Cum să creezi și să găzduiești un webinar - Beneficii pentru marketing și servicii pentru clienți

Dacă nu ați introdus webinarii în marketingul, serviciul pentru clienți sau eforturile de formare a angajaților - indiferent dacă conduceți o companie Fortune 500 sau o operațiune de o singură persoană - este posibil să lipsiți de o oportunitate semnificativă.

Înțelegerea webinarilor

Mai simplu spus, un webinar este un seminar audio-video interactiv multicast pe web care oferă posibilitatea de a oferi, primi și discuta informații. Conform unui sondaj ON24, webinarul mediu în 2013 a atras 433 de înregistrați. Aproape jumătate din sponsorii participanți (49%) la un sondaj din 2013 de către MarketingSherpa au clasat webinele și transmisiile web drept cel mai eficient instrument de marketing pe care l-au folosit, cu mult peste aplicațiile mobile (35%), blogurile (27%), comunicate de presă (21% ) și marketing social media (18%).

Webinariile au apărut pentru prima dată în jurul anului 1994 și au devenit din ce în ce mai populare pe măsură ce costurile de producție au scăzut și tehnologia de comunicare cu audiențe largi s-a îmbunătățit. Peste 80% dintre webinele din studiul ON24 au avut peste 200 de participanți, în timp ce 15,2% au avut peste 1.000 de participanți.

Este important să înțelegeți distincția dintre webinarii și alte forumuri bazate pe Internet, cum ar fi întâlniri online și podcast-uri:

Întâlniri online. Se mai numesc întâlniri web, videoconferință, teleconferință și conferință virtuală. În cadrul ședințelor online, o serie între 2 și 30 de participanți sunt implicați simultan în discuție, ceea ce poate fi o ședință a consiliului corporativ sau o discuție a echipei de proiect. Companiile folosesc de obicei întâlniri online pentru brainstorming, unde participanții familiarizați cu un subiect pot oferi contribuții și discuții cu privire la acest subiect.
Podcast-uri. Uneori numite transmisiuni web, acestea sunt de obicei transmise fără interactivitate. Cuvântul „podcast” este o combinație de „difuzare” și „iPod”, atunci revoluționarul Apple, care ar putea reda fișiere video și audio digitale. Disponibilitatea camerelor de înaltă calitate, cu costuri reduse, precum și a software-ului de înregistrare video și audio, permite întreprinderilor de toate dimensiunile să își facă publicitatea produselor și serviciilor în mod rentabil prin intermediul acestei platforme.

Beneficiile unui Webinar pentru Sponsor și Participanți

Webinarile permit sponsorilor să comunice un mesaj către sute de participanți în timp real. În consecință, aceștia sunt la fel de populari în rândul educatorilor și studenților, profesioniștilor de marketing și potențialilor clienți, precum și formatorilor de afaceri și angajaților. Ele sunt deosebit de populare cu utilizatorii de afaceri mici și eficiente pentru acest post din Outgrow.

Avantajele lor includ următoarele:

