9 Sfaturi pentru planificarea unei reuniuni familiale cu privire la buget

În timp ce o mulțime de familii încă se bucură să se adune la domiciliu cuiva pentru o reuniune, familiile optează din ce în ce mai mult pentru întâlniri mai generoase. Unele sunt excursii de mai multe zile în camping și campinguri; altele sunt ținute pe nave de croazieră sau în stațiuni. Există bugete detaliate de înființat, tombole pentru organizare și tricouri și cani de cafea care poartă creasta familiei de a vinde. Oricât de simplă sau de luxantă îți va fi reîntâlnirea, planificarea necesită multă muncă și poate fi foarte scumpă dacă nu ești atent.

Înainte de a merge peste bord și de a termina planificarea unui eveniment la care nimeni nu își poate permite să participe, iată câteva modalități de a planifica o reuniune la distracție, la prețuri accesibile.

Planificarea unei reuniuni familiale favorabile bugetului

Când vine vorba de reîntâlnirea voastră, doriți ca toată lumea să se adune la casa mamei și tatălui și să aducă o farfurie pe care să o împărtășească? Ar trebui să încercați să planificați o reuniune familială „vacanță” într-o stațiune? Reuniunea va fi pentru o după-amiază sau un eveniment de trei zile?

Este ușor să te simți copleșit de detalii atunci când planifici o reuniune de familie. Deci, să o luăm pas cu pas.

1. Începeți din timp

Planificarea unei reuniuni a familiei necesită muncă și cu siguranță nu este ceva ce poți face în ultima clipă. În mod ideal, ar trebui să începi să planifici un an în avans; acest lucru vă va oferi destul timp pentru a alege o dată și o locație care să funcționeze pentru programările și bugetele tuturor. Planificarea anticipată vă va oferi, de asemenea, oportunitatea de a negocia cele mai bune tarife pentru hoteluri, furnizori și activități.

De asemenea, trebuie să obțineți o sumă avansată pentru câți oameni ar putea participa. Dacă aveți o estimare brută înainte de a face orice planificare, veți economisi timp atunci când căutați locuri. De exemplu, dacă reuniunea dvs. are 300 (sau mai mulți) participanți, nu veți pierde timpul cercetând pavilioanele parcului de stat care vor găzdui doar 100 de persoane.

Nu uitați că, în funcție de perioada anului, este posibil să aveți concurență pentru spațiul locului. De exemplu, majoritatea nunților au loc vara sau toamna. Petrecerile de absolvire se organizează la începutul verii și petrecerile de vacanță în decembrie. Planificarea anticipată vă asigură că puteți rezerva locul dorit atunci când doriți.

2. Creați o pagină de Facebook pentru reuniunea familiei

Planificarea unei reuniuni familiale înseamnă comunicarea cu zeci sau chiar sute de oameni. Se poate transforma rapid într-un coșmar organizațional, în timp ce discutați despre datele, locațiile și activitățile potențiale prin e-mail sau apeluri telefonice. De asemenea, poate fi scump dacă decideți să trimiteți invitații oficiale împreună cu cardurile RSVP.

Economisiți timp și bani, punând toate comunicațiile într-un singur loc cu o pagină de Facebook de reuniune a familiei. Puteți face ca această pagină să fie privată, astfel încât numai membrii grupului să poată vedea postări și este o modalitate excelentă de a împărtăși detalii despre viitoarea reuniune și de a obține contribuția tuturor pentru ceea ce ar dori să facă. Consultați AARP pentru un articol util despre cum să creați un grup Facebook de familie.

Dacă sunteți responsabil de planificare, nu uitați să vă gândiți ca la un marketer. Obiectivul dvs. este de a determina cât mai mulți oameni să participe, astfel încât costul general de persoană să scadă. Faceți tot posibilul să planificați activități distractive și să creați un zumzet, astfel încât mai mulți oameni vor să vină.

3. Vorbeste deschis despre buget

Chiar și cea mai simplă reuniune familială poate costa câteva sute de dolari, iar majoritatea ajung să coste câteva mii sau mai multe.S-ar putea să fiți responsabil de planificare, dar asta nu înseamnă că sunteți dispus (sau puteți) să plătiți factura. Deci, cine va plăti pentru asta?

Nu puteți vorbi despre costuri decât dacă aveți mai întâi o idee despre tipul de reuniune pe care doriți să o organizați. Vrei o reuniune de bricolaj într-un parc de stat, unde toată lumea aduce o farfurie pentru a împărtăși sau o reuniune mai fastuoasă pe o navă de croazieră sau la un fermier sau o stațiune all inclusive? Reuniunea dvs. va avea 20 de participanți sau 200?

