aveți spațiu în exces care nu va fi utilizat timp de un an sau mai mult, investigați subînchiriere. În calitate de proprietar, veți continua să controlați spațiile și activitățile desfășurate în spațiu și veți avea un venit suplimentar pentru a compensa cheltuielile propriilor facilități.
Înainte de a fi de acord cu o sublot, ar trebui să fiți sigur că nu va fi necesar spațiul pe durata contractului. Includeți limba în contract pentru rezilierea anticipată, dacă va deveni necesar. Capacitatea dvs. de a ocupa din nou spațiul oferă o flexibilitate maximă și poate fi reflectată în acord, fie prin reducerea chirii chiriașului pe durata contractului, fie prin plata unei penalități dacă rezilierea devine necesară..
5. Refinanțarea datoriei
Ratele dobânzilor sunt neobișnuit de scăzute în acest moment. Dacă aveți o datorie pe termen lung pentru echipamente, utilaje sau imobiliare, acum este momentul să refinanțați cu scopul de a reduce plățile cât mai mult posibil pe termen scurt. În perioadele grele, numerar este rege, așa că doriți să țineți cât mai mult la îndemână pentru situații de urgență.
6. Eliminați abonamentele și abonamentele
De-a lungul timpului, multe companii adaugă abonamente și abonamente datorită industriei lor și a cheltuielilor mici pe care le implică o afiliere unică. Aceste cheltuieli se pot acumula rapid și pot trece neobservate, deoarece acestea apar adesea în diferite programe și rapoarte de cheltuieli.
Examinați-vă toate filialitățile sociale, fraternice și de afaceri pentru a vă asigura că sunt necesare și să contribuiți în mod regulat la funcționarea profitabilă a companiei dvs. Eliminați cele care nu.
7. Reduceți costurile de călătorie
Când este posibil, eliminați călătoriile, înlocuind călătoriile cu apeluri telefonice, e-mailuri și întâlniri video. Dacă trebuie să zburați, intenționați-vă să evitați costurile mari ale unei călătorii „bruște”. Măriți controlul conturilor dvs. de cheltuieli pentru a trimite un mesaj clar personalului dvs. că costurile sunt importante.
Când călătoriți, stați la hoteluri de afaceri, mai degrabă decât la hoteluri de lux, deoarece acestea sunt adesea la jumătate din costul unei facilități de patru stele. Și toți cei care călătoresc ar trebui să fie membri ai grupului de afinitate sponsorizat de acel hotel pentru a obține reduceri și nopți gratuite.
Mai mult, concentrați-vă închirierea mașinii pe un singur furnizor cu care ați negociat o rată de negociere - specificați modele standard, cu excepția cazurilor aprobate. Dacă stați într-un oraș mai mare, luați în considerare utilizarea taxiurilor în loc să închiriați o mașină. Întrerupeți serviciile private de limuzină decât dacă sunt comparabile cu tarifele taxiului.
8. Eliminați hârtia
Gestionarea hârtiei consumă mult timp și costisitoare. Sortarea, depunerea și găsirea fișierelor necesită timp și spațiu secretariat / clerical. Cumpărați un scaner și digitalizați toate hârtiile importante și păstrați-le în fișiere electronice bine organizate pentru a economisi spațiu și costuri administrative. Cărțile și înregistrările companiei dvs. sunt esențiale pentru funcționarea dvs. continuă, de aceea este important să păstrați și să asigurați copii ale fișierelor electronice din cadrul instalației dvs. și într-o locație îndepărtată..
Ar trebui să nu spunem că fișierele trebuie să fie salvate în fiecare zi, în special orice fișiere cu privire la identificarea clienților, înregistrările financiare sau informațiile de contact.
9. Distribuie cheltuieli de marketing
Identificați produsele sau serviciile care vă completează produsul. Apoi, contactați compania care furnizează produsele și negociați un acord de marketing reciproc. De exemplu, un antreprenor de la piscină ar putea fi de acord să comercializeze împreună cu un furnizor de mobilă de exterior, sau mai multe restaurante etnice ar putea promova o „experiență alimentară internațională” care prezintă fiecare restaurant într-o noapte diferită. Această strategie își extinde efortul de marketing fără a suporta cheltuielile care ar fi în mod normal asociate cu adăugarea de noi vânzători sau publicitate.
10. Mențineți echipamentul în casă
Dacă reparația și întreținerea reprezintă un cost semnificativ în operațiunile dvs., luați în considerare angajarea unui mecanic sau a unui specialist și aduceți reparația în casă. Veți avea echipamente mai bune, întreținute în mod regulat, care vă pot permite să evitați înlocuirile scumpe până mai târziu.
11. Utilizați mile aeriene pentru călătorii, hoteluri și autovehicule
Dacă dumneavoastră sau angajații dvs. zburați în mod regulat, vizați o singură companie aeriană cu un program bun de recompense de călătorie pentru utilizarea companiei. Înscrieți-vă, de asemenea, la una dintre cele mai bune cărți de credit pentru afaceri mici și, pe măsură ce punctele sau kilometrii se acumulează, utilizați premiile pentru afacerile companiei.
12. Instrumente și consumabile de monitorizare
Consumabilele sunt un activ invizibil care este adesea trecut cu vederea. Întrucât niciun articol nu este scump de la sine, angajații le aduc în mod greșit, le părăsesc sau le duc acasă pentru uz personal.
Inițiați o politică consumabilă - păstrați materialele de birou într-o zonă sigură, disponibilă doar printr-un angajat desemnat. Dacă aveți o instalație în care sunt utilizate unelte de mână sau alte consumabile prețioase, inițiați o politică similară. Alocați instrumente persoanelor fizice cu cerința că sunt responsabili personal de costul instrumentului, în cazul în care acesta pierde sau lipsește.
13. Utilizați internetul
Toți cei implicați în achiziționarea de materiale sau consumabile ar trebui să aibă acces la Internet și să știe să caute în date anumite articole. Stabiliți un cost maxim pe articol cu o politică care solicită oricui să cumpere articole care depășesc această valoare să utilizeze internetul pentru a identifica furnizorii potențiali și cel mai mic cost.
Cuvânt final
Reducerea costurilor administrative necesită cooperarea și participarea angajaților dumneavoastră. Încurajați-le participarea și ideile atunci când începeți exercițiul și mențineți-le la curent cu rezultatele.
Consultanții de afaceri sunt în general de acord că majoritatea companiilor pot reduce cheltuielile administrative cu până la 10%, fără a le afecta eficiența. Pe măsură ce implementați strategiile de reducere a costurilor de afaceri, monitorizați efectele acestora pentru a vă asigura că relațiile cu clienții nu sunt afectate în mod negativ și nici că costurile cresc în zonele neadministrative ca urmare a reducerilor. După ce modificările operațiunilor administrative au fost finalizate, treceți faza de „reducere a costurilor” a exercițiului într-o fază de „control al costurilor” pentru a vă asigura că îmbunătățirile vor fi încorporate în activitatea de zi cu zi a companiei..
Ce alte modalități puteți sugera pentru a reduce costurile administrative?