fungibilitate. Multe gazde oferă webinarii gratuit participanților în eforturile de a construi liste de clienți potențiali sau ca adjuvant la serviciul pentru clienți. Cu toate acestea, unii percep o taxă pentru participare. Webinariile bazate pe taxe variază de obicei între 20 și 150 USD, cu lungimi cuprinse între 60 și 90 de minute. Factorul crucial în decizia de plată este valoarea percepută de webinar în ochii cumpărătorului. Potrivit blogului InstantPresenter, decizia de a cumpăra un seminar depinde de reputația vorbitorului, subiectul și dacă informațiile prezentate pot ajuta spectatorul să câștige mai mulți bani.
Acces geografic. Sponsorii și participanții pot fi localizați oriunde este disponibil internet - acasă, la serviciu, locații interne și internaționale - la toate orele zilei și ale nopții. Nu este necesară o călătorie, ceea ce face ca cheltuielile de transport, facilități, mese și divertisment pentru părțile participante să nu fie eliberate.
Flexibilitate. Webinariile sunt utilizate pentru prezentări, prelegeri și ateliere. Sunt disponibile mai multe formate și caracteristici - cum ar fi Q&S, interviuri, panouri și webinarii în stil de prezentare - de la o mare varietate de furnizori de servicii online, asigurându-se că mesajul sponsorului este livrat eficient și eficient.
Securitate. Membrii audienței înregistrați pot apela la computerul gazdă printr-un link personalizat. Membrii audienței ar putea avea nevoie să introducă un ID de întâlnire sau o parolă pre-aprobată.
scalabilitate. Webinariile sunt potrivite pentru publicul mic și mare.
Tehnologie dovedită. O varietate de furnizori oferă mijloacele de a găzdui webinarii online fără descărcări voluminoase. Programele sunt ușor de utilizat - adesea intuitive - astfel încât sponsorii să se poată concentra pe mesaj, mai degrabă decât pe mediu.
Longevitate. Sponsorii își înregistrează adesea webinele și le pun la dispoziție pentru descărcări viitoare. O căutare recentă pe YouTube a întors peste 350.000 de link-uri către webinarii, cu subiecte care variază de la „Cum să faci tranzacționarea opțiunilor de bani”, la „Recomandări de exerciții pentru îngrijirea pe termen lung (prevenirea căderilor)”. Erin Kell, de la Trew Marketing, spune că „cel mai bun lucru despre webinarii este că acestea nu reprezintă un efort de marketing o dată-făcut. Webinarul dvs. înregistrat poate fi vizualizat la cerere pentru lunile sau anii următori și poate continua să genereze oportunități. "

Caracteristici tehnice ale unui webinar

Într-un articol About.com, Shelby Britton, care conduce programe webinar pentru Adobe Systems, este citată: „Instrumentele Webinar vă oferă o funcționalitate puternică pentru interactivitate. Dacă nu te bazezi pe interacțiune sau pe un fel de schimb de colaborare, la fel de bine poți produce un videoclip pentru a împinge conținutul acolo. "

Majoritatea furnizorilor de servicii webinar (cum ar fi WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect și AnyMeeting) oferă funcții pentru a face următoarele:

Diapozitive de afișare. Puteți afișa o prezentare de diapozitive folosind MS PowerPoint sau Apple Keynote, la fel cum ați face într-o clasă obișnuită, o sală de ședințe sau o sală de conferințe..
Stream video. Afișați videoclipuri simple sau multiple, stocate pe computer sau în altă parte - YouTube, de exemplu.
Vorbeste cu publicul tau. Webinariile folosesc VoIP pentru a face posibilă comunicarea audio în timp real. Unii furnizori de servicii oferă o funcție de apel, inclusiv o opțiune fără taxă. Un serviciu de traducere pentru engleză, germană, spaniolă, franceză, italiană și chineză poate fi oferit contra cost.
Înregistrați totul. Site-urile web oferă adesea o opțiune pentru gazde să înregistreze întreaga lor prezentare - inclusiv toate imaginile vizuale și audio, ceea ce este foarte important pentru utilizarea viitoare.
Editați conținutul în timp real. Gazdele pot folosi adesea un mouse de computer pentru a crea adnotări, a evidenția elemente sau a face marcaje pe ecran.
conversație. Gazda poate deschide o casetă de chat pentru a comunica chat-ul cu publicul, ceea ce este deosebit de util pentru membrii audienței care doresc să pună întrebări. Mulți furnizori de servicii oferă posibilitatea de a comuta între chat-urile publice și cele private (permițând eliminarea chaturilor ofensive). Înainte de a utiliza o capacitate de chat, însă, asigurați-vă că înțelegeți cele mai bune practici. De exemplu, experții sugerează ca participanții să-și înscrie prenumele atunci când folosesc capabilitatea Q&A, astfel încât prezentatorii să poată personaliza răspunsurile.
Efectuați sondaje și sondaje. Unii furnizori de webinar oferă posibilitatea de a crea sondaje, chestionare și sondaje pentru membrii audienței.
Taxe colectate. Dacă intenționați să percepeți o taxă pentru vizualizarea webinarilor dvs., un sistem de plată integrat este esențial. Mulți sponsori webinar utilizează un serviciu precum PayPal pentru a facilita plățile. Această capacitate este deosebit de importantă dacă intenționați să produceți o serie de seminarii web contra cost.

