20 de modalități de gestionare și creștere a fluxului de numerar pentru întreprinderile mici

Accelerarea fluxului - conversia vânzărilor în numerar cât mai curând posibil - și creșterea răspândirii între intrări și ieșiri pentru a construi o pernă de numerar sunt esențiale pentru creșterea susținută pe termen lung a fiecărei companii, mari sau mici.

Strategii de adăugare a soldurilor de numerar și a vitezei intrărilor de numerar

Utilizați aceste strategii pentru a vă îmbunătăți soldurile de numerar și pentru a crește rata de intrare a numerarului. Urmăriți-vă progresul cu o foaie de calcul a fluxului de numerar, precum acest șablon la îndemână de la Bench.

1. Depuneți soldurile de numerar în conturile care câștigă dobânzi
Conturile de verificare care câștigă dobânzi sunt disponibile astăzi la majoritatea băncilor, cu o cerință de sold minim. Deoarece ratele dobânzilor pentru aceste conturi sunt adesea sub ratele conturilor de economii, certificatelor de depozit (CD-urilor) sau conturilor de pe piața monetară, păstrează cea mai mare parte a fondurilor dvs. în aceste conturi cu plată mai mare. Apoi, transferați fondurile necesare din conturi cu plăți mai mari pentru a îndeplini cerința minimă a soldului într-un cont de verificare purtător de dobândă, plus totalul plăților preconizate să vină în acea săptămână sau lună.

Evident, este important să păstrați lichiditatea în numerar, deci evitați CD-urile pe termen lung, investiți în CD-uri fără penalități sau investiți doar o parte din fondurile la care nu veți avea nevoie până când maturizarea CD-ului. De asemenea, cereți clienților dvs. să efectueze plăți directe în contul cu câștiguri mai mari pentru conturile de primit, astfel încât dobânda să înceapă imediat.

2. Vindeți sau retrageți echipamente sau inventar în exces și învechite
Echipamentul inactiv, învechit și care nu funcționează ocupă spațiu și leagă capitalul care ar putea fi folosit mai productiv. Echipamentele deținute pentru o perioadă mai lungă vor avea, de obicei, o valoare contabilă egală cu valoarea sa de salvare sau mai puțin, astfel încât o vânzare ar putea avea ca rezultat un câștig impozabil. Acest câștig ar trebui să fie raportat la înregistrările dvs. fiscale. Dacă trebuie să vindeți sub valoarea contabilă, însă, veți suporta o pierdere fiscală, care poate fi folosită pentru a compensa alte profituri ale companiei.

Excesul de inventar poate deveni rapid învechit și lipsit de valoare pe măsură ce cerințele clienților se schimbă și sunt introduse materiale noi. Luați în considerare vânzarea oricărui inventar care este puțin probabil să fie utilizat în următoarele 12 luni, cu excepția cazului în care costurile pentru reținerea acestuia sunt minime, iar veniturile dintr-o vânzare ar fi neglijabile..

3. Solicitați depozite la comenzi mari sau personalizate
Atunci când lucrați cu o comandă unică sau personalizată, solicitați un depozit de garanție egal cu minimum 50% din prețul total. Produsele individuale au o valoare de vânzare limitată, de obicei numai pentru persoana sau compania care efectuează comanda. Fără depozit, sunteți supus riscului de a trebui să efectuați o plată redusă la momentul livrării.

A avea un depozit reduce riscul unei pierderi financiare în cele mai grave circumstanțe. Asigurați-vă că clienții înțeleg politica dvs. și includeți-o în limbajul contractului pentru a evita dificultățile viitoare.

În schimb, evitați necesitatea plății depozitelor către furnizorii dvs. pentru comenzi. Cereți-le să ia în considerare istoricul creditului dvs. și relația bună dintre cele două companii, în loc să vă solicite numerar, care ar putea fi utilizate mai bine în altă parte.

4. Etapă de plăți pentru contracte lungi în beneficiul dvs.
Unii clienți, datorită dimensiunii sau politicilor lor, vor refuza să încheie contracte care necesită depuneri inițiale. În loc să pierzi afacerea, negociază condițiile de plată și reperele care îți depășesc sau paralel costurile.

De exemplu, un contract de construcție tipic ar putea permite o plată de 15% la terminarea ingineriei, o suplimentare de 25% la livrarea materialului pe șantier și 50% din valoarea contractului la valori de referință specifice de progres. Restul de 10% din prețul contractului este de obicei deținut de cumpărător până la inspecția și acceptarea finală.