Elaborați mai întâi detaliile de bază, apoi puteți începe să creați un buget liber pentru eveniment. Luați în considerare toate cheltuielile pe care puteți să le suportați, apoi adăugați o pernă de 5% la 10% pentru a considera costurile neașteptate.

4. Realizați un Plan de strângere de fonduri

Următorul pas este să vă dați seama cum să vă finanțați reuniunea și există mai multe căi de luat în considerare.

Puteți cere fiecărei familii sau participanți să doneze o sumă forfetară pentru a acoperi costurile de reuniune. Acești bani ar trebui să intre într-un cont bancar pe care îl deschideți cu un alt membru al familiei, ideal nu este cineva din familia voastră imediată. Păstrați depozitele și cheltuielile cât mai transparent, poate cu o recapitulare bugetară lunară pe care o trimiteți tuturor.

De asemenea, puteți strânge bani la reuniunea în sine. Rugați participanții să aducă produse de casă, cum ar fi deserturi, pâine și gemuri pentru a le vinde altor membri ai familiei, toate veniturile urmând să acopere costurile de reunire. Puteți extrage și articole donate, cum ar fi:

• Pături de casă
• Fotografii de familie antichizate restaurate și încadrate
• O carte de bucate de casă plină cu rețete vechi de familie
• Un arbore genealogic
• Un carnet de familii
• Lucrări de artă originale sau alte lucrări lucrate manual
• Mobilă antică

O tombolă are potențialul de a strânge mulți bani, plus toate articolele vor rămâne în cadrul familiei. O tombolă de moștenire a familiei poate fi o opțiune excelentă pentru membrii familiei care se reduce la trecerea la traiul asistat.

Unele familii adună bani în timpul reuniunilor oferind mâncare gratuită, dar rulând o bara de numerar și vânzând apă și sifon. Pentru a face acest lucru, va trebui să solicitați o licență de lichior de o zi în orașul sau orașul în care veți organiza evenimentul. Faceți mai întâi cercetarea; unele orașe acordă doar o licență de o zi pentru grupuri specifice, cum ar fi organizații religioase, nonprofit sau grupuri veterane, politice, educaționale sau atletice. Aplicați din timp, deoarece cererile pot dura cel puțin două săptămâni pentru procesare.

5. Cereți un depozit

După ce ați schițat un buget dur, este esențial să cereți fiecărei familii să depună un depozit nerambursabil până la un termen specific. Când determinați suma, luați în considerare situația financiară a fiecărei familii și luați în considerare posibilitatea de a plăti lunar, dacă este necesar.

Solicitarea unui depozit nerambursabil de la membrii familiei este importantă din mai multe motive. În primul rând, vă oferă câteva fonduri pentru a face cumpărături și pentru a oferi depozite furnizorilor și locațiilor. De asemenea, vă ajută să determinați cine va veni de fapt; odată ce o familie și-a asumat angajamentul financiar de a participa la reuniune, este mult mai puțin probabil să se întoarcă în ultimul moment.

Pentru a urmări plățile, utilizați un serviciu precum MyEvent. MyEvent permite familiei dvs. să se înregistreze pentru reuniune, să plătească depozitele sau taxele de prezență și chiar să facă donații suplimentare. Site-ul vă permite, de asemenea, să trimiteți sondaje și sondaje, să faceți un arbore genealogic și să creați cu ușurință zgomot în jurul evenimentului folosind media socială.

6. Luați în considerare datele de sezon

Sigur, ar fi distractiv să aveți o reuniune de familie la o stațiune de schi în ianuarie sau o frumoasă plajă a Marilor Lacuri la mijlocul lunii iunie. Dar veți plăti un dolar de top dacă rămâneți în timpul sezonului de vârf al unei locații.

Multe locuri își reduc prețurile cu 50% sau mai mult în timpul sezonului, așa că luați în considerare să stați la acea stație de schi în iunie sau la acea casă de plajă nordică din decembrie. Veți economisi bani și veți mai avea multe de făcut. De exemplu, majoritatea stațiunilor de schi au kilometri de trasee pentru drumeții și biciclete, precum și bazine și evenimente planificate. Plimbările pe o plajă de iarnă sunt frumoase și revigorante, iar majoritatea plajelor din nord sunt vacante în lunile de iarnă, așa că vei avea malul tău.

7. Cereți tarife de grup pentru camerele hotelului

Cel mai probabil, familia dvs. este împrăștiată în toată țara, ceea ce înseamnă că veți avea nevoie de camere de hotel și multe dintre ele. Una dintre cele mai bune metode de a economisi bani pe camerele de hotel atunci când planificați o reuniune familială este să solicitați o rată de grup, care vă poate economisi până la 50% sau mai mult din prețul camerelor. Totuși, obținerea unui discount mare pentru membrii familiei din afara orașului necesită unele negocieri.