Unii furnizori de servicii webinar oferă, de asemenea, următoarele avantaje:

Branding personalizat. Utilizați propriul logo și schema de culori pentru invitații speciale și materiale de înregistrare.
Urmărirea e-mailurilor după eveniment. Contactarea participanților rapid și regulat după webinar vă consolidează mesajul și creează afinitate pentru marca dvs. Cu toate acestea, asigurați-vă că furnizați ceva de valoare, cum ar fi informații suplimentare sau invitații la alte seminarii web, cu fiecare contact.
Integrare cu social media. Posibilitatea de a posta pe site-urile de socializare, cum ar fi Facebook, Twitter sau LinkedIn prin intermediul software-ului furnizorului de servicii, face înregistrarea mai ușoară și mai eficientă.
Aplicații prietenoase pentru mobil. Permiterea telespectatorilor să participe prin telefon, tabletă sau computer este esențială în mediul de astăzi. Nu folosiți un furnizor de servicii care nu are această capacitate.

Deși succesul webinarului dvs. depinde direct de subiect și de prezentator, știind cum și când să folosiți diferitele instrumente de conferință este, de asemenea, esențial. După ce ați hotărât să mergeți mai departe cu un webinar, cereți asistența de asistență preferată pentru instruire. Mulți sunt fericiți să ofere ajutor gratuit, știind că un webinar de succes poate genera afaceri viitoare pentru ei - nu vă fie teamă să solicitați un proces gratuit pentru primul dvs. webinar.

Organizarea și găzduirea unui webinar

Nu orice subiect este potrivit pentru un webinar. Multe sunt prezentate mai bine prin videoclipuri sau articole în care interactivitatea nu este esențială, în timp ce altele sunt prea lungi sau complexe pentru a acoperi în una-două ore.

Dacă stabiliți că subiectul dvs. este potrivit pentru un webinar, urmați pașii următori pentru a construi unul de succes.

1. Stabiliți-vă bugetul

Bugetul dvs. ar trebui să se bazeze pe rezultatele prevăzute. Ken Molay, consultant webinar, sugerează că oricine poate obține un software de conferință web capabil, relativ ieftin, să învețe să-l folosească, să gestioneze totul în casă și să invite oamenii deja pe o listă de perspective pentru 500 USD.

Pentru o valoare îmbunătățită a producției și promovarea webinarului, Molay sugerează că un „buget mediu bun este între 4.000 și 6.000 USD”. Dar un proprietar sau un antreprenor de afaceri mici poate promova, produce și găzdui webinarii cu un buget mult mai mic, în special acolo unde participanții nu necesită o promovare extravagantă, scumpă sau prezentări exotice..

De exemplu, un furnizor de servicii webinar, cum ar fi GoToMeeting sau WebEx, oferă proprietarilor de afaceri mici și întreprinzătorilor capacitatea de webinar pentru taxe anuale cuprinse între 600 și 850 dolari, plătite în pași lunare. Tariful include un număr nelimitat de webinarii, fiecare pentru până la 100 de participanți. Caracteristicile tehnice includ conferința față în față, partajarea ecranului și înregistrarea webinarului.

2. Cunoaște-ți audiența

Cine sunt țintele tale? Clienți existenți, potențiali sau ambele? Ce probleme se confruntă? Ce beneficii intenționați să oferiți și de ce ar trebui să își investească timpul și banii pentru a auzi ce aveți de spus?

Mesajul dvs. trebuie să fie orientat către dorințele, nevoile, grijile și temerile unui anumit grup, dacă va avea un impact semnificativ. Creați o imagine compusă a membrului audienței medii în mintea dvs. - vârstă, sex, educație, venit, ocupație - și evaluați obiectivele și preocupările probabile ale compozitului în legătură cu subiectul și expertiza dvs..

3. Alegeți o temă și un titlu care vă încântă audiența

Alegeți un titlu pentru subiectul dvs. care poate atrage și angaja potențiali participanți. De exemplu, dacă promovați un nou plan de dietă, publicul dvs. poate fi supraponderal sau a făcut încercări de dietă în trecut. Cu toate acestea, titlul dvs. nu poate fi doar o descriere a subiectului dvs., ci trebuie să transmită un beneficiu pentru cei care participă la webinarul dvs. „De ce dietele nu reușesc: Secretul pierderii în greutate constantă” este mai probabil să genereze interes decât „Un nou plan garantat de pierdere în greutate”. Amintiți-vă că un titlu este prezentat în materialele dvs. promoționale, așa că încercați să creați o anumită emoție în mintea publicului dvs. potențial.