5. Recunoașteți „Scope Creep” și utilizați Comenzile de schimbare acolo unde este cazul
Dacă produsul dvs. este vândut cu orice condiție atașată sau dacă serviciul pe care îl furnizați este definit într-un contract între dvs. și cumpărător, trebuie să fiți conștienți de cerințele exacte așteptate de la dvs.. Orice modificare a acestor cerințe vă poate permite să solicitați o plată suplimentară pentru munca auxiliară efectuată. Nerespectarea unei compensații adecvate afectează compania dvs. în două moduri: nu primiți încasări suplimentare și costurile dvs. cresc.

6. Oferta reduceri pentru plată rapidă
Dezvoltați un program de reducere pentru a încuraja plățile rapide, colectând numerar datorat cât mai rapid. Condițiile normale de plată permit o perioadă de 30 de zile pentru remitere după primirea unei facturi, cu o reducere de 2% dacă este plătită în primele 10 zile. Puteți oferi mai mult, mai puțin sau nici o reducere pentru plată, în funcție de nevoile dvs. și de obiceiurile de plată anterioare ale clienților.

Amintiți-vă, însă, că abilitatea dvs. de a institui o politică de colectare va depinde de puterea relativă față de cea a clientului dvs. Un cont major ar putea să ia o reducere oferită și să mai plătească cu întârziere.

5. Penalizați plătitorii cu întârziere
O penalitate pentru plătitorii întârziați este „bagajul” din abordarea „morcov și băț” la colecții, „morcovul” fiind reducerea pentru plata anticipată. Deși colectarea dobânzii este posibil să nu fie posibilă în toate cazurile, prezența politicii va sublinia importanța plăților la timp pentru clienții dvs..

6. Contract cu o agenție de colectare pentru conturi vechi de primit
Urmărirea conturilor vechi de primit necesită dedicare și timp și poate ajunge rapid la reducerea rentabilităților pentru personalul dumneavoastră. Puține întreprinderi mici au resurse, instruire sau experiență pentru a urmări în mod eficient conturile delincvente. În plus, clienții care depășesc 60 de zile pentru plată fără un motiv justificat rareori garantează o relație continuă și, de obicei, necesită măsuri ferme pentru extragerea plății.

Agențiile de colectare terțe sunt abilitate să lucreze cu astfel de conturi și, în general, sunt dispuse să urmărească colectarea pe cheltuiala proprie, în schimbul unui procent stabilit din veniturile colectate. În unele cazuri, agențiile vor achiziționa pur și simplu datoria delincventă de la întreprindere cu o reducere și își vor asuma toate riscurile ulterioare de colectare. În timp ce costurile colectării terților în comparație cu soldul contului inițial sunt exorbitante, este posibil ca alternativa dvs. să nu fie deloc plată.

7. Utilizați vânzările de abonamente
Dacă produsul dvs. este consumat și achiziționat în mod regulat de mai multe ori pe an, instituiți un program de abonare în care clienții plătesc în prealabil produsul și livrarea. Ziarele, revistele, televiziunea prin cablu, amenajarea teritoriului și întreținerea piscinei sunt exemple de produse și servicii care se împrumută pentru un model de abonament. Pe lângă primirea de numerar în avans pentru a acoperi costurile viitoare, aveți avantajele asigurării vânzărilor viitoare și a planificării mai ușoare a resurselor.

8. Instituiți un program de vânzări de tip Layaway
Programele Layaway au fost foarte populare înainte de utilizarea pe scară largă a cardurilor de credit personale la sfârșitul anilor '50. Un program layaway permite clienților să selecteze un anumit produs, care este apoi rezervat pentru o achiziție și livrare viitoare când plata a fost finalizată. Vânzătorul folosește numerarul înainte de a suporta costul produsului. Este necesar un tratament contabil special pentru numerarul primit, deci asigurați-vă că contabilul dvs. este la curent cu programul.

9. Inițiați o linie de credit de conturi de primit
În ciuda celor mai bune eforturi, chiar și cele mai bine gestionate companii suferă un decalaj între cheltuiala producerii unui produs - o ieșire de numerar - și primirea plății după vânzare - fluxul de numerar. Acest decalaj este reprezentat de soldul creanțelor contabile ca un activ curent în registrele companiei.

Majoritatea băncilor sunt dispuși să împrumute până la 80% din soldul creanțelor conturilor, oferind astfel împrumutatului împrumutat în momentul împrumutului, mai degrabă decât să aștepte până la încasarea contului. Suma împrumutului variază în sus și în jos pe măsură ce se colectează conturi vechi și se adaugă noi conturi. În timp ce împrumutul este colateralizat cu conturile de primit, compania - și, eventual, proprietarii companiei - rămân în calitate de garanți ai datoriei..

10. Stabiliți o linie de inventar
Inventarele de materii prime, produsele aflate în proces de fabricație și produsele finite care așteaptă vânzarea sunt considerate active curente și necesită cheltuieli de numerar semnificative pentru achiziție și întreținere. Creditorii, recunoscând valoarea și probabilitatea ca materialele inventariate să fie transformate în vânzări în viitorul apropiat și intermediar, vor accepta stocurile ca garanții și procente variabile de împrumut din soldul inventarului, pe baza compoziției sale - în majoritatea cazurilor, până la 50% a valorii sale.