În primul rând, faceți-vă temele. Cercetați tarifele hoteliere locale și faceți o listă cu ceea ce fiecare hotel percepe pentru o cameră tipică, precum și ce facilități primiți în timpul șederii. În continuare, asigurați-vă că știți de câte camere veți avea nevoie, precum și date ferme pentru check-in și checkout.

Când sunați, cereți să discutați cu managerul; un reprezentant tipic de rezervări nu va avea autoritatea de a negocia ratele grupului. Spune-i managerului numărul de camere de care ai nevoie și când ai nevoie de ele.

Unii manageri ar putea întreba care este bugetul dvs. Adesea folosesc acest număr ca punct de plecare pentru negocieri. Ori de câte ori este posibil, păstrați acest lucru pentru voi înșivă; s-ar putea să obțineți un preț mai mic dacă managerul nu cunoaște gama dvs. de prețuri. Un mod politicos de a reține aceste informații este să spunem: „Discutăm în continuare cu diferiți membri ai familiei pentru a găsi un punct de preț pe care și-l pot permite toți.” Asigurați-vă că le anunțați că faceți cumpărături; s-ar putea să obțineți o rată mai mică dacă știu că apelați la alte hoteluri.

Notează numele fiecărui manager, precum și oferta lor și anunță-le data la care vei lua decizia finală. La această dată, sunați fiecare manager înapoi, le mulțumiți pentru timpul acordat și anunțați-vă decizia. Este amabilitatea obișnuită. Există, de asemenea, mici șanse ca acestea să vă facă o ofertă mai mică pentru a vă atrage afacerea dacă le spuneți că ați decis să rezervați în altă parte.

8. Luați în considerare o vacanță în croazieră

În mod surprinzător, o navă de croazieră all-inclusive poate fi un loc perfect pentru reuniunile familiei din mai multe motive.

Navele de croazieră pot găzdui oameni pe o mare varietate de bugete. De exemplu, membrii familiei cu un buget mai restrâns pot obține adesea camere pentru 89 de dolari pe noapte, în timp ce cei cu venituri mai mari pot opta pentru camere mai luxoase.

De asemenea, croazierele elimină cea mai mare parte a stresului planificării. Personalul alimentar și activitățile sunt îngrijite de personal. Puteți mânca împreună micul dejun sau cina împreună într-unul din numeroasele restaurante sau săli de mese, apoi planificați o varietate de activități distractive de făcut în timpul zilei. Puteți vizita spa-ul cu mătușa dvs., să-i urmăriți pe copii și verișorii lor să se joace împreună la parcul acvatic sau să faceți spectacol cu ​​bunicul. Nu trebuie să vă faceți griji pentru a vă reface reuniunea - sau a face cea mai mare parte a gătitului singur - sau a planifica o „zi de câmp de familie” plină de activități diferite. Tot ce trebuie să faceți este să vă prezentați.

Un alt beneficiu al găzduirii reuniunii familiei tale pe o navă de croazieră este că toată lumea primește o vacanță reală în timp ce se reconectează cu persoane pe care probabil nu le-au văzut în ani sau chiar zeci de ani.

Deși vacanțele de croazieră cu totul inclus sunt convenabile și distractive, ele pot fi, de asemenea, scumpe. Chiar dacă înscrieți foarte mult pe camera dvs., este important să rețineți că este doar începutul cheltuielilor pe care le veți suporta și dvs. și membrii familiei..

De exemplu, taxele și taxele portuare pot adăuga 100 USD până la 200 USD la prețul biletului. Va trebui să plătiți pentru un bilet de avion din și dinspre orașul port, precum și un serviciu de taxi sau de mașină de la aeroport până în port. Dacă vă deplasați în port, veți plăti, de obicei, între 15 și 20 de dolari pe zi pentru parcare.

Dacă pachetul dvs. de croazieră nu este inclus, va trebui să plătiți pentru alimente și băuturi, care se pot adăuga rapid. De exemplu, o băutură alcoolică tipică costă între 7 și 10 USD pe o navă de croazieră, cu o gratuitate de 15% până la 18% adăugată pe deasupra. Multe linii de croaziere adaugă, de asemenea, o gratuitate zilnică la factura finală, care este de până la 23 de dolari pe persoană pe zi pentru majoritatea liniilor de croaziere majore, potrivit USA Today.

După cum vedeți, prețul camerei dvs. este doar vârful aisbergului - și rețineți întotdeauna că prețul camerei este de persoană. Este esențial să cercetați cât de mult s-ar putea într-adevăr o croazierăcostă fiecare persoană pe zi, astfel încât membrii familiei tale să poată decide dacă își pot permite.