Subiectele largi pot fi prea dificil de acoperit pe deplin în timpul limitat al unui singur webinar. În aceste cazuri, împărțiți-vă mesajul în secțiuni care pot funcționa independent sau ca parte a unei serii. Segmentele scurte pot fi, de asemenea, utilizate în programe de alimentare de plumb, explozii de e-mail și remorci pentru alt conținut. Unii experți webinar sugerează ca primul webinar al unei serii să fie un „teaser” ca un stimulent pentru vizualizarea segmentelor viitoare.

4. Utilizați un antet credibil pentru un difuzor

Dacă nu sunteți un expert recunoscut în domeniul dvs., luați în considerare să solicitați ajutorul unor terți pentru a vă transmite mesajul - și nu uitați că „numele” atrag publicul. Un webinar poate fi prezentat într-o serie de formate diferite, inclusiv prezentatori singuri, un moderator cu mai mulți vorbitori, intervievatori și experți în materie și discuții de grup. Alegeți un format care vă permite să vă transmiteți mesajul în mod corespunzător cu tot atâta „putere stelară” cât vă permite bugetul.

5. Planificați o dată de prezentare cu mult timp în avans

Construirea și testarea prezentării dvs. necesită timp, la fel cum realizează și livrează materiale promoționale potențialilor dvs. publici. Pentru a fi în siguranță, programează-ți primul webinar cu cel puțin două luni înainte. Asigurați-vă că luați în considerare modul în care diferite zone orare pot afecta prezența. Potrivit sondajului ON24, cele mai bune zile și ore pentru a găzdui un webinar sunt marți și miercuri la 10:00 și 11:00 Ora standardă centrală, dacă așteptați să aveți o audiență pe ambele coaste..

6. Alegeți formatul și caracteristicile furnizorului Webinar

În timp ce este posibil ca un anumit vorbitor să fie recunoscut ca autoritate asupra unui subiect, interacțiunea poate fi limitată dacă participanții sunt intimidați și reticenți să pună și să răspundă la întrebări. Mai mulți vorbitori sunt mai atrăgători, dar pot crește complexitatea manipulării participării publicului.

Este important să selectați un format webinar și funcțiile pe care intenționați să le utilizați pentru a minimiza confuzia și pentru a asigura o livrare lină. Asigurați-vă că „marcați” webinarul dvs. cu compania sau logo-ul personal și postați materiale promoționale pe propriul site web. Evitați să solicitați participanților dvs. să descarce pluginuri pentru a vizualiza webinarul și faceți procesul cât mai ușor pentru ei. Asigurați-vă întotdeauna că site-urile dvs. web sunt disponibile pentru vizualizare pe dispozitive mobile.

Mulți sponsori cu experiență webinar utilizează un „lobby” cu caracteristici interactive. Participanții care ajung devreme pot asculta muzică, urmări diapozitive rotative cu informații despre eveniment sau anunțuri și pot participa la o discuție deschisă cu sponsorii și alți participanți. Încurajați implicarea participanților prin a pune întrebări simple, generice, cum ar fi: „Cum este vremea unde vă aflați?” sau „De unde vă alăturați?” când participanții se înregistrează.

7. Planificați-vă prezentarea pentru implicarea maximă a participanților

Dezvoltați o agendă pentru prezentarea dvs. care să includă perioade de timp pentru vorbitori și subiecți cu demonstrații și întrebări de răspuns. Includeți această agendă în materialele dvs. de marketing, astfel încât participanții potențiali să poată determina cu ușurință dacă conținutul este relevant pentru ei.

Când se utilizează mai mulți prezentatori, asigurați-vă că respectă formatul pentru imagini și cereți-le să livreze orice materiale pe care intenționează să le utilizeze cu cel puțin o lună înainte de webinar. Întăriți limitele de timp pentru fiecare secțiune vorbitor și efectuați o repetiție completă de rochie cu o săptămână înainte de prezentare, pentru a confirma că fiecare prezentator este familiarizat cu instrumentele webinar pe care le folosesc pentru a le prezenta.