La fel ca un împrumut de creanță a conturilor, soldul va varia în sus și în jos pe măsură ce nivelurile de inventar se modifică, iar debitorii vor rămâne ca giranți. Împrumuturile din stoc sunt dificile pentru împrumutați, întrucât un inventar fizic trebuie să fie luat în mod regulat și evaluat la prețurile curente ale pieței, de obicei lunar și, ulterior, să fie reconciliat cu valoarea contabilă a companiei și a băncii..

11. Instituți un aranjament de factorizare
Factoringul implică de obicei o terță parte, o companie financiară nebancară sau un „factor”, care avansează un procent negociat, de la 75% la 80%, din conturile individuale din soldul conturilor de creanță. Pe măsură ce conturile sunt colectate de către companie, avansul este plătit, plus o taxă pentru factor. În unele cazuri, factorul poate achiziționa conturile cu o reducere și poate asuma responsabilitatea și riscurile colectării.

Indiferent dacă compania sau proprietarii acesteia rămân garanți ai conturilor este o problemă de negociere între companie și factor. Acordul de facturare este de obicei mai scump (dar mai puțin restrictiv) decât împrumuturile de creanțe la băncile reglementate, astfel încât un aranjament ar trebui să fie urmărit numai după ce un cont standard de creanță a creditului a fost respins.

Strategii pentru reducerea și întârzierea ieșirilor de numerar

12. Plasați plata pe un ciclu bimensual
Un program de plată semestrială necesită 24 de cicluri de plată pe an, spre deosebire de 26 de cicluri de plată pentru un program de plăți bi-săptămânal, reducând astfel costurile administrative de colectare, verificare și intabulare a informațiilor privind salarizarea.

Economii suplimentare de costuri sunt disponibile prin utilizarea depozitelor directe în conturile bancare ale angajaților, mai degrabă decât prin scrierea și livrarea de plată. Transferați fonduri pentru salarii imediat înainte de perioada de salarizare din contul de verificare obișnuit care câștigă dobânzile companiei.

13. Repararea, mai degrabă decât înlocuirea echipamentului capital
Autovehiculele, întreținute corect, livrează cu ușurință 100.000 de mile de utilizare sau mai mult. De asemenea, utilajele moderne sunt durabile și oferă ani de servicii. De exemplu, tractoarele John Deere, buldozerele Caterpillar și echipamentele rutiere din anii 1950 și 1960 sunt încă utilizate în toată țara. Mașinile de birou devin de obicei învechite înainte de a se uza.

Pentru a minimiza sau elimina reparațiile și înlocuirile costisitoare:

• Stabilirea unui program de întreținere regulat pentru echipamente.
• Folosiți piese recondiționate și înlocuite de la furnizori și producători terți atunci când este necesar, mai degrabă decât piese originale fabricate.
• Contractați cu o instalație locală de reparații pentru a face față reparațiilor sau întreținerii complicate dincolo de capacitatea internă. Exclusivitate comercială la un preț redus.

14. Respingeți apelul „Tehnologiei” noi
Noile produse, în special gadgeturile electronice, sunt introduse continuu cu funcții de ultimă oră. Dar, înainte de a ceda la emoția publicitară, confirmați că noile funcții vor oferi o îmbunătățire semnificativă a performanței în modurile în care utilizați produsul în afacerea dvs. În cele mai multe cazuri, veți descoperi că beneficiile nu valorează costul adăugat. Folosiți-vă echipamentul existent până când nu poate fi reparat la un cost justificabil sau până când cerințele postului se schimbă și necesită echipament modernizat.

15. Cumpărați echipament folosit, nu nou
Echipamentele folosite în stare bună pot face, în general, lucrările necesare, precum și o piesă nouă. Dacă aveți nevoie de echipament, căutați reclamele și licitațiile locale din zona dvs., căutând în mod special companiile ale căror active au fost închise și sunt vândute de către creditor. S-ar putea să puteți cumpăra echipament folosit de calitate pentru economii de până la 80% din prețul echipamentelor noi, fără o degradare comparabilă a capacității.

16. Renegociarea datoriilor fixe la plăți mai mici
În ultimii ani, ratele dobânzilor au scăzut. Și ca urmare a recesiunii, guvernul federal a inițiat, de asemenea, o serie de programe de stimulare a creditării bancare pentru întreprinderile mici, precum și garanții din partea Administrației pentru Întreprinderile Mici din SUA pentru a facilita împrumuturile.