9. Luați în considerare un parc de stat

Dacă găzduirea reîntâlnirii familiei pe o navă de croazieră este la îndemâna dvs. și a familiei dvs., o altă opțiune este aceea de a găzdui o reuniune la un parc local sau de stat. Puteți închiria un pavilion, care vine adesea cu un grătar de cărbune, pentru 50 - 100 USD pe zi.

Unele parcuri mai mari au cabine moderne sau rustice de închiriat. De obicei, o cabină „modernă” are apă și electricitate, în timp ce o cabină „rustică” nu. Închirierea unei cabine pentru membrii familiei din afara orașului poate fi mai puțin costisitoare decât închirierea unei camere de hotel, iar cabina poate oferi un spațiu liniștit pentru ca copiii sau persoanele în vârstă să se odihnească în timpul zilei.

Unele parcuri au, de asemenea, cabine mari sau loji de închiriat. Acestea pot fi de câteva sute de dolari pe noapte, dar dacă trei sau patru familii stau într-o clădire și împărțesc costurile, poate fi foarte accesibil.

Înainte de a rezerva o cabină sau un pavilion, asigurați-vă că întrebați unde sunt cele mai apropiate toalete publice, precum și locația altor facilități, precum plajă, loc de joacă, piscină sau doc. Dacă cineva din familia ta folosește un scaun cu rotile sau un plimbător, întrebați despre barierele potențiale care le-ar putea îngreuna prezența. Multe parcuri au acum cabine, pavilioane și locuri de joacă „fără bariere” specifice.

Evitați să vă găzduiți familia într-o vacanță importantă, cum ar fi 4 iulie sau Ziua Muncii; parcurile de stat își percep cele mai mari taxe la aceste date. De asemenea, veți dori să rezervați cabine și pavilioane cât mai devreme posibil, deoarece multe parcuri de stat rezervă luni înainte - sau chiar un an - în avans.

În timp ce parcurile de stat pot fi o alegere excelentă, luați în considerare aceste alte locații pentru o reuniune la prețuri accesibile:

• O gradină zoologică
• Un parc tematic
• Un camping sau un parc pentru rulote
• O biserică sau o conferință religioasă sau un centru de retragere
• Un teren de târg
• YMCA
• Un lac sau plajă locală

Moduri suplimentare de a reduce costurile

Există o mulțime de alte modalități de a menține reuniunea familiei la prețuri accesibile, inclusiv următoarele.

• Salvați pe fotografii. În loc să angajeze un fotograf, cereți unui membru al familiei să îndeplinească acest rol. Luați în considerare renunțarea la taxa de prezență sau chiar le oferiți o cameră digitală, dacă sunt de acord să fotografieze evenimentul și să organizeze fotografiile ulterior.
• Salvați pe muzică. Dacă reuniunea dvs. va fi la o sală de banchet mare, cereți unui membru al familiei înclinate muzical să joace DJ. Din nou, ca stimulent, oferiți-vă să renunțe la taxele familiei lor pentru eveniment.
• Salvați pe cazări. Luați în considerare închirierea mai multor case de vacanță la o destinație distractivă, cum ar fi plaja sau la munte, și ca fiecare familie să împartă costurile în mod egal. Vei putea cu toții să gătești acasă, ceea ce îți poate reduce 30% sau mai mult din costurile de reuniune și vei avea o mulțime de mese pentru a lua masa și a vorbi.
• Economisiți pe mâncare. Mâncarea este o cheltuială uriașă la reuniuni. Păstrați-l simplu prin crearea unui bar și lăsând pe toată lumea să își stabilească propriile mese. De exemplu, puteți configura o bară pentru hot dog cu fiecare topping creativ pe care vi-l puteți imagina. O bară nacho, un hamburger bar, un taco bar și o înghețată sunt, de asemenea, sigur că vor fi lovituri.

Cuvânt final

Reuniunea familiei tale poate fi incredibilă fără ca tu să fii nevoit să cheltui o avere angajând o trupă, făcând suveniruri sau adunând toată lumea la o stațiune din Insulele Virgine din S.U.A. (Deși sună bine, nu?)

Cel mai important este că reuniunea ta oferă tuturor posibilitatea de a se reconecta și de a experimenta atracția puternică a familiei. Aceștia sunt oamenii voștri. Ei sunt cei care au spatele și se vor lipi de tine atunci când nimeni altcineva nu o va face. Petrecerea timpului împreună spunând povești, împărtășind imagini, râzând de idiosincrasiile celuilalt și distrându-vă, va crea legături și prietenii de ciment indiferent cât de mulți bani decideți să cheltuiți.

Ai planificat vreodată o reuniune de familie sau ai participat la una? Ce sfaturi ai împărtăși pentru a economisi bani?