Atunci când lucrați cu diapozitive, utilizați un text minim cu o grafică puternică - urmărirea unei serii de diapozitive plictisitoare una după alta este la fel de plictisitoare precum ascultarea unui drone de boxe plictisitoare pornit și pornit. Afișați întotdeauna o diapozitivă introductivă pe site-ul dvs. înainte ca webinarul să reamintească publicului dvs. cum să se conecteze la audio și la ce oră începe webinarul. Dacă utilizați mai multe difuzoare, includeți o diapozitivă pentru fiecare, cu nume, titlu și angajator, împreună cu o imagine. Evitați expunerile îndelungate la același diapozitiv sau o prelegere extinsă, cu o interacțiune mică sau deloc.

Într-un articol About.com, CEO-ul Netspeed Learning Solutions, Cindy Clay, recomandă prezentatorilor să schimbe atenția publicului la fiecare trei minute cu o modificare a aspectului și activității - făcându-i să atingă ecranele sau să dea clic cu un mouse, de exemplu. „Te scoate dintr-o prezentare a capului de vorbă.” De asemenea, Clay consideră chatul „cel mai bogat instrument pentru a menține atenția oamenilor”.

8. Dezvoltați un plan de invitație și marketing

Cu excepția cazului în care sunteți un vorbitor consacrat, cu urmăriri gata, trebuie să faceți publicitate intensă prin mai multe canale - e-mailuri, bloguri, anunțuri pe site-uri web, social media - cel puțin două săptămâni înainte de eveniment. Statisticile din sondajul ON24 indică faptul că aproximativ o treime din înregistrări au loc înainte de săptămâna webinarului, o treime în timpul săptămânii webinarului, iar ultima treime a zilei anterioare și ziua webinarului. Recunoașteți, însă, că doar aproximativ jumătate (42% până la 60%) dintre persoanele care se înregistrează la un webinar participă de fapt la acesta. Unul dintre avantajele site-urilor web plătite este că majoritatea solicitanților participă efectiv la prezentare, deși participarea totală este de obicei mai mare pentru webinarii gratuite. Fie că aveți 10 sau 500 de participanți, totuși, ar trebui să vă angajați să depășiți așteptările oricărui participant.

9. Invitați și mențineți audiența

Primul pas este să proiectați o invitație care să iasă în evidența participanților dvs., ridicându-se deasupra blocajului electronic care plagiește toți utilizatorii de internet. Titlul sau antetul dvs. trebuie să atragă atenția și să încurajeze citirea mesajului complet. Potrivit Salesforce, o treime din destinatarii de e-mail își deschid singur e-mailul doar pe linia de subiect - iar majoritatea spectatorilor citesc doar subiectul și primele două sau trei rânduri de text, astfel încât să vă oferiți beneficiul rapid și să solicitați înregistrarea mai devreme..

Potrivit Marketing Land, experții recomandă o întrebare care face referire la nevoile destinatarului în mod direct și, într-un alt articol, sugerează că aceasta nu trebuie să depășească 6 - 10 cuvinte. Statisticile sugerează că două treimi din e-mailurile sunt deschise pe telefoane mobile, mai degrabă decât pe dispozitive desktop, deci proiectează-ți mesajul pentru a se potrivi cu acel canal.

Utilizați social media pentru a judeca agresiv potențialii participanți, colectând adrese de e-mail și urmând invitații prin e-mail la webinar. Începând cu o zi înainte și în ziua seminarului cont pentru o treime din participanți, trimiteți prin e-mail toate contactele din acele zile cu ultima șansă de înregistrare. Cu toate acestea, nu uitați de înregistrații dvs. timpurii. Contactați-le cel puțin o dată pe săptămână între înregistrarea lor și prezentarea webinarului pentru a le aminti de viitorul webinar și pentru a consolida beneficiile pe care le primesc participând.

În funcție de bugetul dvs. de marketing, luați în considerare achiziționarea de anunțuri pe piața de masă, cum ar fi anunțuri de căutare și banner, sponsorizări pentru newsletter și comunicate de presă profesionale. Unii sponsori webinar închirie listele pentru explozii de e-mail, o propunere scumpă, care este rareori adecvată pentru un sponsor webinar pentru prima dată. La fel cum experiența va îmbunătăți calitatea webinarilor dvs., vă poate ajuta, de asemenea, să determinați cele mai eficiente locuri în care să vă cheltuiți dolarii de marketing.