Examinați liniile de credit existente pentru a afla dacă puteți fi eligibil pentru o rată a dobânzii mai mică sau un termen prelungit. Dacă este disponibil, luați în considerare adăugarea unei linii de credit (LOC) care poate fi utilizată în caz de urgență. Aveți întotdeauna grijă să citiți și să înțelegeți condițiile atașate unui LOC, inclusiv costurile, durata și orice condiții pentru a putea utiliza.

17. Întârzie îmbunătățirea produsului
Actualizările tehnologice - software și hardware - apar de mai multe ori pe an. Adesea, schimbarea între o versiune și următoarea este minimă sau adaugă funcții pe care nu le veți folosi. Fiți prudent atunci când cumpărați sau modernizați computere desktop, telefoane mobile, etc. Luați în considerare software-ul open-source, care este în general gratuit sau disponibil pentru o mică donație. Dacă software-ul oferă o securitate sporită asupra datelor dvs., zădărnicind hackerii care v-ar distruge operațiunea de afaceri pentru emoții, ar trebui să vă gândiți serios înainte de a decide să nu faceți upgrade. Siguranța și securitatea vin întotdeauna pe primul loc.

18. Amânarea plăților către furnizori
Întârzieți plata către furnizori până la ultima dată posibilă, în conformitate cu condițiile de vânzare. Dacă nu există nicio penalitate pentru plățile întârziate, setați un ciclu de plată între 45 și 60 de zile de la primirea facturii. Deși încetinirea ieșirii de numerar este importantă, este la fel de important să menținem un rating de credit bun și relații cordiale cu furnizorii critici.

Rețineți că plata încetinită poate duce la contactul furnizorului care a fost afectat. În aceste cazuri, fiți atenți la faptul că toate plățile viitoare sunt așa cum au fost promise. Dacă sunteți obligat să amânați plățile, contactați vânzătorul cât mai curând posibil cu o explicație și un plan pentru a deveni curent cu datoria.

19. Produse Barter pentru bunuri și servicii
Abordați-vă acei furnizori care sunt și clienți despre un „comerț” în care fiecare companie primește toate sau o parte din plățile respective sub formă de produse finite. Deoarece valoarea de schimb este de obicei stabilită la prețul de vânzare cu amănuntul al fiecărei companii, un acord de troc oferă în mod efectiv o „reducere” într-o sumă egală cu marja de profit netă asupra produsului dvs. și vă permite să mențineți numerar care altfel ar fi utilizat.

Din perspectiva impozitului pe venit, produsele pe care le primiți de la furnizorii dvs. trebuie raportate ca venituri brute în anul primirii, în timp ce bunurile sau serviciile pe care le furnizați reprezintă o cheltuială pentru „bunuri”..

20. Folosiți numerar, nu credit, pentru reduceri mai mari
Deși această strategie poate părea contrară necesității de a economisi numerar, ilustrează necesitatea de a rămâne flexibil în orice moment în orice tip de mediu de piață. În perioadele grele, obiectivele vânzătorilor dvs. pot fi să construiți cât mai multe rezerve de numerar, prioritizând numerarul asupra profiturilor. În aceste cazuri, aceștia pot oferi reduceri foarte profunde la prețurile lor în schimbul numerarului. Dacă reducerea mai mare justifică utilizarea numerarului, luați-o.

În mod similar, dacă plătiți cu numerar pentru cumpărături mici, negociați o reducere suplimentară de la vânzători, deoarece le economisiți taxa de procesare a cardului de credit. Dacă nu sunt dispuși să acorde o reducere, utilizați carduri de credit pentru plată, dar plătiți taxele către compania de carduri de credit înainte ca dobânda să fie debitată în cont. Dacă utilizați una dintre cele mai bune cărți de credit pentru afaceri mici, veți primi recompense suplimentare - mile sau puncte pentru companii aeriene, hoteluri și mese - care vor economisi bani în altă parte.

Cuvânt final

Originea expresiei „cash is king” nu este cunoscută, dar valabilitatea acesteia în lumea afacerilor nu a fost niciodată contestată. Apple, compania care a creat astfel de produse emblematice precum iPhone și iPad, are reputația de a avea 100 de miliarde de dolari la îndemână pentru a profita de chilipiruri neașteptate sau pentru a acoperi cheltuielile atunci când vânzările sunt mai mici decât se așteptau.

Flexibilitatea financiară este importantă pentru fiecare companie, în special atunci când viitorul mediu economic nu este clar. Utilizarea strategiilor de fluxuri de numerar recomandate mai sus poate crea solduri bancare, poate extinde numărul de opțiuni strategice disponibile pentru dvs. ca companie și poate reduce probabilitatea de a fi obligat să întreprindeți acțiuni nepotrivite sau deranjante.

Ce alte sfaturi puteți sugera pentru creșterea fluxului de numerar al afacerii?