10. Efectuați Webinarul

Începeți webinarul la timp și rămâneți în ordinea de zi. Încurajați-vă prezentatorii să se țină la curent cu comentariile chat-ului sau cu întrebările și răspunsurile și să răspundă la unele întrebări online în timpul prezentărilor. Asigurați-vă că sunt conștienți de limitele de timp și răspundeți la întrebări relative în timp, astfel încât să pară parte a fluxului. Utilizați prenumele participanților când este posibil, chiar dacă este doar un comentariu care este de acord cu gândurile lor.

Dacă este posibil, solicitați o a doua persoană cu experiență să modereze chatul și întrebările și întrebările, decât prezentatorul. Moderatorul poate transmite prezentatorului întrebări sau comentarii relevante fără o pauză în acțiune. Moderatorul chatului poate, de asemenea, să monitorizeze dacă există postări necorespunzătoare sau off-topic dacă folosește o capacitate publică de chat. Nu uitați, cu cât participanții sunt mai angajați, cu atât este mai mare probabilitatea ca webinarul să fie un succes.

11. Înregistrare Webinar

Webinariile de succes sunt cadouri care continuă să ofere. Sondajul ON24 a indicat faptul că 25% dintre solicitanții pentru un seminar vizionează webinarul arhivat, mai degrabă decât participă la evenimentul live.

Oferiți transmisii web ale webinarilor anterioare pe site-ul dvs. sau prin furnizori, cum ar fi YouTube. Creați-vă propriile canale webinar cu listarea tuturor evenimentelor dvs. „la cerere” - seminarii web anterioare - și încorporați-le în site-ul dvs. web, pe orice site-uri partenere și pe social media. Puteți utiliza înregistrarea într-o varietate de eforturi de marketing, inclusiv e-mailuri și oferte bonus pentru alte servicii.

Potrivit lui Matthew Sweezey, de la ClickZ, un site de știri de marketing, 16% dintre consumatorii business-to-business (B2B) preferă să vadă un webinar în direct, comparativ cu revizuirea unei înregistrări după fapt. Dacă scopul tău este să generezi oportunități de vânzare, Sweezey sugerează să folosești o mulțime de apeluri la acțiune (CTA) pentru a înregistra nume de adresă de email și adrese direct în conținutul webinarului.

12. Urmărirea cu participanții

Rezistați tendinței de relaxare la terminarea webinarului, deoarece acesta este momentul în care participanții dvs. sunt cei mai încântați de mesajul dvs. Urmăriți prin e-mailuri personalizate fiecărui participant care exprimă aprecieri și cerând feedback despre experiență. Furnizați un link către webinarul înregistrat, precum și orice material aferent care ar putea fi benefic pentru participanți. Multe seminarii web sunt oferite fie pentru a genera oportunități de vânzare, fie pentru a îmbunătăți serviciile pentru clienți, așa că amintiți-vă că webinarul este începutul, nu sfârșitul procesului.

13. Analizați rezultatele

Mulți furnizori de servicii oferă un „contor de implicare” pentru a aduna feedback în timp real cu privire la implicarea generală a audienței. Alte surse de feedback includ rezultatele sondajelor, sondajelor, întrebărilor și răspunsurilor, chat-urile, tipul și numărul de descărcări și comentariile de pe social media. Fiți pregătiți pentru câteva comentarii critice, dar luați în considerare oportunitățile de a vă îmbunătăți următorul webinar.

Cuvânt final

Pe măsură ce tehnologia Internetului se îmbunătățește și prețurile scad, este foarte probabil ca webinarii să devină mai populari. Întreprinderile mici și antreprenorii privesc din ce în ce mai mult producția de webinarii ca o oportunitate de afaceri, cu puține obstacole în calea intrării și potențial semnificativ de câștig la cost. Sfaturi despre crearea și promovarea webinarilor sunt ușor disponibile - Amazon.com a listat recent peste 1.600 de rezultate pentru cărți pe webinarii. Dacă încă nu ați sărit în bazinul de sponsorizare webinar, este timpul să vă udați degetele de la picioare.

Ai sponsorizat, prezentat sau participat la un webinar?